PERFIL DE FUNÇÕES

Prazo para apresentação de candidaturas: 15 de maio de 2024

Visão geral do posto:

Sob a supervisão direta do Diretor de Financeiro, o titular será responsável por toda a contabilidade e supervisão do Assistente de Contabilidade; assegurar a preparação de reconciliações bancárias mensais e introdução de dados na razão geral e  de pessoal. Supervisionar o registo de ativos e assegurar o correto arquivo de todos os documentos comprovativos sobre recibos e pagamentos.

Funções e responsabilidades

·       O pagamento o processamento de facturas e despesas financeiras de acordo com as regras e regulamentos financeiros da CEDEAO em tempo útil.

·       Criar e manter todos os registos principais de fornecedores no sistema financeiro.

·       Acompanhar e formar  os assistentes de contabilidade para a máxima eficiência e produção de forma a garantir uma adequada segregação de funções.

·       Analisar documentos de apoio quanto à integridade, precisão e validade dos pedidos, de acordo com as políticas, procedimentos, regras e regulamentos aplicáveis.

·       Rever o trabalho dos assistentes de contabilidade para garantir a documentação adequada, a aprovação adequada e a utilização dos códigos de transação adequados de acordo com o ecolink, os regulamentos financeiros da CEDEAO e o Manual de Procedimentos contabilísticos.

·       Acompanhar  o vencimento dos pagamentos em tempo útil.

·       Atuar como ponto de contacto entre fornecedores, outros departamentos e a Direção de Finanças e disponiibilizar um serviço impecável ao cliente.

·       Rever/reconciliar regularmente os saldos pendentes dos fornecedores.

·       Rever e/ou preparar relatórios mensais sobre as contas a receber e cobranças.

·       Preparar e enviar relatórios mensais para consideração da Administração.

·       Investigar dúvidas de fornecedores e funcionários e acompanhar as faturas em incumprimento.

·       Acompanhar a preparação de todos os comprovativos e pagamento em tempo útil para permitir a fácil recuperação de documentos e garantir o arquivo adequado de documentos do exercício anterior.

·       Recuperar e fornecer todos os guias e detalhes relevantes para auditorias internas e externas.

·       Auxiliar na revisão e análise de vários dados contabilísticos.

·       Assistir na análise de contas de gestão de itens pendnetes no sistema de ERP (SAP) e inicia ações correctivas.

·       Ajudar na recolha de dados para a preparação de estimativas de custos e propostas orçamentais para o orçamento regular e recursos extra-orçamentais.

·       Assistir na extração de dados e preparação de vários relatórios para a gestão.

·       Ajudar no acompanhamento da execução e implementação do orçamento.

·       Acompanhar o processamento de todos os pagamentos aprovados, reconciliações de extratos bancários mensalmente e lançamentos nos mapas contabilísticos.

·       Manter e atualizar o registo de ativos incluindo a modificação adequada de ativos no SAP (vendas, amortizações, modificação de dados principais)

·       Manter registos de todos os fundos de doadores desembolsados e preparar relatórios para os doadores, conforme necessário.

·       Supervisionar os lançamentos de todos os guias de regularização e devoluções recebidos dos técnicos de programa.

HABILITAÇÕES LITERÁRIAS E EXPERIÊNCIA

·       Licenciatura (ou equivalente) em Contabilidade ou Finanças de uma universidade reconhecida.

·       Cinco (5) anos de experiência de trabalho  em Finanças, Orçamento, Contabilidade, ou áreas afins.

·       Conhecimento e competência técnica na consolidação de demonstrações financeiras e capacidade de responder a questões de auditoria interna/externa.

Conhecimento de práticas, políticas e procedimentos de gestão de tesouraria, e a capacidade de fazer recomendações adequadas para melhorar a sua precisão, pontualidade, segurança e eficiência.

·       Conhecimento de vários sistemas de pagamento, terminologias bancárias, práticas de fundos de pensões e processos e políticas de gestão financeira relevantes.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos      internos                                                                                                       

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

·       Capacidade de persuadir/influenciar terceiros a analisar um determinado ponto de vista, adotar uma nova ideia ou implementar novos métodos e abordagens.

·       Capacidade de liderar uma equipa de estagiários/funcionários com menos experiência e incutir um espírito de trabalho em equipa para envolver os funcionários e alcançar um conjunto definido de tarefas.

·       Capacidade de respeitar a cadeia de hierárquica de modo adequado.

·       Capacidade de resolver desafios com o mínimo de orientação e/ou recomendar e explicar soluções ou alternativas para aprovação.

·       Capacidade de utilizar o Código de Ética para gerir a si próprio, a terceiros, gerir informação e os recursos.

·       Capacidade de orientar os terceiros e criar circuitos de retorno com superiores, colegas e subordinados para construir relações de trabalho robustas e melhorar o desempenho.

·       Contribuir para a manutenção dos objetivos e padrões de desempenho da unidade.

·       Competências interpessoais com a capacidade de manter um cliente informado sobre o progresso ou retrocessos em projetos de relevância para os prazos, qualidade e quantidade.

·       Capacidade de interagir proativamente com os clientes e construir relações de confiança fortes  com base no respeito mútuo e contacto regulares.

·       A capacidade de estabelecer e manter a credibilidade profissional com os clientes/partes interessadas de modo a se antecipar as suas necessidades atenuar os problemas e equilibrar cuidadosamente as obrigações profissionais com a necessidade de ser sensível e atento às suas necessidades.

·       Capacidade de aconselhar, consultar e orientar outros sobre assuntos relacionados com responsabilidades funcionais atribuídas e padrões estabelecidos de serviço ao cliente .

·       Demonstrar respeito pelas diferenças culturais, equidade e capacidade de se relacionar bem com pessoas de origens , nacionalidade, genero, etnia, raça e religião diferentes.

·       Compreensão de visões culturais diversas especialmente na África Ocidental, com sensibilidade às diferenças de grupo; capacidade de destinguir os preconceitos e praticar tolerância e empatia.

·       Capacidade de ouvir ativamente, considerar as preocupações das pessoas e aplicar bom senso, tato e diplomacia.

·       Capacidade de trabalhar um ambiente interativo diversificado e inclusivo que beneficia de pontos fortes diversos que reúnem práticas inovadoras.

·       Capacidade e responsabilidade de incorporar perspetivas de género e assegurar a participação igualitária de mulheres e homens em todas as áreas do trabalho.

·       Capacidade de encorajar, promover e defender as pessoas de uma forma imparcial e transparente.

·       Conhecimento das instituições, setores, programas e políticas da CEDEAO.

·       Conhecimento dos requisitos operacionais internos da CEDEAO para os programas, projetos, serviços e sistemas necessários para realizar as tarefas  e atingir objetivos de desempenho.

·       O conhecimento das regras e procedimentos da CEDEAO relacionadas com as suas responsabilidades e  capacidade de explicá-las claramente a tareceiros.

·       Conhecimento da cultura da CEDEAO, estruturas e questões de desempenho e prioridades que afetam as suas funções.

·       Conhecimento das tendências, indicadores, desafios e oportunidades de desenvolvimento dos Estados-Membros no que se refere ao projeto/programa atribuído ao cargo.

·       Capacidade de estudar dados / informações de uma variedade de fontes, identificar anomalias, tendências e problemas, apresentar conclusões e fazer recomendações.

·       Capacidade de dividir problemas ou processos em partes-chave para identificar e resolver falhas nos objetivos , garantia de qualidade, conformidade e desempenho da unidade.

·       Conhecimento e capacidade de aplicar técnicas para gerar ideias criativas e novas abordagens para atingir objetivos.

·       Capacidade de usar evidências e pesquisas para informar políticas e programas e identificar fontes de informação relevantes e adequadas, incluindo partes interessadas, instituições regionais e/ou comités internos.

·       Demonstrar proficiência informática operacional usando ferramentas apropriadas.

·       Capacidade de fazer bom uso de gráficos e tabelas  apresentar dados numéricos de forma eficaz para a elaboração de  relatórios/propostas técnicas semi-complexas e editar/verificar modelos, cartas, etc.

·       Capacidade de transmitir informação de forma clara e concisa de forma sucinta e organizada, quer de forma escrita como oral.

·       Apresentar  competências interpessoais, fazer apresentações, expressar opiniões e debater ideias com outros de forma construtiva.

·       Domínio das tecnologias de comunicação da informação (TIC).

·       Domínio oral e escrito de uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês e português). O domínio de uma língua adicional será considerado como uma vantagem.

·       Capacidade de desenvolver, implementar um plano de ação individual para atingir objetivos específicos.

·       Identificar, organizar e monitorizar tarefas para facilitar a execução.

·       Capacidade de contribuir e/ou liderar projetos de acordo com padrões e técnicas de gestão de projetos aceites, para coordenar contribuições de outros para definir e cumprir prazos.

·       Capacidade de organizar o trabalho, definir prioridades e trabalhar dentro de prazos, dando atenção a detalhes, partes interessadas, indicadores e riscos.

·       Capacidade de identificar, recolher e avaliar indicadores para monitorizar o desempenho e tomar medidas proativas de ajustes, caso for necessário.