JD_Pt_PO DOCUMENTATION & ARCHIVES

SÍNTESE DA FUNÇÃO:

Sob a orientação e supervisão geral do OPP Negociações & Codificação Internacionais, o Oficial de Documentação e Arquivo fará uso de métodos precisos para classificar e organizar várias formas de informação (informações físicas e eletrónicas) em arquivos e registos com o objetivo de armazenar, preservá-los e recuperá-los quando necessário.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

• Criação e manutenção de um sistema de arquivamento eletrónico;
• Digitalização, fotocópia e armazenamento de documentos digitais;
• Indexação, rastreamento e configuração de sistema de recuperação fácil de documentos eletrónicos;
• Criar e manter um sistema de registos de movimentação de arquivos dentro do escritório; manutenção da circulação do escritório e leitura de arquivos.
• Preparar correspondência e relatórios relacionados às atividades do registo.
• Participar de reuniões e contribuir para discussões sobre a criação e manutenção de um sistema eletrónico de registo/arquivo, em estreita cooperação com a equipe de TIC; uma solução de arquivamento altamente flexível.
• Garantir a segurança dos documentos no arquivamento;

·         Planear, preparar e implementar atividades relacionadas à automação de operações e procedimentos na Secção de Documentação da Direção de Assuntos Jurídicos da Comissão da CEDEAO;

·         Prospetar, identificar, examinar, selecionar e recomendar a aquisição (por compra, assinatura, doação) de material informativo sobre qualquer suporte, relevante para as atividades da Direção de Assuntos Jurídicos e de outros Departamentos da Organização;

·         Processar (catalogar, indexar, resumir, analisar e categorizar) o material de informação relevante que atenda e/ou possa atender às necessidades dos usuários da Unidade de Documentação;

·         Analisar, compilar e recomendar links da Web para fontes e recursos de informações eletrónicas;

·         Supervisionar o processo de emissão de Certificados de Isenção para a importação de armas ligeiras para os Estados-membros (revisão da documentação que acompanha os pedidos, análise do parecer fundamentado emitido pelos Departamentos encarregados de Assuntos Políticos, Paz e Segurança, PAPS, redação do projeto). cartas aos Estados-membros, preparar e enviar, mediante assinatura do Presidente, Certificados de Isenção, enviando os Certificados assinados às representações diplomáticas dos Estados solicitantes;

·         Apoiar os consultores jurídicos com os documentos necessários para o cumprimento de suas responsabilidades;

·         Desempenhar outras funções designadas pelo Diretor.

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

·      Licenciatura (ou equivalente) em direito, com especialização em direito internacional, administrativo ou comercial, obtida de uma universidade reconhecida;

·      5 anos de experiência progressiva como responsável do escritório jurídico de uma organização ou governo intergovernamental é desejável;

·      Conhecimento e compreensão de teorias, conceitos e abordagens relevantes para o direito internacional;

·      Conhecimento e compreensão do direito internacional; teorias, conceitos e abordagens relevantes para o crime organizado, tráfico ilícito, redução da demanda de drogas, etc.;

·      Conhecimento de regulamentos e regras relevantes de organizações internacionais, bem como de jurisprudência aplicável; conhecimentos jurídicos e administrativos para analisar uma gama diversificada de questões e problemas, no contexto do processo disciplinar, desenvolver soluções inovadoras e criativas e litigar questões relacionadas à função.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

·          Capacidade de persuadir/influenciar os outros a considerar um certo ponto de vista, adotar uma nova ideia ou implementar novos métodos e práticas;

·          capacidade de liderar uma equipa de estagiários/funcionários juniores e incutir um espírito de trabalho em equipa para envolver os funcionários e alcançar um conjunto bem-definido de atividades;

·          capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada;

·          capacidade de resolver desafios que ocorrem, com orientação mínima, e/ou recomendar e explicar soluções ou alternativas para aprovação;

·          capacidade de utilizar o Código de Ética para gerir a si próprio, outras pessoas, informações e recursos;

·          capacidade de orientar os outros e criar trocas de feedback com supervisores, colegas e subordinados para construir fortes relações de trabalho e melhorar o desempenho;

·          contribuir para manter os objetivos e padrões de desempenho da unidade organizacional.

·          competências interpessoais com capacidade de manter um cliente informado sobre o progresso ou contratempos em projetos, que são relevantes para o cronograma, qualidade e quantidade;

·          capacidade de interagir de forma pró-ativa com os clientes e construir fortes relações de confiança com base no respeito mútuo e discussões regulares;

·          capacidade de estabelecer e manter a credibilidade profissional com os clientes/interessados de forma a antecipar as suas necessidades, mitigar os problemas e equilibrar cuidadosamente as obrigações profissionais com a necessidade de ser sensível e recetivo às suas necessidades;

·          capacidade de assessorar, aconselhar, consultar e orientar outras pessoas em assuntos relativos às responsabilidades atribuídas ao serviço ao cliente e aos padrões estabelecidos de serviço ao cliente;

·          demonstrar respeito pelas diferenças culturais, justiça e capacidade de se relacionar bem com pessoas de diferentes origens, nacionalidade, sexo, etnia, raça e religião;

·          compreensão de diversas visões culturais, especialmente as da África Ocidental, com sensibilidade às diferenças de grupo; capacidade de desafiar preconceitos e praticar tolerância e empatia;

·          capacidade de ouvir atentamente, considerar as preocupações das pessoas e aplicar bom senso, tato e diplomacia;

·          capacidade de trabalhar em um ambiente interativo diversificado e inclusivo que se beneficia de diversos pontos fortes;

·          capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e garantir a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho;

·          Capacidade de incentivar, capacitar e defender as pessoas de maneira transparente e imparcial.

·          conhecimento das instituições, setores, programas e políticas da CEDEAO;

·          conhecimento dos requisitos operacionais internos da CEDEAO para programas, projetos, serviços e sistemas necessários a fim de cumprir as tarefas de trabalho e cumprir as metas de desempenho;

·          conhecimento das regras e procedimentos das responsabilidades atribuídas associadas à CEDEAO e capacidade de explicá-las claramente a outras pessoas;

·          conhecimento da cultura, estruturas, questões e prioridades de desempenho da CEDEAO que afetam as responsabilidades atribuídas;

·          Conhecimento das tendências, indicadores, desafios e oportunidades de desenvolvimento dos Estados-membros, no que se refere ao projeto/programa atribuído à sua própria posição.

·          capacidade de estudar dados/informações de uma variedade de fontes, identificar anomalias, tendências e problemas, apresentar descobertas e fazer recomendações;

·          capacidade de decompor problemas ou processos em partes fundamentais para identificar e resolver lacunas nas metas de serviço, garantia de qualidade, conformidade e desempenho;

·          conhecimento e capacidade de aplicar técnicas para gerar ideias criativas e novas abordagens para alcançar objetivos;

·          capacidade de usar evidências e pesquisas para informar políticas e programas e identificar fontes de informação relevantes e apropriadas, incluindo partes interessadas, instituições regionais e/ou comités internos.

·          demonstrar proficiência em computação operacional, usando as ferramentas apropriadas;

·          capacidade de fazer bom uso de gráficos e tabelas para apresentar efetivamente dados numéricos, para elaborar relatórios/propostas técnicas semicomplexas e editar/verificar modelos, cartas etc.

·          capacidade de veicular informações de forma clara, concisa,  sucinta e organizada, tanto por escrito como por meios verbais;

·          demonstrar competências interpessoais, fazer apresentações, expressar opiniões e debater ideias com outras pessoas, de maneira construtiva;

·          proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);

·          fluência oral e escrita em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). o conhecimento de um segundo idioma será uma vantagem adicional.

·          capacidade de desenvolver, implementar um plano de ação individual para alcançar objetivos de trabalho específicos;

·           identificar, organizar e monitorizar as tarefas durante todo o processo para facilitar a execução;

·          capacidade de contribuir e/ou liderar projetos, de acordo com os padrões e técnicas de gestão de projetos aceites, de coordenar contribuições de outras pessoas para definir e cumprir prazos;

·          capacidade de organizar o trabalho, definir prioridades e trabalhar dentro dos prazos, dando atenção aos detalhes, partes interessadas, indicadores e riscos;

·          capacidade de identificar, coletar e avaliar indicadores para monitorizar o desempenho e tomar medidas corretivas pró-ativas, conforme necessário.