LOCAL DE AFECTAÇÃO

Liberia

Síntese da Função

Sob a supervisão do Responsável Administrativo e de Finanças, o incumbente presta assistência às atividades contabilísticas do Gabinete.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

§  Auxiliar no encerramento do exercício das contas e na preparação das demonstrações financeiras da Comissão da CEDEAO.

§  Auxiliar na exportação e revisão mensal do balancete do ano em exercício nas áreas de revisão e notificação com problemas.

§  Auxiliar na análise de todas as contas do Razão (Dividas a Pagar, Contas a Receber, Receita & Despesas) e ajustar/propor correções quando necessário.

§  Elaborar pré-lançamentos contabilísticos e lançamentos no sistema contabilístico.

§  Amortização/despesa de contas pré-pagas utilizadas.

§  Compensação de itens abertos no Razão Geral (RG).

§  Responder e fornecer informações/documentos solicitados a auditores externos sobre questões levantadas durante a auditoria de fim de ano e recomendar/propor formas de corrigi-las.

§  Auxiliar o Contabilista na colaboração com os auditores externos para o fechamento de contas e preparação de relatórios.

§  Auxiliar outras divisões (contas a pagar, conciliação bancária, contas a receber e subvenções) com questões/ajustes propostos levantados durante a auditoria do exercício financeiro.

§  Receber faturas de fornecedores, digitalizar/importar as imagens, verificar se a extração de dados é precisa e direcionar os documentos para o fluxo de trabalho eletrónico para processamento.

§  Verificar e lançar faturas digitalizadas, usando códigos de transação apropriados no PAE.

§  Identificar e evitar o processamento duplicado de faturas.

§  Identificar o fluxo de trabalho de fornecedores em falta e iniciar o processo de criação de fornecedores.

§  Processar as faturas em conformidade com os requisitos PAE e as políticas e procedimentos financeiros da CEDEAO.

§  Obter e anexar documentação adicional conforme necessário para despesas especiais, incluindo despesas de capital.

§  Monitorizar as oportunidades para otimizar os pagamentos em tempo hábil, com base nas condições de pagamento.

§  Processar desembolsos de acordo com o cronograma.

§  Reconciliar demonstrações de fornecedores e monitorizar saldos de contas de fornecedores.

§  Introduzir e lançar entradas de caixa no sistema de software de contabilidade (PAE), usando os códigos de transação apropriados.

§  Lançar todos os pagamentos feitos ou recebidos por transferência eletrónica em tempo hábil e com precisão.

§  Preparar demonstrações precisas de conciliação bancária mensal e pontualmente.

§  Responder a consultas internas e externas (fornecedores) em tempo hábil e de maneira profissional.

§  Auxiliar na resolução de discrepâncias em faturas com fornecedores.

§  Processar documentos a pagar para doações de acordo com as políticas legais e de conformidade dos doadores.

§  Processar e liberar, de maneira rápida, as verificações para faturas e reclamações relacionadas.

§  Verificar cheques emitidos quanto à precisão.

§  Auxiliar no arquivamento dos documentos do departamento.

§  Processar declarações de despesas e formulários de viagem do pessoal em tempo hábil.

§  Fazer o arquivamento geral e dar apoio administrativo ao departamento financeiro.

§  Auxiliar na manutenção de registos detalhados de estimativas orçamentárias, obrigações e saldos disponíveis, produzindo previsões de despesas; conciliar as contas das divisões com as contas centrais.

§  Outras funções atribuídas.

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

§  Certificado de Técnico Superior/Diploma Nacional Comum ou certificado equivalente em especialidade financeira ou campo relacionado, obtido de uma universidade reconhecida;

§  Six (6) anos de experiência progressiva responsável por finanças, orçamento, contabilidade, ou área correlata.

§  Competência profissional demonstrada para extrair, interpretar e analisar uma ampla variedade de dados contabilísticos e para resolver discrepâncias de dados e outros problemas.

§  Conhecimento de atividades de contabilidade baseadas em transações, tais como elaboração de orçamentos, salários, processamento de reclamações de fornecedores, reconciliação e relatórios financeiros relacionados com as responsabilidades atribuídas;

§  Capacidade de identificar e resolver discrepâncias de dados contabilísticos e problemas operacionais.

LIMITE DE IDADE

·        Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos      internos

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

• Capacidade de dar sugestões com base em observações próprias, que melhorarão a maneira como o trabalho é realizado e conduzirão com confiança sua implementação conforme solicitado.
• Experiência demonstrada em trabalhar efetivamente como membro (5) da equipa, orientando equipas e, ocasionalmente, liderando discussões e/ou substituindo outras funções de liderança, conforme necessário.
• Capacidade de apoiar a equipa, mantendo-se a par das iniciativas, eventos e necessidades da equipa, auxiliando os líderes da equipa conforme necessário.
• Capacidade de trabalhar sob pressão e ser confiável para produzir resultados.
• Capacidade de assumir responsabilidade pela própria carreira e desempenho e de se envolver regular e independentemente em atividades de auto-avaliação .
• Capacidade de desenvolver e manter as competências e os conhecimentos necessários para desempenhar efetivamente a função.
• Excelente ética no trabalho, positividade, motivação, flexibilidade e capacidade de resolver problemas para realizar tarefas associadas à posição.
•  Capacidade de tomar iniciativa para resolver problemas semirrotineiros e fazer recomendações para melhorar a qualidade/quantidade de serviços aos clientes;
• Desejo ardente de ajudar os outros numa variedade de circunstâncias relevantes para a própria área de trabalho e de se recorrer a uma pessoa apropriada para assistência adicional, conforme necessário.
• Capacidade de trabalhar em equipa para articular as necessidades dos clientes.
• Capacidade de gerir seu próprio tempo com eficiência e atender aos padrões e objetivos de serviço relacionados às responsabilidades atribuídas.
• Entender como ter acesso a recursos ou serviços internos para aumentar a consciencialização cultural e buscar ativamente melhorar as habilidades multiculturais ao interagir com pessoas de origens culturais e linguísticas diversas, especialmente, da África Ocidental.
• Capacidade de ouvir atentamente as ideias, solicitações e preocupações das pessoas e de entender, interiorizar e desenvolver competências de gestão da diversidade de acordo com as regras/políticas da CEDEAO.
• Capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e garantir a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho.
• Capacidade de reconhecer noções preconcebidas e visões estereotipadas de certos grupos e indivíduos e adotar com sucesso comportamentos de inclusão e culturalmente adequados.
• Compreensão básica do mandato das organizações da CEDEAO e suas funções, particularmente as da própria instituição/agência.
• Conhecimento dos procedimentos e práticas de rotina da CEDEAO no que se refere às responsabilidades atribuídas e ferramentas de trabalho.
• Capacidade de aplicar os padrões da CEDEAO para envio de E-mail e outras tarefas rotineiras e manter registos e informações referentes ao trabalho designado, de acordo com as regras e regulamentos.
• Capacidade de aplicar os procedimentos da CEDEAO relevantes às tarefas e demonstrar a compreensão dos sistemas, processos, regras e/ou padrões associados, o suficiente, para explicar sua necessidade e identificar erros e consequências.
• Competências numéricas com capacidade para recolher, comparar, classificar e resumir dados seguindo instruções claras e simples.
• Capacidade de inovar com procedimentos estabelecidos, com vistas a melhorar o desempenho e/ou resultados.
• Capacidade de detetar e corrigir erros e manter registos precisos de indicadores/informações simples.
• Capacidade de coletar e organizar informações e dados de maneira simples e compreensível.
• Capacidade de fornecer informações precisas e completas aos supervisores/colegas de trabalho/clientes, conforme solicitado, usando bom senso, tato e diplomacia.
•  Capacidade de usar computadores, com habilidades avançadas de processamento de texto, incluindo um conhecimento prático de folhas de cálculo, banco de dados, inter/intranet, email e redes sociais.
• Capacidade de entender instruções rotineiras e executá-las com pouca supervisão.
• Capacidade de produzir material escrito claro, conciso, lógico e gramaticalmente correto nas três línguas oficiais da CEDEAO e ter igual proficiência na linguagem verbal.
• Capacidade de abordar as questões com os outros de uma forma honesta, educada, atempada e direta.
• Proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC).
• Fluência oral e escrita em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). O conhecimento de um segundo idioma será uma vantagem adicional.
• Capacidade de organizar tarefas rotineiras de trabalho, de identificar soluções para abordar prioridades conflituantes ou incertezas na realização de tarefas novas ou em mudança.
• Capacidade de desenvolver metas de trabalho e identificar as etapas necessárias para atingir tais metas.
• Capacidade de entender e contribuir para os objetivos da equipa ou da unidade de trabalho, conforme orientação do supervisor.
• Capacidade de trabalhar dentro de práticas de escritório bem-estabelecidas e equilibrar várias tarefas dentro dos prazos estabelecidos.