Oficial Principal de Administração e Recursos Humanos

As candidaturas devem ser submetidas para:  b47ppoadminhrwaho@ecowas.int

Date limite de soumission des candidatures (date/mm/aa) – Deadline For Application  (date/mm/yy) – Prazo para apresentação de candidaturas (date/mm/ano) : 6/11/2024

RESUMO DA FUNÇÃO

Sob a supervisão do Director do Departamento de Administração e Finanças, o Profissional Principal de Administração e Recursos Humanos será responsável pelo planeamento, coordenação e gestão dos serviços administrativos, aquisição, sistema informático e a documentação bem como a gestão dos recursos humanos.

PAPÉIS E RESPONSABILIDADES

• Supervisionar o pessoal de administração, recursos humanos, aquisição e TIC/documentação.
• Garantir o planeamento, a coordenação e o controlo das actividades da divisão.
• Garantir o bom funcionamento das funções administrativas em curso incluindo a gestão do ambiente e do espaço de trabalho, equipamento e sistema de extracção e armazenamento de informação.
• Fornecer orientações sobre questões relativas ao pessoal (recrutamento, introdução, avaliação, desenvolvimento das capacidades, motivação, promoções, licenças, reafectações, disciplina, separações e bem-estar).
• Assegurar a expedição ou transportes de encomendas, cumprimento de procedimentos de desembaraços aduaneiros e preparação de toda a documentação necessária para essas operações.
• Coordenar o planeamento, a preparação, o controlo e a monitorização da execução o orçamento das actividades da divisão.
• Contribuir para a identificação das necessidades operacionais, elaborar e apoiar a implementação do plano anual de aquisição da instituição.
• Garantir a elaboração dos contratos e a monitorização dos pagamentos aos fornecedores e prestadores de serviços.
• Garantir a fiabilidade das informações fornecidas ao pessoal no que respeita as actividades da divisão.
• Criar mecanismos para garantir a gestão racional dos equipamentos, materiais e recursos da Instituição.
• Garantir a preparação de relatórios precisos, coerentes e objectivos, em conformidade com os estatutos e regulamentos da CEDEAO.
• Garantir a coerência das acções e actividades implementadas com os objectivos estratégicos da instituição.
• Garantir a ligação e a coordenação com a família dos RH da Comunidade a fim de garantir a uniformidade das práticas em termos de RH, a partilha de experiências e o apoio mútuo.
• Garantir a visibilidade interna e externa das acções e dos resultados da divisão.
• Executar quaisquer outras tarefas oficiais que possam vir a ser atribuídas pelo superior hierárquico.

QUALIFICAÇÕES, EXPERIÊNCIAS E COMPETÊNCIAS NECESSÁRIAS 

Mestrado (ou equivalente) em Administração de Empresas ou Gestão de Recursos Humanos ou Ciências Sociais ou uma área afim de uma universidade reconhecida.

• Pelo menos dez (10) anos de experiência profissional em administração ou gestão de recursos humanos incluindo cinco (5) anos a nível de supervisão.
• Conhecimento de políticas, processos e procedimentos administrativos, de recursos humanos e TIC da CEDEAO.
• Experiência comprovada em políticas e práticas de orçamentação e aquisição.
• Capacidade de fornecer aconselhamento técnico numa vasta gama de questões administrativas, de recursos humanos e TIC.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos      internos

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS DA CEDEAO

• Capacidade de desempenhar um papel de liderança em programas e projectos que lhe são atribuídos, fornecendo a necessária perícia de gestão e operacional para o cumprimento do mandato da organização.
• Capacidade de liderar pelo exemplo e organizar o trabalho em equipa para incentivar a cooperação para alcançar resultados pretendidos, ser campeão da mudança e suscitar o engajamento dos colaboradores.
• Ser capaz de criar e implantar mecanismos de controlo interno na fase piloto de programas a fim de poder gerir com eficácia os eventuais obstáculos que podem surgir durante a implementação.
• Capacidade de respeitar a hierarquia de forma adequada.
• Excelentes capacidades de autogestão, demonstrando ética e integridade, confidencialidade e respeito pelos controlos internos das regras, e transparência.
• Capacidade de reunir competências ou experiências complementares, avaliar contribuições individuais e reconhecer e elogiar realizações e corrigir as insuficiências de forma a garantir o sucesso continuado da organização.
• Conhecimento de gestão de programas no nível geralmente adquirido a partir de uma certificação em gestão de programas.
• Capacidade de pesquisar marcos de referência e tendências vigentes para formular as melhores recomendações para o desenvolvimento e melhoria de programa ou projectos que melhor sirvam a Comunidade ou organização.
• Competências interpessoais e redes bem desenvolvidas para a busca de informações e dados de uma rede de profissionais de vários países, sectores ou organizações e para identificar e priorizar as necessidades que são de maior importância para a Comunidade.
• Capacidade de gerir e coordenar iniciativas de gestão de clientes bem como formular recomendações.
• Capacidade de desenvolver e implementar boas práticas nos serviços ao cliente.
• Capacidade de desenvolver e implementar planos, programas e iniciativas de gestão das partes interessadas para obter a adesão a novas iniciativas, compreender melhor os pontos de vista divergentes, obter recursos e aumentar a percepção de sucesso.
• Capacidade de ser diplomático, atencioso e respeitoso com outras pessoas de origens variadas, compreendendo diversos pontos de vista culturais, especialmente na África Ocidental, com a capacidade de converter a diversidade em oportunidades para melhorar os resultados do programa e operacionais.
• Estar habilitado a trabalhar num ambiente interactivo diversificado e inclusivo que beneficia de diversos pontos fortes a todos recorrendo a práticas inovadoras.
• Capacidade de permanecer objectivo na gestão de conflitos independentemente das diferenças culturais ou de opinião, diferenças do género e incentivar outros membros do pessoal a ultrapassar os preconceitos ligados à cultura e ao género.
• Capacidade e responsabilidade pela incorporação de perspectivas do género e garantir a participação equitativa de homens e mulheres em todas as áreas da vida profissional.
• Capacidade de servir o interesse de equipas, organizações, comunidades e pessoas portadoras de deficiência de culturas diferentes, sem preconceitos e discriminações.
• Compreensão da estrutura organizacional da CEDEAO, da dinâmica do seu ambiente de trabalho bem como das expectativas a fim de melhor colaborar, participar, contribuir e garantir a liderança com eficácia.
• Conhecimento do mandato, do plano estratégico ou das prioridades da CEDEAO, bem como da situação e das tendências económicas, políticas e sociais nos Estados membros, no que diz respeito ao seu domínio de actividade.
• Conhecimento das boas práticas, abordagens ou técnicas de gestão de programas no seio da CEDEAO a fim de dirigir ou contribuir para o desenvolvimento ou avaliação de programas, projectos ou outras iniciativas.
• Conhecimento das regras e os procedimentos da CEDEAO para interpretar e aplicar adequadamente os textos ou directivas, prestar aconselhamento técnico, orientar outras pessoas e avaliar o seu desempenho.
• Capacidade de analisar uma situação utilizando indicadores para avaliar os custos, benefícios, riscos e possibilidades de sucesso na tomada de decisões.
• Capacidade de reunir informações de diferentes fontes para identificar as causas de um problema, as consequências de outras acções, os potenciais obstáculos e as formas de evitar esse género de problema no futuro.
• Capacidade de decompor situações ou informações muito complexas em termos simples para explicar e formular recomendações e conclusões destinadas a resolver problemas ou melhorar operações, programas ou projectos.
• Capacidade de desenvolver novas perspectivas sobre situações, aplicar soluções inovadoras aos problemas e conceber novos métodos para resolver problemas ou incoerências quando os métodos e procedimentos estabelecidos forem inaplicáveis ou já não forem eficazes.
• Capacidade de comunicar com impacto, clareza e de forma concisa, sucinta e organizada, transmitindo credibilidade e confiança ao fazer apresentações, estabelecer expectativas e explicar questões complexas.
• Capacidade de ouvir atentamente a fim de compreender e de interpretar as mensagens de terceiro de modo a responder adequadamente.
• Excelentes aptidões de redacção e edição de materiais técnicos.
• Demonstrar habilidades de audição activa para incentivar mais comunicação entre os membros da equipa e para promover o envolvimento dos colaboradores em todas as instituições e agências.
• Capacidade de fazer observações e comentários construtivos, reconhecer méritos de um colaborador, colmatar as lacunas e motivar os seus colaboradores directos a darem o seu melhor.
• Proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC) incluindo o software SAP.
• Proficiência oral e escrita em uma das três línguas oficiais da CEDEAO (Inglês, Francês ou Português). Conhecimento prático de uma das outras duas línguas será uma vantagem.
• Competências organizacionais e de gestão de projectos ou programas com experiência significativa na identificação de prazos, objectivos, custos e recursos necessários para produzir resultados no que respeita as operações, os programas ou projectos em conformidade com uma abordagem de gestão baseada em resultados.
• Capacidade de estabelecer objectivos e determinar metas eficazes para si próprio, para os outros e para a unidade da qual é responsável e de ajustar as prioridades do trabalho ou do projecto a executar em função da evolução das circunstâncias.
• Capacidade de usar a abordagem participativa no planeamento de projectos e identificar lacunas que afectam a realização das expectativas dos programas ou projectos e de conceber e implementar planos de intervenção necessários para executar uma determinada tarefa.
• Capacidade de aplicar práticas rigorosas de monitorização e avaliação e estabelecer calendários de apresentação de relatórios periódicos relativos aos principais resultados.
• Capacidade de planear, organizar, controlar recursos e cumprir políticas, procedimentos e protocolos para atingir objectivos específicos.

Método de avaliação: A avaliação dos candidatos qualificados pode incluir um exercício escrito e uma entrevista baseada na competência.