• Assistente Administrativo
• Assistente de Contabilidade
• Condutor

SÍNTESE DA FUNÇÃO

·       Sob a supervisão do Diretor da Rádio Regional da CEDEAO, o incumbente coordena as funções administrativas e financeiras da direção.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES:

·       Auxiliar na coordenação, planeamento e controlo das atividades da Direção

·       Gerir a preparação do orçamento da direção

·       Acompanhar a execução do orçamento e dos programas da direção.

·       Contribuir para o desenvolvimento do orçamento da Direção.

·       Identificar as necessidades operacionais da organização.

·       Desenvolver e supervisionar a implementação do Plano Anual de Aquisição da organização.

·       Garantir o bom funcionamento das funções administrativas em andamento, incluindo as condições, espaço e equipamentos de trabalho e o sistema de armazenamento de dados.

·       Monitorizar o pagamento aos fornecedores e adjudicatários individuais por serviços prestados.

·       Coordenar o envio/transporte, despachos aduaneiros e a preparação de toda a documentação relacionada.

·       Validar as informações fornecidas ao pessoal relativas à administração do escritório, aos procedimentos informáticos.

·       auxiliar no planeamento, organização e supervisão das funções administrativas.

·       Auxiliar no acompanhamento e satisfação das necessidades administrativas e materiais da direção e na preparação, armazenamento e recuperação dos registos necessários.

·       Proporcionar apoio administrativo para o processo de aquisição.

·       Preparar os relatórios periódicos de estado, incluindo a redação de resumos, atas de reuniões, discursos, cartas e outros documentos relevantes, conforme necessário para revisão.

·       Assegurar um sistema de arquivo devidamente mantido para documentos administrativos;

·       Preparação da agenda das reuniões e do material de apoio para distribuição.

·       Realizar as atividades financeiras diárias, semanais e mensais que são necessárias para a correta preparação das demonstrações financeiras.

·       Supervisionar e rever o lançamento de transações no sistema de contabilidade.

·       Elaborar relatórios periódicos (relatórios financeiros mensais, trimestrais e anuais, etc.).

·       Assegurar as reconciliações bancárias.

·       Supervisionar o trabalho dos subordinados, proporcionar orientação, motivar e orientar o pessoal.

·       Desempenhar outras tarefas que podem, de vez em quando, ser atribuídas pelo supervisor.

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

• Licenciatura em Administração, Finanças, Ciências Sociais ou Humanas, obtida de uma universidade reconhecida.
• Cinco (5) anos de experiência profissional em aquisições, gestão de operações financeiras e orçamentais em organizações internacionais ou multinacionais.
• Conhecimento dos regulamentos financeiros, dos procedimentos administrativos, do Código de Concursos Públicos e do Estatuto do pessoal da CEDEAO.
• Conhecimentos e competência técnica para consolidar demonstrações financeiras para inclusão nas demonstrações financeiras da CEDEAO a serem auditadas, e capacidade para responder a observações de auditoria interna/externa.
• Conhecimento prático aprofundado das políticas e procedimentos de gestão de numerário, e a capacidade de fazer recomendações apropriadas para melhorar a sua exatidão, pontualidade de segurança e eficiência.

LIMITE DE IDADE

·       Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos      internos

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

• Capacidade de executar tarefas, entrar em contacto com colegas e contribuir conforme necessário para a tomada de decisões para garantir que as tarefas sejam concluídas em tempo hábil.
• Capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada.
• Capacidade de orientar o próprio trabalho, estabelecendo e monitorizando metas com forte iniciativa pessoal e comprometimento com a CEDEAO.
• Capacidade de modelar e defender a conformidade, boa ética no trabalho, flexibilidade e persistência para realizar o trabalho, juntamente com a capacidade de influenciar o trabalho em equipa e a cooperação positivos.
• Capacidade de trabalhar em equipa para realizar trabalho semirrotineiro, incluindo a atribuição de trabalho, formação e verificação de trabalho.

·       Excelentes competências interpessoais para se envolver com os clientes em trocas positivas que estabelecem expectativas mútuas, compreendem e reduzem incertezas e conflitos.

·       Capacidade de manter os clientes informados sobre questões relevantes para as expectativas, estabelecendo sistemas “avançados” e introduzindo outros procedimentos/técnicas para garantir que os padrões de serviço sejam mantidos.

·       Capacidade de tomar decisões com base em diretrizes, procedimentos e precedentes e manter sigilo e discrição com os clientes.

·       Bom senso e capacidade demonstrada de ser assertivo – em vez de passivo ou agressivo ao interagir com os clientes.

·       Competências bem-desenvolvidas de resolução de problemas, pensamento crítico e resolução de conflitos.

·       Capacidade de perceber o humor e os sentimentos dos outros e entender a atitude, interesses, necessidades e perspetivas dos outros.

·       Capacidade bem-desenvolvida de se relacionar bem com pessoas de origens variadas, e aberto às diversas diferenças culturais, especialmente as da África Ocidental.

·       Capacidade de ouvir atentamente as ideias, pedidos e preocupações das pessoas e de explicar aos outros a necessidade da gestão da diversidade nas práticas quotidianas do local de trabalho.

·       Capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e garantir a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho

·       Capacidade de levar em consideração a diversidade ao prestar serviços, responder a solicitações, reconhecer e desenvolver noções preconcebidas e visões estereotipadas de certos grupos e indivíduos.

• Compreensão básica do mandato da organização da CEDEAO e suas funções.
• Capacidade de explicar a área funcional atribuída e as contribuições que ela faz para a organização e seu mandato.
• Conhecimento dos procedimentos, processos e práticas semirrotineiras da CEDEAO no que respeita às responsabilidades atribuídas e aos sistemas de informação
• Capacidade de aplicar as normas da CEDEAO no envio de e-mails, relatórios, correspondências, etc. e de contribuir para a implementação das mudanças associadas, conforme instruído.

·       Capacidade de revisar cuidadosamente e verificar a precisão das informações nos relatórios de trabalho fornecidos pela gerência, sistemas de informações de gestão ou outras pessoas.

·       Bons conhecimentos de indicadores de monitorização de escritórios relevantes para o próprio trabalho e capacidade de fornecer breves relatórios ou atualizações.

·       Capacidade de editar, verificar, acompanhar e revisar documentos preparados por terceiros e reorganizar dados ou informações de acordo com as instruções da mais recente tecnologia.

·       Recuperar, inserir, editar, formatar, transmitir e vincular com eficiência dados de arquivos eletrónicos usados para análise e entende as operações de gestão de dados.

·       Capacidade de condensar informações e/ou produzir notas resumidas concisas para ajudar outras pessoas na tomada de decisões, resolução de problemas e/ou avaliação do trabalho.

·       Demonstrar conhecimentos de informática para se comunicar, usando ferramentas, para escrever e formatar documentos adequadamente para apresentação, web, propostas, relatórios e outros documentos.

·       Capacidade de revisar, editar e revisar documentos para garantir que eles sigam as convenções padrão de pontuação e mecanismos e formatados de acordo com os padrões de comunicação da CEDEAO.

·       Capacidade de retransmitir/redirecionar mensagens completas e precisas para pessoas/departamentos apropriados.

• Proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC).

·       Fluência oral e escrita em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). O conhecimento de um segundo idioma será uma vantagem adicional.

·       Capacidade de organizar informações e materiais para terceiros, resolvendo pequenos problemas e verificando a integridade e conformidade com padrões e instruções.

·       Conhecimento de técnicas para priorizar tarefas em locais de trabalho em ritmo acelerado, com interrupções frequentes e prazos móveis e adaptabilidade/flexibilidade para atender às expectativas de trabalho.

·       Compreensão e adesão às políticas, procedimentos e diretrizes necessárias para apoiar o ciclo de planeamento da CEDEAO a nível individual e organizacional.

·       Boa iniciativa, com capacidade de identificar o que precisa ser feito e agir de maneira pró-ativa.