UC 30,178.98/ USD 47,616.39

UC 34,933.43/USD55,117.96

Visão geral do posto:

Sob a orientação e supervisão directa do Diretor Economia Digital e dos serviços postais, o Assistente Administrativo deve desempenhar um papel vital no bom funcionamento do gabinete. Desde receber os visitantes,atender as chamadas telefónicas, marcar compromissos, organizar a agenda do seu superior, passando pela redação de  correspondências e preencher documentos. Ele/ela deve ser bastante acessível e aberto(a) perante as exigências constantes de partes internas e externas.

Funções e responsabilidades

•     Gestão da agenda do Superior hierárquico: Gerir  a agenda do Superior. Organizar e gerir compromissos, receber e dar as boa-vindas aos visitantes, fazer chamadas telefónicas e verificar as chamadas recebidas para garantir a sua importância e a possibilidade de responder ou transferir ao superior.

•     Gestão administrativa: Organizar reuniões, receber, redigir e fazer o acompanhamento de correspondência administrativa.  Reservar salas de reuniões e disponibilizar material para o escritório.

•     Gestão de correspondência e de documentos: Criar um sistema de registo de e-mails recebidos e enviados e assegurar o arquivo digital de documentos  usando o software ECM para facilitar a identificação. Gerir documentos (entrada e saída, gestão de correspondência) e assegurar o acompanhamento dos documentos enviados para assinatura ou aprovação.

•     Competências informáticas: Conhecimento de MS Office, ECM e outros softwares de ecolink se possível. Demonstrar capacidade no processamento de texto em inglês, francês e/ou português.

•       Ajuda colegas nas tarefas administrativas.

•       Contribuir para o esforço de equipa, obtendo resultados relacionados, conforme necessário.

•       Executar outras tarefas que possam ser atribuídas pela chefia.

HABILITAÇÕES LITERÁRIAS E EXPERIÊNCIA E EXPERIÊNCIA

•       Formação profissional ou equivalente em Secretariado, Gestão de Empresas empresas em áreas relaciondas de uma Universidade reconhecida.

•       Seis (6) anos de experiência progressiva como responsável de serviços administrativos incluindo na realização de tarefas  tarefas como a gestão de pessoal e registos financeiros, planeamento e/ou implementação da cooperação técnica.

•       Domínio de políticas, procedimentos e processos relacionados com a administração, e capacidade de recomendar software e sistemas adequados relacionados com a administração de escritórios a serem usados.

•       Competência técnica e conhecimento de software informático em sistemas de arquivo de ECM relevantes e procedimentos relacionados com correspondência, orientações e processos para a preparação e utilização de documentos e modelos administrativos.

•       Demonstrar uma boa capacidade de análise e de tomada de decisão com o mínimo de orientação.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos      internos                                                                                                       

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

•       Capacidade de dar sugestões com base nas suas próprias opiniões que irão melhorar a forma como o trabalho é realizado  e ter confiança na sua implementação, conforme solicitado.

•       Capacidade de apoiar a equipa mantendo-se a par das suas  iniciativas, eventos e necessidades , ajudando os chefes de equipa, conforme necessário.

•       Capacidade de trabalhar sob pressão e ser confiável para resultados.

•       Capacidade de assumir a responsabilidade pela sua carreira e desempenho e de se envolver de forma  regular e independentemente nas atividades de autoavaliação.

•       Capacidade de desenvolver e actualizar as suas competências e conhecimentos  necessários para desempenhar o papel de forma eficaz.

•       Competências de escrita, leitura e edição de documentos em inglês, francês e/ou português; excelentes capacidades de dactilografia/digitação em todos os idiomas necessários com domínio no uso de todos os programas de software no Microsoft Office Suite (por exemplo, Excel, Word, PowerPoint)

•       Excelentes competências de formação de equipas com capacidade comprovada de liderança de grupo para orientar, formar , atribuir e verificar tarefas de trabalho semi-complexas de subordinados.

•       Excelente ética de trabalho, optimismo, motivação, flexibilidade e capacidade de resolução de problemas para realizar tarefas associadas ao cargo.

•       Capacidade de tomar iniciativa para resolver problemas do dia-a-dia e fazer recomendações para melhorar a qualidade/quantidade de serviços aos clientes;

•       Desejo constante de ajudar os outros numa variedade de circunstâncias relevantes para área de trabalho e de indicar a pessoa apropriada para obter mais assistência, conforme necessário;

•       Capacidade de trabalhar como parte de uma equipa na articulação das necessidades dos clientes.

•       Capacidade de gerir o próprio tempo de forma eficaz e cumprir os padrões e objetivos de serviço relacionados com as atribuições funcionais.

•       Saber  como aceder a recursos ou serviços internos para aumentar a consciência cultural e tentar sempre melhorar as competências multiculturais na interacção com pessoas de origens culturalmente e linguisticamente diversas, especialmente na África Ocidental.

•       Capacidade de ouvir atentamente as ideias, pedidos e preocupações das pessoas e de ser capaz de compreender, interiorizar e desenvolver competências de gestão da diversidade de acordo com as regras/políticas da CEDEAO.

•       Capacidade e responsabilidade de incorporar perspetivas de género e assegurar a participação igualitária de mulheres e homens em todas as áreas do trabalho.

•       Capacidade de reconhecer noções preconcebidas e visões estereotipadas de certos grupos e indivíduos e adotar comportamentos inclusivos e culturalmente.

•       Domínio básico dos mandatos das organizações da CEDEAO e das suas funções, em particular os da sua instituição/agência.

•       Conhecimento dos procedimentos e práticas de rotina da CEDEAO no que se refere às responsabilidades atribuídas e às ferramentas de trabalho.

•       Capacidade de aplicar os padrões da CEDEAO no e-mail e outras tarefas do dia-a-dia  para manter registos e informações relativas ao trabalho atribuído de acordo com as normas e regulamentos.

•       Capacidade de aplicar procedimentos da CEDEAO relevantes para tarefas e demonstrar compreensão dos sistemas, processos, regras e/ou normas associadas para explicar a sua necessidade e para identificar erros e consequências.

•       Habilidades de aritméticas com a capacidade de recolher, agrupar, classificar e resumir dados seguindo instruções claras e simples.

•       Capacidade de ser inovador com procedimentos estabelecidos com vista a melhorar o desempenho e/ou os resultados.

•       Capacidade de detetar e corrigir erros e manter registos precisos de indicadores/informações simples.

•       Capacidade de reunir e organizar informações e dados de uma forma simples e compreensível.

•       Capacidade de fornecer informações precisas e completas aos supervisores/colegas de trabalho/clientes, conforme solicitado, usando o bom senso, tato e diplomacia.

•       Capacidade de usar computadores com competências avançadas de processamento de texto, incluindo um conhecimento funcional de folhas de cálculo, base de dados, inter/intranet, e-mail e redes sociais.

•       Capacidade de ler/ouvir e compreender instruções de rotina e realizá-las com mínimo de supervisão .

•       Capacidade de redigir material escrito claro, conciso, lógico e gramaticalmente correto em pelo menos duas das três línguas oficiais da CEDEAO e ter igual proficiência oral.

•       Capacidade de lidar com problemas com outros de uma forma franca, educada, oportuna e direta.

•       Domínio das tecnologias de comunicação da informação (TIC).

•       Domínio oral e escrito de uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês e português). O domínio de uma língua adicional será considerado como uma vantagem.

•       Capacidade de organizar tarefas do dia-a-dia no trabalho, para identificar soluções para lidar com prioridades ou incerteza na execução de tarefas novas ou em mudança.

•       Capacidade de desenvolver objetivos de trabalho e identificar os passos necessários para os atingir.

•       Capacidade de compreender e contribuir para os objetivos da equipa ou da unidade de trabalho, conforme indicado pelo supervisor.

•       Capacidade de trabalhar conforme a cultura de trabalho do gabinete e gerir várias tarefas dentro de prazos estabelecidos.