Gestor de escritório
30 Abr, 2024TÍTULO DO CARGO | Gestor de escritório | |
CÓDIGO DO CARGO: | 20003743 | |
INSTITUIÇÃO | COMISSÃO DA CEDEAO | |
GRAU | G4 | |
AGÊNCIA | ||
SALÁRIO ANUAL | UC 26,554.40 USD 41,897.53 | |
STATUS | Permanente | |
DEPARTAMENTO | Gabinete do Presidente | |
DIRECÇÃO | Comunicação | |
DIVISÃO | Rádio Regional da CEDEAO | |
SUPERVISOR DE LINHA | Gerente da Rádio Regional da CEDEAO | |
SUPERVISÃO | ||
LOCAL DE AFECTAÇÃO | Liberia | |
As candidaturas devem ser submetidas para: b46officemanagermon@ecowas.int
SINTESE DE FUNÇÕES Sob a supervisão do Gerente da Rádio Regional da CEDEAO, quem ocupar este cargo deve desempenhar um papel vital no bom funcionamento do escritório. Desde a receção de visitas, atender chamadas, agendamento de encontros, organização da agenda do superior hierárquico, redação de correspondência e arquivo de documentos, as suas funções serão fundamentais para as atividades diárias do escritório. A este respeito, ele/ela deve ser bastante acessível e responder às exigências provenientes tanto das partes internas como externas.
FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES § Gestão do calendário do Supervisor: Gerir a agenda do Supervisor e marcar, organizar e gerir compromissos; receber e dar boas vindas às visitas; fazer chamadas telefónicas; verificar as chamadas recebidas para determinar o nível de prioridade e logo responder ou transferir para o supervisor. § Gestão Administrativa: Organizar reuniões; receber, redigir, digitar e fazer o acompanhamento de cartas administrativas; reservar salas de reunião; solicitar e fornecer material ao escritório. § Gestão de correspondência e documentos: Criar um sistema de registo de correspondência recebida e enviada; assegurar o arquivamento e classificação eletrónica de documentos utilizando o software ECM para fácil a recuperação dos mesmos, quando necessário; gerir documentos (recebidos e enviados, arquivamento de cartas); assegurar o seguimento de documentos submetidos para assinatura ou aprovação. § Competências informáticas: Conhecimento do Microsoft Office, ECM e outro software Ecolink quando for possível. Demonstrar capacidade no processamento de textos em inglês, francês e/ou português.
§ Desempenhar quaisquer outras funções atribuídas pelo supervisor de linha.
QUALIFICAÇÕES E EXPERIÊNCIA ACADÉMICA § Certificado Brevet de Technicien Superieur (BTS)/Diploma Nacional Comum (OND) ou equivalente em Estudos de Secretariado ou Administração ou num campo relacionado de uma instituição superior reconhecida. § 5 anos de experiência em serviços administrativos numa organização internacional. § Demonstrar proficiência avançada, adaptando-se rapidamente às novas tecnologias e adquirindo facilmente novas competências técnicas § Conhecimento de software informático relacionado e capacidade de utilizar os módulos do sistema ECM relevantes para arquivar e classificar os documentos para o correto armazenamento, recuperação e eliminação de documentos. § Demonstrar capacidades analíticas e uma compreensão dos processos empresariais para interpretar e antecipar eficazmente as necessidades do gabinete.
LIMITE DE IDADE § Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos
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