Gestor de escritório

30 Abr, 2024
TÍTULO DO CARGO Gestor de escritório
CÓDIGO DO CARGO: 20003743
INSTITUIÇÃO COMISSÃO DA CEDEAO
GRAU G4
AGÊNCIA  
SALÁRIO ANUAL UC 26,554.40 USD 41,897.53
STATUS Permanente
DEPARTAMENTO Gabinete do Presidente
DIRECÇÃO Comunicação
DIVISÃO Rádio Regional da CEDEAO
SUPERVISOR DE LINHA Gerente da Rádio Regional da CEDEAO
SUPERVISÃO  
LOCAL DE AFECTAÇÃO Liberia
As candidaturas devem ser submetidas parab46officemanagermon@ecowas.int

 

SINTESE DE FUNÇÕES

Sob a supervisão do Gerente da Rádio Regional da CEDEAO, quem ocupar este cargo deve desempenhar um papel vital no bom funcionamento do escritório. Desde a receção de visitas, atender chamadas, agendamento de encontros, organização da agenda do superior hierárquico, redação de correspondência e arquivo de documentos, as suas funções serão fundamentais para as atividades diárias do escritório. A este respeito, ele/ela deve ser bastante acessível e responder às exigências provenientes tanto das partes internas como externas.

 

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

§  Gestão do calendário do Supervisor: Gerir a agenda do Supervisor e marcar, organizar e gerir compromissos; receber e dar boas vindas às visitas; fazer chamadas telefónicas; verificar as chamadas recebidas para determinar o nível de prioridade e logo responder ou transferir para o supervisor.

§  Gestão Administrativa: Organizar reuniões; receber, redigir, digitar e fazer o acompanhamento de cartas administrativas; reservar salas de reunião; solicitar e fornecer material ao escritório.

§  Gestão de correspondência e documentos: Criar um sistema de registo de correspondência recebida e enviada; assegurar o arquivamento e classificação eletrónica de documentos utilizando o software ECM para fácil a recuperação dos mesmos, quando necessário; gerir documentos (recebidos e enviados, arquivamento de cartas); assegurar o seguimento de documentos submetidos para assinatura ou aprovação.

§  Competências informáticas: Conhecimento do Microsoft Office, ECM e outro software Ecolink quando for possível. Demonstrar capacidade no processamento de textos em inglês, francês e/ou português.

  • Verificar e confirmar reuniões para o Supervisor dele/dela, quando solicitado pelo Supervisor;
  • Responsável pela receção e realização de chamadas.
  • Receber todas as correspondências e registá-las corretamente no livro de entrada, proceder à distribuição do correio, receber e assegurar que as correspondências sejam entregues imediatamente à pessoa indicada e preparar a correspondência de saída, quando aplicável;
  • Projeto de correspondência de rotina a pedido do Supervisor.
  • Monitorizar e manter o stock de material de escritório em consulta com o funcionário administrativo.
  • Preparar e coordenar a logística para as reuniões.
  • Prestar apoio ao protocolo e eventos (reserva, confirmação e compra de bilhetes, reservas de hotel, aquisição e renovação de vistos, etc.) em cooperação com o Funcionário Administrativo.

§  Desempenhar quaisquer outras funções atribuídas pelo supervisor de linha.

 

QUALIFICAÇÕES E EXPERIÊNCIA ACADÉMICA

§  Certificado Brevet de Technicien Superieur (BTS)/Diploma Nacional Comum (OND) ou equivalente em Estudos de Secretariado ou Administração ou num campo relacionado de uma instituição superior reconhecida.

§  5 anos de experiência em serviços administrativos numa organização internacional.

§  Demonstrar proficiência avançada, adaptando-se rapidamente às novas tecnologias e adquirindo facilmente novas competências técnicas

§  Conhecimento de software informático relacionado e capacidade de utilizar os módulos do sistema ECM relevantes para arquivar e classificar os documentos para o correto armazenamento, recuperação e eliminação de documentos.

§  Demonstrar capacidades analíticas e uma compreensão dos processos empresariais para interpretar e antecipar eficazmente as necessidades do gabinete.

 

LIMITE DE IDADE

§  Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos      internos

 

 

 

 

 

 

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

 

§  Capacidade de assumir uma presença credível ao explicar regras, normas e expectativas (por exemplo, prazos) para garantir o cumprimento das expectativas de trabalho.

§  Capacidade de auto-motivação e poder motivar também os outros, para que possam envolverem-se em debates que resultarão em recomendações para melhorar processos, modelos ou outras ferramentas de trabalho.

§  Capacidade de se envolver em abordagens positivas relativas ao trabalho em equipa, participar ativamente nos debates e na realização dos objetivos da equipa.

§  Capacidade de assumir responsabilidade pela própria carreira e desempenho com a orientação ocasional do supervisor/mentor.

§  Ter competência para a auto-capacitação e capacitação dos outros, através da partilha de conhecimentos, ferramentas, perícias e experiências entre pares, para se manter proficiente e bem informado na execução das funções atribuídas.

§  Competências interpessoais, auditivas e multitarefas com uma boa compreensão das responsabilidades de serviço ao cliente e do papel na representação dos valores da CEDEAO em todas as interações.

§  Capacidade de tomar a iniciativa para resolver problemas de rotina associados às tarefas atribuídas utilizando o bom senso quando envolver colegas ou superiores hierárquicos, quando necessário.

§  Capacidade de trabalhar como parte de uma equipa para resolver questões, problemas e melhorar os serviços.

§  Capacidade de gerir eficazmente o próprio tempo e organizar a área de trabalho de forma a satisfazer as expectativas de desempenho relacionadas com os serviços prestados aos clientes.

§  Capacidade de encaminhar as pessoas para a fonte apropriada para obterem mais informações e pedir ajuda quando estiverem sobrecarregados com as exigências dos clientes.

§  Capacidade de aplicar abordagens culturalmente relevantes e apropriadas com pessoas de diversas origens culturais.

§  Boa capacidade de gestão no que diz respeito à diversidade, de modo a interagir com indivíduos de uma forma culturalmente apropriada e de acordo com as regras/políticas da CEDEAO.

§  Capacidade de reconhecer noções preconcebidas e estereótipos de certos grupos e indivíduos e de adotar com sucesso comportamentos inclusivos e culturalmente apropriados.

§  capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e assegurar a participação equitativa de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho.

§  Conhecimento da gestão no que diz respeito à diversidade e às expectativas diárias do trabalho e às tarefas atribuídas.

§  Conhecimento do mandato da CEDEAO e dos objetivos operacionais relevantes para as responsabilidades atribuídas.

§  Capacidade de se manter atualizado com as atividades nos departamentos, horários e objetivos de pertinência para a própria equipa de trabalho, área funcional.

§  Conhecimento dos procedimentos da CEDEAO relevantes para o trabalho atribuído e a capacidade de aplicar um bom julgamento na sua aplicação.

§  Demonstrar grande interesse e empenho nos valores e atividades da CEDEAO ao desempenhar as suas funções no dia a dia.

§  Excelente capacidade de manter, processar e fornecer informações precisas como parte das tarefas atribuídas.

§  Capacidade de organizar ficheiros e informações para fácil recuperação e manutenção de registos.

§  Capacidade de detetar erros, agir diligentemente para os corrigir e aprender com as experiências.

§  Conhecimento e capacidade para desafiar e questionar pressupostos importantes relativamente às formas de fazer as coisas, com o objetivo de melhorar os procedimentos

§  Capacidade de utilizar a tecnologia atual para comunicar eficazmente, por exemplo, programas de software de escritório, incluindo folhas de cálculo, processamento de texto e software de apresentação gráfica; capacidade de digitar e formatar apresentações, relatórios, manuais, boletins informativos, conteúdo de websites e proficiência em tecnologias de comunicação e de informação (TIC).

§  Competências de partilha de informação bem desenvolvidas utilizando tecnologia de acordo com processos e práticas estabelecidos.

§  Capacidade avançada de afirmação verbal e de comunicação com uma capacidade demonstrada de reconhecer e compreender a validade dos pontos de vista dos outros e de responder de uma forma construtiva.

§  proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC).

§  Ser fluente a nível oral e escrito numa das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês e português). O conhecimento de uma língua adicional será uma vantagem extra.

§  Capacidade de atribuir tempo para tarefas específicas de forma a cumprir com os prazos e expectativas de qualidade/quantidade

§  Boa capacidade de organização com uma excelente capacidade de decompor o trabalho em partes mais pequenas e concentrar-se primeiro nos passos mais importantes.

§  Com orientação apropriada, capacidade de contribuir para manter os padrões de desempenho organizacional durante a implementação de novos processos, práticas e planos adotados pelo Departamento, que tenham relevância para as tarefas atribuídas.

§  Capacidade de monitorizar o progresso e de considerar novos objetivos no contexto das responsabilidades atribuídas.

§  Capacidade de cumprir com os compromissos assumidos para com os outros.

 

 

 

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