Prazo de envio: 2 março 2024

Sob a supervisão do Diretor de Administração e Finanças, o titular do cargo é responsável pela prestação de serviços administrativos e pela gestão dos recursos humanos da Agência.

PAPEL E RESPONSABILIDADES

·       Planear, coordenar e controlar as atividades da Divisão.

·       Coordenar a organização e a disciplina do pessoal, incluindo a assiduidade, a escala de férias, a redação do calendário de tarefas, o recrutamento de pessoal auxiliar (entrevista e redação de cartas de nomeação, controlo dos transportes e sistema de arquivo).

·        Organizar os serviços de franquia e de correio da Agência.

·        Assistir na preparação do orçamento da Agência.

·       Assegurar o bom funcionamento das funções administrativas correntes, incluindo o ambiente de trabalho, o espaço, o equipamento e o sistema de recuperação de informações.

·       Assistir na identificação das necessidades operacionais e desenvolver e apoiar a execução do plano anual de aquisições da organização;

·       Contribuir para o orçamento/programa de trabalho da Direção e acompanhar o orçamento e o programa de trabalho das divisões.

·       Monitorizar os pagamentos a fornecedores e contratantes individuais por serviços prestados.

·       Coordenar a expedição/fretes, os desalfandegamentos e a preparação de toda a documentação relacionada.

·       Assegurar a admissão de novos recrutas, aprendizes e estagiários.

·       Supervisionar o pessoal administrativo e de recursos humanos.

·       Fornecer informações ao pessoal sobre os procedimentos, processos e práticas de administração do escritório.

·       Assegurar a implementação de todas as iniciativas que permitam uma gestão racional dos recursos materiais e humanos (logística e procedimentos).

·       Assegurar a comunicação eficaz das ações executadas e dos resultados ao Diretor de Administração e Finanças.

·       Participar na elaboração dos relatórios intercalares e anuais sobre as atividades do Centro.

·       Assegurar a coerência das ações e atividades implementadas com os objectivos específicos da Direção e os objectivos gerais da Agência.

·       Definir as principais orientações dos controlos e indicadores a implementar, bem como o quadro de apresentação de relatórios à Direção-Geral.

·       Aconselhar o Diretor de Administração e Finanças sobre questões relativas à adequação do pessoal para efeitos de nomeação, bem-estar e disciplina e outro tipo de movimentos de pessoal, gestão das relações com o pessoal, tendências e desenvolvimentos nos domínios dos recursos materiais, financeiros e humanos.

·       Liderar iniciativas de envolvimento dos trabalhadores para promover um ambiente de trabalho positivo, fomentar a coesão da equipa e aumentar a satisfação geral dos trabalhadores.

·       Tratar das questões relativas às relações com os trabalhadores, à resolução de conflitos e às ações disciplinares, em conformidade com as políticas estabelecidas e os requisitos legais.

·       Promover a eficiência do processo de operações e serviços de RH, a melhoria contínua e as principais medidas de desempenho na Agência.

·       Manter-se atualizado sobre as tendências do sector e as melhores práticas em matéria de recursos humanos e administração, apresentando ideias inovadoras para melhorar os processos e práticas organizacionais.

·       Preparar e apresentar relatórios aos quadros superiores sobre as atividades administrativas e de RH, fornecendo informações e recomendações de melhorias.

·       Apoiar a revisão e atualização constante das políticas de operações e serviços de RH.

·       Executar qualquer outra tarefa que lhe seja atribuída pelo supervisor.

QUALIFICAÇÃO ACADÉMICA E EXPERIÊNCIA

Mestrado (ou equivalente) em Gestão de Recursos Humanos, Administração de Empresas ou Ciências Sociais de uma universidade reconhecida.

·       10 anos de experiência profissional em administração ou gestão de recursos humanos, incluindo 2 anos de trabalho internacional relevante e 5 anos a nível de supervisão.

·       Conhecimento das políticas, processos e procedimentos (PPP) administrativos, de recursos humanos e de TIC.

·       Capacidade para fornecer aconselhamento técnico numa vasta gama de domínios administrativos, financeiros e contabilísticos.

·       Experiência em políticas e práticas orçamentais e de adjudicação de contratos.

·       Capacidade para fornecer aconselhamento técnico numa vasta gama de domínios administrativos, de recursos humanos e de TIC.

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

·       Ser capaz de dirigir programas e projetos atribuídos, fornecendo a experiência de gestão e operacional necessária para o cumprimento do mandato da Organização.

·       Ser capaz de dirigir pelo exemplo e organizar o trabalho em equipa para incentivar a cooperação para alcançar resultados direcionados, defender e criar impulso para a mudança e promover o envolvimento dos funcionários.

·       Ser capaz de desenvolver e implementar controlos internos para programas-piloto e gerir potenciais barreiras à implementação.

·       Ser capaz de respeitar a cadeia de comando de forma adequada.

·       Ter excelentes competências de autogestão, demonstrados na ética e integridade, confidencialidade e demonstrar o devido respeito pelos controlos internos de regras, delegações e transparência.

·       Ser capaz de reunir competências/conhecimentos complementares, avaliar as contribuições individuais e reconhecer/abordar realizações e deficiências de modo a garantir o sucesso contínuo para a Organização.

·       Conhecer a gestão de programas no nível geralmente adquirido a partir de uma certificação em gestão de programas.

·       Ser capaz de pesquisar benchmarks e tendências para apresentar as melhores recomendações para o desenvolvimento e melhoria de programas/projetos que melhor atendam a Comunidade/Organização.

·       Ter competências interpessoais e de relacionamento em rede bem desenvolvidas para obter feedback, informações e dados de uma rede de profissionais de vários países/setores/Organizações e para identificar e dar prioridade às necessidades mais urgentes da Comunidade.

·       Ser capaz de dirigir e coordenar iniciativas de gestão de clientes e fazer recomendações.

·       Ser capaz de desenvolver e implementar as melhores práticas de atendimento ao cliente.

·       Ser capaz de desenvolver e implementar planos, programas e iniciativas de gestão das partes interessadas para obter adesão a novas iniciativas, compreender melhor as opiniões divergentes, obter recursos e aumentar as perceções de sucesso.

·       Capacidade para ser uma pessoa diplomática, educada e respeitosa para com outras pessoas de várias origens, que compreenda a pluralidade de pontos de vista culturais, nomeadamente na África Ocidental, e que tenha a capacidade de transformar a pluralidade em oportunidades para melhorar os resultados do programa/operacionais.

·       Ser capaz de criar um ambiente interativo diversificado e inclusivo que se beneficie de vários pontos fortes, reunindo práticas inovadoras.

·       Ser capaz de permanecer objetivo na gestão de conflitos, independentemente das diferenças culturais/posições e diferenças de género, e incentivar outros funcionários a superar preconceitos e diferenças culturais e de género.

·       Capacidade e responsabilidade para incorporar as perspetivas de género e assegurar a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho.

·       Ter capacidade para servir os interesses de equipas/Organizações/Comunidades multinacionais culturalmente diferentes e de pessoas com necessidades especiais, sem preconceitos ou parcialidades.

·       Compreender a estrutura organizacional da CEDEAO, dinâmicas e expetativas associadas, sempre que for necessário para colaborar, participar, contribuir e dirigir de forma eficaz;

·       Conhecer o mandato da CEDEAO, plano/prioridades estratégicas, bem como a situação económica, política e social e tendências nos Estados-Membros, no que diz respeito ao próprio âmbito de trabalho.

·       Conhecer as melhores práticas da CEDEAO, abordagens de gestão de programas e técnicas de investigação para dirigir e/ou contribuir para o desenvolvimento ou avaliação de programas, projetos ou iniciativas.

·       Conhecer as regras e procedimentos da CEDEAO para interpretar e aplicar adequadamente o texto diretivo, fornecer conselho técnico, formar outras pessoas e avaliar o desempenho.

·       Ser capaz de analisar uma situação através da utilização de indicadores para avaliar os custos, benefícios, riscos e oportunidade de sucesso na tomada de decisões.

·       Ser capaz de reunir informações de várias fontes para identificar a causa dos problemas, consequências de causas alternativas de ação, potenciais obstáculos e formas de evitar o problema no futuro.

·       Ser capaz de descodificar situações/informações muito complexas em termos simples para explicar recomendações e conclusões destinadas a resolver problemas ou a melhorar operações/programas/projetos.

·       Ser capaz de desenvolver novas perspetivas sobre as situações, de aplicar soluções inovadoras aos problemas e de conceber novos métodos de resolução de problemas ou de eliminar as desconexões quando os métodos e procedimentos em vigor não são aplicáveis ou já não são eficazes.

·       Ser capaz de comunicar com impacte, de forma clara e concisa, de forma sucinta e organizada, transmitindo credibilidade e confiança ao fazer apresentações, definir expetativas e explicar questões complexas.

·       Ser capaz de ouvir atentamente e interpretar corretamente as mensagens dos outros e responder adequadamente.

·       Ter competências técnicas de escrita e edição.

·       Ter competências de escuta ativa para incentivar uma comunicação mais forte entre os membros da equipa, para mostrar cuidado e fazê-los sentir-se valorizados e para impulsionar o envolvimento dos funcionários em todas as Instituições e Agências.

·       Ser capaz de dar feedback construtivo, fornecer reconhecimento, abordar deficiências e motivar os subordinados diretos a trabalhar com desempenho máximo.

·       Ter proficiência em Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC).

·       Ser fluente em expressões orais e escritas numa das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês e português). O conhecimento de uma outra  língua será uma vantagem.

·       Ter competências de gestão organizacional e de projetos/programas com experiência significativa na identificação de cronogramas, metas, custos e recursos necessários para facultar resultados operacionais/de programas/projetos de acordo com a abordagem de gestão baseada em resultados.

·       Ser capaz de definir metas e objetivos eficazes para si mesmo, para os outros e para a unidade de trabalho e ajustar as prioridades do trabalho ou do projeto em resposta às mudanças nas circunstâncias.

·       Ser capaz de utilizar uma abordagem participativa no planeamento do projeto e identificar lacunas que afetam o cumprimento das expetativas do programa/projeto e de conceber e implementar planos de intervenção necessários para construir a tarefa desejada.

·       Ser capaz de implementar práticas rigorosas de acompanhamento e avaliação e definir cronogramas regulares de relatórios relevantes para os principais resultados.

·       Ser capaz de planear, organizar, controlar recursos e cumprir políticas, procedimentos e protocolos para atingir metas específicas.