UC56,591.37 / USD 89,289.87

Prazo para apresentação de candidaturas: 15 de maio de 2024

Visão geral do posto:

Sob a supervisão do Director, Administração, Logística e Manutenção, o titular será responsável pela gestão de todos os ativos físicos, desde a aquisição até à alienação.

Funções e responsabilidades:

·       Assegurar que todos os imobilizados são devidamente classificados e registados no sistema SAP.

·       Desenvolver um Sistema numérico classificação para identificar, classificar e registar ativos fixos.

·       Preparar atualizações periódicas de ativos fixos para a gestão e a equipa de liderança.

·       Realizar a alienação periódica de ativos de acordo com os regulamentos financeiros da CEDEAO e o Manual de Procedimentos Contabilístico.

·       Organizar o descarte contínuas de itens antigos e obsoletos que obstruem as instalações.

·       Organizar exercícios de descarte periódicos em todas as instituições e agências.

·       Desenvolver e manter procedimentos contabilísticos de ativos fixos de acordo com as diretrizes da sede.

·       Apoia a função estratégica de gestão de activos.

·       Fazer recomendações sobre a melhoria da utilização e eliminação de ativos.

·       Rever e atualizar os custos padrão a aplicar no sistema de registos para aquisições de ativos fixos.

·       Monitorizar a implementação de indicadores-chave de desempenho para identificar áreas para melhoria,

·       Garantir a conformidade com a política de gestão de ativos e preparar relatórios e análise de tendências.

·       Preparação de calendários de auditoria relativos a ativos fixos.

·       Manter sub-registos de ativos fixos, incluindo a entrada ou importação de dados de imobilizados em sub-registos de ativos fixos e a revisão da documentação de apoio.

·       Confirmar a exatidão e a integridade dos registos de imobilizados, incluindo atualizações do sistema, entradas manuais dos registos, reconciliações de contas e análises.

·       Mantém a estrutura de contabilidade de ativos fixos criada pela sede e detalhada em procedimentos operacionais padrão (SOPs), envolvendo-se com outras partes interessadas para garantir métodos de contabilidade adequados e eficientes, bem como entender as necessidades institucionais no que diz respeito a transações e relatórios de contabilidade de ativos fixos.

·       Desempenhar quaisquer outras funções atribuídas pelo superior hierárquico.

HABILITAÇÕES LITERÁRIAS E EXPERIÊNCIA

·       Licenciatura em Gestão , Administração Pública, Planeamento, Urbano e Regional, Projectista, Arquitetura, ou um campo relacionado de uma Universidade reconhecida.

·       São necessários 5 anos de experiência progressiva como responsável em finanças, administração, orçamento, administração de empresas ou uma área relacionada com uma experiência significativa em gestão de ativos fixos num contexto internacional.

·       Conhecimento de políticas, processos e procedimentos de aquisição e de técnicas de compras e contabilidade; boa interpretação e conhecimento de regras e regulamentos financeiros; capacidade de pesquisar e reunir informações de uma variedade de fontes.

·       Capacidade de pesquisar, recolher, registar e preservar todas as medidas e informações de controlo interno relevantes (incluindo o formato electrónico), assegurando que é estabelecida e mantida uma cadeia de informação abrangente.

·       Conhecimento de todos os processos operacionais para identificar e avaliar fraquezas nos controles de fiscalização; capacidade de fortalecer os processos para mitigar/eliminar ativamente o potencial de não conformidade e violaçoes de normas de ética; capacidade de criar análise de padrões e modelos estatísticos de processos e controles para detetar anomalias/fraquezas.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos      internos

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

·       Capacidade de persuadir/influenciar terceiros a analisar um determinado ponto de vista, adotar uma nova ideia ou implementar novos métodos e abordagens.

·       Capacidade de liderar uma equipa de estagiários/funcionários com menos experiência e incutir um espírito de trabalho em equipa para envolver os funcionários e alcançar um conjunto definido de tarefas.

·       Capacidade de respeitar a cadeia de hierárquica de modo adequado.

·       Capacidade de resolver desafios com o mínimo de orientação e/ou recomendar e explicar soluções ou alternativas para aprovação.

·       Capacidade de utilizar o Código de Ética para gerir a si próprio, a terceiros, gerir informação e os recursos.

·       Capacidade de orientar os terceiros e criar circuitos de retorno com superiores, colegas e subordinados para construir relações de trabalho robustas e melhorar o desempenho.

·       Contribuir para a manutenção dos objetivos e padrões de desempenho da unidade.

·       Competências interpessoais com a capacidade de manter um cliente informado sobre o progresso ou retrocessos em projetos de relevância para os prazos, qualidade e quantidade.

·       Capacidade de interagir proativamente com os clientes e construir relações de confiança fortes  com base no respeito mútuo e contacto regulares.

·       A capacidade de estabelecer e manter a credibilidade profissional com os clientes/partes interessadas de modo a se antecipar as suas necessidades atenuar os problemas e equilibrar cuidadosamente as obrigações profissionais com a necessidade de ser sensível e atento às suas necessidades.

·       Capacidade de aconselhar, consultar e orientar outros sobre assuntos relacionados com responsabilidades funcionais atribuídas e padrões estabelecidos de serviço ao cliente .

·       Demonstrar respeito pelas diferenças culturais, equidade e capacidade de se relacionar bem com pessoas de origens , nacionalidade, genero, etnia, raça e religião diferentes.

·       Compreensão de visões culturais diversas especialmente na África Ocidental, com sensibilidade às diferenças de grupo; capacidade de destinguir os preconceitos e praticar tolerância e empatia.

·       Capacidade de ouvir ativamente, considerar as preocupações das pessoas e aplicar bom senso, tato e diplomacia.

·       Capacidade de trabalhar um ambiente interativo diversificado e inclusivo que beneficia de pontos fortes diversos que reúnem práticas inovadoras.

·       Capacidade e responsabilidade de incorporar perspetivas de género e assegurar a participação igualitária de mulheres e homens em todas as áreas do trabalho.

·       Capacidade de encorajar, promover e defender as pessoas de uma forma imparcial e transparente.

·       Conhecimento das instituições, setores, programas e políticas da CEDEAO.

·       Conhecimento dos requisitos operacionais internos da CEDEAO para os programas, projetos, serviços e sistemas necessários para realizar as tarefas  e atingir objetivos de desempenho.

·       O conhecimento das regras e procedimentos da CEDEAO relacionadas com as suas responsabilidades e  capacidade de explicá-las claramente a tareceiros.

·       Conhecimento da cultura da CEDEAO, estruturas e questões de desempenho e prioridades que afetam as suas funções.

·       Conhecimento das tendências, indicadores, desafios e oportunidades de desenvolvimento dos Estados-Membros no que se refere ao projeto/programa atribuído ao cargo.

·       Capacidade de estudar dados / informações de uma variedade de fontes, identificar anomalias, tendências e problemas, apresentar conclusões e fazer recomendações.

·       Capacidade de dividir problemas ou processos em partes-chave para identificar e resolver falhas nos objetivos , garantia de qualidade, conformidade e desempenho da unidade.

·       Conhecimento e capacidade de aplicar técnicas para gerar ideias criativas e novas abordagens para atingir objetivos.

·       Capacidade de usar evidências e pesquisas para informar políticas e programas e identificar fontes de informação relevantes e adequadas, incluindo partes interessadas, instituições regionais e/ou comités internos.

·       Demonstrar proficiência informática operacional usando ferramentas apropriadas.

·       Capacidade de fazer bom uso de gráficos e tabelas  apresentar dados numéricos de forma eficaz para a elaboração de  relatórios/propostas técnicas semi-complexas e editar/verificar modelos, cartas, etc.

·       Capacidade de transmitir informação de forma clara e concisa de forma sucinta e organizada, quer de forma escrita como oral,

·       Apresentar  competências interpessoais, fazer apresentações, expressar opiniões e debater ideias com outros de forma construtiva.

·       Domínio das tecnologias de comunicação da informação (TIC).

·       Domínio oral e escrito de uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês e português). O domínio de uma língua adicional será considerado como uma vantagem.

·       Capacidade de E implementar um plano de ação individual para atingir objetivos específicos.

·       Identificar, organizar e monitorizar tarefas para facilitar a execução.

·       Capacidade de contribuir e/ou liderar projetos de acordo com padrões e técnicas de gestão de projetos aceites, para coordenar contribuições de outros para definir e cumprir prazos.

·       Capacidade de organizar o trabalho, definir prioridades e trabalhar dentro de prazos, dando atenção a detalhes, partes interessadas, indicadores e riscos.

·       Capacidade de identificar, recolher e avaliar indicadores para monitorizar o desempenho e tomar medidas proativas de ajustes, caso for necessário.