UC 25,527.53/40,277.34

UC 30,178.98/USD 47,616.39

Prazo para apresentação de candidaturas: 15 de maio de 2024

Visão geral do posto:

Sob a supervisão do técnico da secretaria, o titular será responsável por todas as correspondências recebidas e enviadas e pela manutenção de registos dos serviços de correio/correspondências.

Funções e responsabilidades

·       Ajudar com as atividades da sala de correio, incluindo a triagem para entrega e envio de correio .

·       Organizar envios de correspondência.

·       Garantir que os registos precisos sejam mantidos em todos as correspondências enviadas e recebidas.

·       Providenciar o envio/distribuição atempada da correspondência.

·       Organizar a recolha das encomendas.

·       Manter a estrita confidencialidade de informações e correspondências sensíveis.

·       Implementar medidas de segurança para proteger os registos contra o acesso não autorizado.

·       Utilização da tecnologia

·       Manter um sistema de arquivo organizado e atualizado para todas as correspondências recebidas e enviadas.

·       Atualizar e manter regularmente registos eletrónicos e/ou físicos de correspondências.

·       Implementar processos de arquivo para garantir que documentos mais antigos sejam devidamente armazenados para referência futura.

·       Introdução e seguimento de dados:

·       Aprovar e enviar contas relacionadas com o correio para pagamento imediato.

·       Atribuir números de referência ou códigos adequados a cada correspondência para facilitar a identificação e recuperação.

·       Propor novas abordagens para uma prestação eficiente de serviços de correio.

·       Desempenhar quaisquer outras funções atribuídas pelo superior hierárquico.

HABILITAÇÕES LITERÁRIAS E EXPERIÊNCIA E EXPERIÊNCIA

·       Certificado de técnico superior  (BTS) / curso superior de curta duração ou o seu equivalente em ou numa área conexa de uma Universidade reconhecida.

·       são necessários 5 anos de experiência de trabalho relevante na administração, incluindo experiência em arquivos, gestão de registos eletrónicos ou áreas afins.

·       Conhecimento da documentação da CEDEAO, da cadeia de processamento de documentos e procedimentos operacionais e administrativos relevantes, políticas e práticas de registo, terminologia e normas de referência ou de uma organização internacional semelhante.

·       Conhecimento de deveres e práticas de registo, bem como a capacidade de usar módulos ECM relevantes para realizar tarefas de rotina.

·       Conhecimento do armazenamento e recuperação de documentos e da manutenção eletrónica de registos e procedimentos relevantes dos sistemas de informação em termos do ambiente de trabalho.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos      internos

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

·     Capacidade de assumir uma presença credível ao explicar regras, padrões e expetativa (por exemplo, prazos) para garantir que as expetativa de conformidade e de trabalho sejam cumpridas.

·     Capacidade de motivar a si próprio e/ou a outros para se envolverem em discussões que resultem em recomendações para melhorar processos, modelos ou outras ferramentas de trabalho.

·     Capacidade de envolver-se em abordagens positivas para o trabalho em equipa, participar ativamente nas discussões e na consecução dos objetivos da equipa.

·     Capacidade de assumir a responsabilidade pela própria carreira e desempenho com a orientação pontual do superior/mentor.

·     Capacidade de ser autoditada e de capacitar outros através da partilha de conhecimentos, ferramentas, conhecimentos e experiência para se manterem competentes e bem informados na execução das funções.

·     Competências interpessoais, de escuta, polivalência com uma boa compreensão das responsabilidades do serviço ao cliente e do papel na representação dos valores da CEDEAO em todas as interações.

·     Capacidade de tomar iniciativa para resolver problemas de rotina associados a tarefas atribuídas usando bom senso ao envolver colegas ou superiores, conforme necessário.

·     Capacidade de trabalhar como parte de uma equipa para resolver preocupações, problemas e melhorar os serviços.

·     Capacidade de gerir o próprio tempo de forma eficaz e organizar a seu  trabalho de forma a satisfazer as expetativas de desempenho relacionadas com os serviços atribuídos aos clientes.

·     Capacidade de direcionar as pessoas de fora apropriada para obter mais informações e pedir ajuda quando estiver sobrecarregado com os pedidos dos  clientes.

·     Capacidade de aplicar abordagens culturalmente relevantes e apropriadas com pessoas de diversas origens culturais.

·     Boas competências de gestão da diversidade para interagir com indivíduos de uma forma culturalmente apropriada e de acordo com as regras/políticas da CEDEAO.

·     Capacidade de reconhecer noções preconcebidas e visões estereotipadas de certos grupos e indivíduos e adotar comportamentos inclusivos e culturalmente apropriados.

·     Capacidade e responsabilidade de incorporar perspetivas de género e assegurar a participação igualitária de mulheres e homens em todas as áreas do trabalho.

·     Conhecimento da gestão da diversidade no que se refere às expetativa diárias de trabalho e às tarefas atribuídas.

·     Conhecimento do mandato da CEDEAO e dos objetivos operacionais relevantes para as responsabilidades atribuídas.

·     Capacidade de manter-se atualizado com as atividades , horários e objetivos do departamento para bem da própria equipa de trabalho e área.

·     Conhecimento dos procedimentos relevantes  da CEDEAO para as suas funções e a capacidade tomar boas decisões no desempenho das funções.

·     Demostrar grande interesse e compromisso com os valores e atividades da CEDEAO no dia-a-dia.

·     Excelente capacidade de manter, processar e fornecer informações precisas como parte das suas funções.

·     Capacidade de organizar arquivos e informações para fácil acesso e manutenção de registos.

·     Capacidade de detetar erros, agir prontamente para corrigi-los e aprender com as experiências.

·     Conhecimento e capacidade de desafiar e questionar pressupostos fundamentais sobre formas aceites de fazer as coisas no espírito de melhoria.

·     Capacidade de usar a tecnologia atual para comunicar eficazmente, por exemplo, programas informáticos office, incluindo folhas de cálculo, processamento de texto e software de apresentação gráfica; capacidade de elaborar e formatar apresentações, relatórios, manuais, boletins informativos, conteúdo de sites e domínio das tecnologias de comunicação da informação (TIC).

·     Competências de partilha de informação bem desenvolvidas utilizando tecnologia e de acordo com processos e práticas estabelecidos.

·     Assertividade de comunicação verbal avançada e habilidades de comunicação com uma capacidade comprovada de reconhecer e compreender a validade dos pontos de vista dos outros e de responder de forma construtiva.

·     Domínio oral e escrito de uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês e português). O domínio de uma língua adicional será considerado como uma vantagem.

·     Capacidade de reservar tempo para tarefas específicas de forma a cumprir prazos e as expetativas de qualidade/quantidade.

·     Boas capacidade de organização com uma excelente capacidade de dividir o trabalho em partes menores e dar prioridade aos passos mais importentes.

·     Capacidade de contribuir para a manutenção dos padrões de desempenho organizacional ao longo da implementação de novos processos, práticas e planos adotados pelo Departamento e de relevância para as tarefas atribuídas.

·     Capacidade de monitorizar o progresso e de considerar novos objetivos no contexto das responsabilidades atribuídas.

·     Capacidade de dar segumento a compromissos assumidos com terceiros.