UC 30,178.98/USD 47,616.39

Prazo para apresentação de candidaturas: 15 de maio de 2024

Visão geral do posto:

Sob a supervisão direta do técnico de  programa, Tarifa externa comum e Medidas de Salvaguarda do Comércio, o Assistente do Programa fornece apoio técnico e administrativo direto ao Responsável Principal de programa, Tarifa externa comum e Medidas de Salvaguarda do Comércio, como a outros profissionais da Divisão de Tarifas e Procedimentos Aduaneiros.

Funções e responsabilidades

·       Disponibiliza apoio técnico e administrativo à Divisão de Procedimentos tarifários e Aduaneiros.

·       Analisa e colmata as necessidades materiais da Direção e ajuda na preparação de registos.

·       Apoio no preenchimento e registo  adequado de documentos administrativos e técnicos.

·       Apoio na preparação e gestão de reuniões técnicas da Direção.

·       Servir de ponto de contacto e acompanhar a correspondência com outras direções da Comissão.

·       Elaboração de relatórios periódicos sobre o estado da direção ou das divisões , elaboração de resumos, atas de reuniões, discursos, cartas, e outros documentos relevantes, conforme necessário, na direção, a serem revistos pelo Responsável Principal de programa.

·       Fornecer apoio administrativo para a direção quando e quando necessário.

·       Servir de ponto de contacto  entre o pessoal profissional e o diretor do Gabinete da Direcção.

·       Implementar qualquer outra tarefa atribuída.

HABILITAÇÕES LITERÁRIAS E EXPERIÊNCIA

• Formação Técnico-Profissional equivalente em Artes, Humanidades ou Ciências Sociais.

·       É necessário um mínimo de 5 anos de experiência progressiva como responsável na administração de programas ou projetos, cooperação técnica ou áreas afins.

·       Conhecimento comprovado e exposição nas funções.

·       Experiência de trabalho num ambiente aduanéiro.

·       Capacidade de organizar informações/dados para facilitar o trabalho dos Diretores do programa incluindo o conhecimento dos sistemas de arquivo de ECM relevantes e procedimentos, directivas, e processos relacionados com correspondência para preparar e usar documentos e modelos administrativos”.

·       Conhecimento e capacidade para identificar os recursos necessários para programas/projetos e para realizar atividades especializadas específicas que visem o funcionamento eficaz e eficiente da equipa do Programa.

·       Conhecimento de políticas internas, processos e procedimentos em geral e aqueles relacionados com a administração de programas/projetos, implementação e avaliação, cooperação técnica, programação e orçamento.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos      internos   

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

·       Capacidade de assumir uma presença credível ao explicar regras, padrões e expetativa (por exemplo, prazos) para garantir que as expetativa de conformidade e de trabalho sejam cumpridas.

·       Capacidade de motivar a si próprio e/ou a outros para se envolverem em discussões que resultem em recomendações para melhorar processos, modelos ou outras ferramentas de trabalho.

·       Capacidade de envolver-se em abordagens positivas para o trabalho em equipa, participar ativamente nas discussões e na consecução dos objetivos da equipa.

·       Capacidade de assumir a responsabilidade pela própria carreira e desempenho com a orientação pontual do superior/mentor.

·       Capacidade de ser autoditada e de capacitar outros através da partilha de conhecimentos, ferramentas, conhecimentos e experiência para se manterem competentes e bem informados na execução das funções.

·       Competências interpessoais, de escuta, polivalência com uma boa compreensão das responsabilidades do serviço ao cliente e do papel na representação dos valores da CEDEAO em todas as interações.

·       Capacidade de tomar iniciativa para resolver problemas de rotina associados a tarefas atribuídas usando bom senso ao envolver colegas ou superiores, conforme necessário.

·       Capacidade de trabalhar como parte de uma equipa para resolver preocupações, problemas e melhorar os serviços.

·       Capacidade de gerir o próprio tempo de forma eficaz e organizar a seu  trabalho de forma a satisfazer as expetativas de desempenho relacionadas com os serviços atribuídos aos clientes.

·       Capacidade de direcionar as pessoas de fora apropriada para obter mais informações e pedir ajuda quando estiver sobrecarregado com os pedidos dos  clientes.

·       Capacidade de aplicar abordagens culturalmente relevantes e apropriadas com pessoas de diversas origens culturais.

·       Boas competências de gestão da diversidade para interagir com indivíduos de uma forma culturalmente apropriada e de acordo com as regras/políticas da CEDEAO.

·       Capacidade de reconhecer noções preconcebidas e visões estereotipadas de certos grupos e indivíduos e adotar comportamentos inclusivos e culturalmente apropriados.

·       Capacidade e responsabilidade de incorporar perspetivas de género e assegurar a participação igualitária de mulheres e homens em todas as áreas do trabalho.

·       Conhecimento da gestão da diversidade no que se refere às expetativa diárias de trabalho e às tarefas atribuídas.

·       Conhecimento do mandato da CEDEAO e dos objetivos operacionais relevantes para as responsabilidades atribuídas.

·       Capacidade de manter-se atualizado com as atividades , horários e objetivos do departamento para bem da própria equipa de trabalho e área.

·       Conhecimento dos procedimentos relevantes  da CEDEAO para as suas funções e a capacidade tomar boas decisões no desempenho das funções.

·       Demostrar grande interesse e compromisso com os valores e atividades da CEDEAO no dia-a-dia.

·       Excelente capacidade de manter, processar e fornecer informações precisas como parte das suas funções.

·       Capacidade de organizar arquivos e informações para fácil acesso e manutenção de registos.

·       Capacidade de detetar erros, agir prontamente para corrigi-los e aprender com as experiências.

·       Conhecimento e capacidade de desafiar e questionar pressupostos fundamentais sobre formas aceites de fazer as coisas no espírito de melhoria.

·       Capacidade de usar a tecnologia atual para comunicar eficazmente, por exemplo, programas informáticos office, incluindo folhas de cálculo, processamento de texto e software de apresentação gráfica; capacidade de elaborar e formatar apresentações, relatórios, manuais, boletins informativos, conteúdo de sites e domínio das tecnologias de comunicação da informação (TIC).

·       Competências de partilha de informação bem desenvolvidas utilizando tecnologia e de acordo com processos e práticas estabelecidos.

·       Assertividade de comunicação verbal avançada e habilidades de comunicação com uma capacidade comprovada de reconhecer e compreender a validade dos pontos de vista dos outros e de responder de forma construtiva.

·       Domínio oral e escrito de uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês e português). O domínio de uma língua adicional será considerado como uma vantagem.

·       Capacidade de reservar tempo para tarefas específicas de forma a cumprir prazos e as expetativas de qualidade/quantidade.

·       Boas capacidade de organização com uma excelente capacidade de dividir o trabalho em partes menores e dar prioridade aos passos mais importentes.

·       Capacidade de contribuir para a manutenção dos padrões de desempenho organizacional ao longo da implementação de novos processos, práticas e planos adotados pelo Departamento e de relevância para as tarefas atribuídas.

·       Capacidade de monitorizar o progresso e de considerar novos objetivos no contexto das responsabilidades atribuídas.

·       Capacidade de dar segumento a compromissos assumidos com terceiros.