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VISÃO GERAL DAS FUNÇÕES
Sob a supervisão do Chefe da Divisão de Administração e Finanças, o responsável pelas aquisições organizará e realizará todas as aquisições de forma eficaz e eficiente, em conformidade com os requisitos dos procedimentos da CEDEAO e dos parceiros técnicos e financeiros das estruturas da Comissão da CEDEAO sediadas em Lomé, Togo.
FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES
· Assegura o aprovisionamento e a satisfação das necessidades operacionais em conformidade com as exigências definidas nos planos de atividades e nos orçamentos das estruturas da Comissão em Lomé.
· Prepara convites à apresentação de propostas, cadernos de encargos, notas de encomenda, propostas de contratos, faturas de fornecedores e outros documentos de aquisição.
· Contribui para os convites à apresentação de propostas de projetos, ajuda a definir as orientações para os convites à apresentação de propostas e organiza o processo de seleção dos projetos.
· Assegura que as necessidades dos clientes são identificadas e satisfeitas de forma proativa, tomando as medidas adequadas no processamento das encomendas, melhorando a gestão, gerindo o processo de entrega, gerindo os fornecedores e comunicando com eles.
· Elabora e atualiza o plano de aquisições pelo menos uma vez por ano e sempre que necessário.
· Acompanha o estado de cada fornecimento – desde a encomenda até à entrega ou receção pelo cliente – assegurando que as prioridades são cumpridas, em ligação com as Finanças e a Contabilidade, assegura o pagamento atempado e/ou a resolução de todos os pedidos de pagamento relacionados com as atividades de aquisição.
· Desenvolve um nível pormenorizado de conhecimento de materiais para determinadas gamas de produtos em grupos de produtos/materiais distribuídos.
· Mantém a coerência das condições de mercado, incluindo listas de fornecedores, avalia a disponibilidade e a competitividade e garante que os custos são justos e razoáveis antes de aprovar qualquer compra.
· Verifica os cadernos de encargos dos fornecimentos e serviços para garantir a conformidade com as políticas e procedimentos da CEDEAO e dos seus parceiros técnicos e financeiros em matéria de aquisição de materiais, obras e serviços intelectuais.
· Mantém informações exatas e atualizadas sobre fornecedores, especificações, fontes de abastecimento, custos, entrega, competitividade e requisitos de qualidade.
· Prepara as notificações de não objeção solicitadas aos parceiros, sempre que necessário, e assegura o seu acompanhamento.
· Assegura que os resultados dos concursos e dos convites à apresentação de propostas sejam publicados dentro dos prazos previstos após a adjudicação dos contratos e que os proponentes não selecionados recebam as informações necessárias.
· Analisa todos os pedidos de material adequados, as autorizações orçamentais e os centros de custo aos quais as compras são faturadas.
· Produz e atualiza periodicamente relatórios de gestão sobre encomendas, o seu processamento, notas de encomenda e contratos pendentes e planeamento de entregas.
· Mantém um registo central dos principais contratos para acompanhar com precisão o estado dos contratos com fornecedores, contratantes e consultores e garantir que os contratos são geridos e monitorizados.
HABILITAÇÕES LITERÁRIAS E EXPERIÊNCIA
· Possuir um diploma universitário (Licenciatura) em Gestão, Economia, Direito, Engenharia, Aprovisionamento ou qualquer outro domínio relacionado de uma universidade ou instituição de formação reconhecida.
· Pelo menos cinco (05) anos de experiência no domínio dos contratos públicos como perito em contratos públicos.
· Experiência em matéria de regulamentação, procedimentos e normas internacionais em matéria de contratos públicos.
· Conhecimentos sólidos em matéria de contratos públicos em geral e dos procedimentos de adjudicação de contratos das instituições internacionais, dos organismos públicos e dos parceiros técnicos e financeiros.
· Excelente capacidade de resolução de problemas no domínio das aquisições.
· Boas capacidades de comunicação.
· Domínio do software de aquisições, nomeadamente do módulo MM de SAP (gestão de requisições, ordens de compra, etc.)
LIMITE DE IDADE
Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos
COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO
- Capacidade para executar tarefas, interagir com colegas e contribuir para a tomada de decisões, quando necessário, para garantir que as tarefas sejam concluídas a tempo;
- Capacidade de respeitar a hierarquia.
- Capacidade para dirigir o seu próprio trabalho através da definição e do controlo de objetivos, iniciativa na execução das suas tarefas e dedicação à instituição.
- Capacidade de estabelecer e manter uma boa ética de trabalho; ter a flexibilidade e a perseverança necessárias para realizar o trabalho; e ser capaz de ter um impacto positivo no trabalho de equipa e na colaboração.
- Capacidade para trabalhar em equipa na execução de tarefas relativamente rotineiras, incluindo a atribuição de tarefas, a formação e a verificação do trabalho.
- Capacidade de persuadir ou encorajar outros a considerar um determinado ponto de vista, adotar uma nova ideia ou implementar novos métodos e práticas.
- Capacidade de dirigir uma equipa de estagiários e de lhes incutir um espírito de equipa, de modo a mobilizar o pessoal para a realização de um conjunto de atividades bem definidas.
- Possuir as competências interpessoais necessárias para estabelecer intercâmbios frutuosos com os colegas, de modo a criar expetativas recíprocas e compreensão mútua e reduzir as situações de incerteza e conflito.
- Ter capacidade para manter os utilizadores informados sobre questões relevantes para as suas expetativas, para criar sistemas de lembrete e para introduzir outros procedimentos ou técnicas para garantir o cumprimento das normas de serviço.
- Capacidade de tomar decisões em conformidade com as orientações, os procedimentos e a jurisprudência, e saber manter a confidencialidade e a discrição em relação aos utilizadores.
- Usar de bom senso e ser assertivo em vez de passivo ou agressivo ao interagir com os utilizadores.
- Capacidade comprovada de resolução de problemas, de resolução de conflitos e de pensamento crítico.
- Capacidade de perceber os estados de espírito e os sentimentos dos outros e de compreender as atitudes, os interesses, as necessidades e as perspetivas dos outros.
- Capacidade de estabelecer boas relações com pessoas de diferentes origens, demonstrando compreensão da diversidade de opiniões de um ponto de vista cultural, particularmente na África Ocidental.
- Saber ouvir atentamente as ideias, os pedidos e as preocupações dos outros e explicar aos outros a necessidade de gerir a diversidade nas práticas quotidianas do local de trabalho.
- Capacidade de ter em conta as questões de género e assegurar a participação equitativa de homens e mulheres em todas as áreas da vida profissional.
- Capacidade de ter em conta a diversidade na execução de tarefas e na resposta a pedidos; capacidade de reconhecer as ideias preconcebidas e os pontos de vista estereotipados de certos grupos e indivíduos.
- Capacidade de encorajar, capacitar e defender os interesses dos outros de uma forma imparcial e transparente.
- Ter um bom conhecimento dos mandatos e das funções das organizações da CEDEAO.
- Capacidade de definir claramente as atividades ou o funcionamento da unidade ou divisão de que depende o lugar em questão e destacar as principais contribuições ou a importância dessa unidade ou divisão para a instituição e para o cumprimento do seu mandato.
- Capacidade de aplicar as normas da CEDEAO em matéria de correio eletrónico, relatórios, correspondência, etc. e de contribuir para a aplicação das alterações correspondentes, de acordo com as instruções recebidas.
- Ter um conhecimento profundo das instituições, setores de atividade, programas e políticas da CEDEAO.
- Ter um bom conhecimento dos requisitos operacionais internos da CEDEAO em matéria de programas, projetos, serviços e sistemas necessários para realizar as tarefas atribuídas e atingir os objetivos de desempenho.
- Ter um bom conhecimento das regras e procedimentos da CEDEAO em relação às responsabilidades atribuídas e ser capaz de os explicar claramente aos outros.
- Ter conhecimento das questões culturais e estruturais, bem como das questões de desempenho e de outras prioridades da CEDEAO, que tenham impacto nas responsabilidades atribuídas.
- Conhecimento profundo das tendências de desenvolvimento, dos indicadores, dos desafios e das oportunidades dos Estados-membros no que se refere aos projetos ou programas relevantes para este posto.
- Capacidade para examinar e verificar em pormenor a exatidão das informações contidas nos relatórios de atividade da direção, dos sistemas de informação de gestão ou outros.
- Ter um bom conhecimento dos indicadores de acompanhamento que têm impacto no seu próprio trabalho e ser capaz de elaborar relatórios ou notas sucintas.
- Capacidade de editar, verificar a ortografia e a gramática, acompanhar as alterações e rever documentos preparados por outros e reorganizar dados ou informações de acordo com as instruções, utilizando as mais recentes ferramentas TIC disponíveis.
- Capacidade de procurar dados, acrescentá-los, editar, formatar, transferir e anexar ficheiros de dados eletrónicos utilizados para análise, a fim de compreender as operações de gestão de dados.
- Capacidade de sintetizar informações e/ou produzir notas informativas concisas para ajudar os outros na tomada de decisões, na resolução de problemas e/ou na avaliação do trabalho.
- Capacidade de analisar dados ou informações provenientes de várias fontes, detetar anomalias ou problemas, observar a sua evolução, tirar conclusões e fazer recomendações.
- Capacidade de distinguir as diferentes partes essenciais de um problema ou de um processo, a fim de identificar as deficiências com vista a corrigi-las em benefício do serviço, da garantia de qualidade, da conformidade e dos objetivos de desempenho.
- Possuir conhecimentos e competências para aplicar as técnicas necessárias para gerar ideias criativas e novas abordagens para atingir os objetivos.
- Capacidade de utilizar provas e investigação para fundamentar políticas e programas e identificar fontes de informação pertinentes e adequadas, incluindo partes interessadas, instituições regionais e/ou outros comités internos.
- Competências informáticas comprovadas em matéria de comunicação, utilizando ferramentas, redigindo documentos e formatando-os adequadamente para apresentações, Websites, propostas, relatórios e outros tipos de documentos.
- Capacidade de rever, redigir e rever documentos para garantir a sua conformidade com as regras de pontuação, sintaxe e formatação, de acordo com as normas de comunicação da CEDEAO.
- Capacidade de manter boas relações interpessoais, comunicar, exprimir opiniões e debater ideias de forma construtiva com os outros.
- Capacidade de retransmitir, redirecionar ou transferir mensagens completas e precisas para as pessoas ou departamentos adequados.
- Dominar perfeitamente as tecnologias da informação e da comunicação (TIC).
- Ter um bom conhecimento (oral e escrito) de uma das línguas oficiais da CEDEAO, nomeadamente o inglês, o francês e o português. Um conhecimento prático de qualquer uma das outras duas línguas seria uma vantagem.
- Capacidade para organizar informações e materiais por conta de outrem, resolver pequenos problemas e assegurar o cumprimento de normas e instruções.
- Capacidade de elaborar e aplicar um plano de ação individual para atingir objetivos de trabalho específicos.
- Bom conhecimento das técnicas de definição de prioridades num ambiente de trabalho dinâmico, com interrupções frequentes e prazos variáveis, e capacidade para se adaptar ou demonstrar flexibilidade a fim de satisfazer as expetativas de trabalho.
- Capacidade para contribuir para a execução ou liderança de projetos, de acordo com normas e técnicas reconhecidas de gestão de projetos, e para coordenar as contribuições de terceiros, a fim de definir e cumprir prazos.
- Ter uma boa compreensão e ser capaz de cumprir as políticas, os procedimentos e as orientações necessárias para apoiar o ciclo de planeamento da CEDEAO a nível individual e organizacional.
- Ser capaz de tomar a iniciativa e de identificar o que precisa de ser feito e tomar medidas proativas.
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