| Visão geral do posto:
O titular, que está sob a supervisão direta do diretor do escritório, é responsável pela gestão das funções administrativas do escritório, incluindo a manutenção de ficheiros em papel e eletrónicos, o fornecimento de notas e registos de reuniões e a gestão dos inventários de consumíveis de escritório.
Funções e responsabilidades
- Criar, manter e atualizar o sistema de arquivo para o Direcção.
- Tratar da correspondência/serviço de estafeta.
- Conhecimento de Software Office.
- Auxiliar no sistema de arquivo eletrónico e no arquivo eletrónico de documentos utilizando programas como o ECM, para facilitar a recuperação quando houver necessidade.
- Gerir documentos (envio e recepção, redação de cartas).
- Auxiliar no acompanhamento dos documentos enviados para assinatura ou aprovação.
- Recuperar as informações necessárias dos arquivos.
- Assegurar exactidão, clareza e precisão do documento final.
- Auxiliar na gestão do Gabinete.
- Auxiliar o responsável do serviço de reprografia.
- Gerir inventários de material de escritório.
- Atender chamadas telefónicas.
- Transmitir mensagens
- Receber convidados/visitantes.
- Responder a consultas.
- Desempenhar quaisquer outras funções atribuídas pelo superior hierárquico.
HABILITAÇÕES LITERÁRIAS E EXPERIÊNCIA
· Certificado escolar da África Ocidental ou certificado equivalente.
· 2 anos de experiência comprovada a trabalhar num escritório como estagiário, administrativo de nível básico ou recepcionista.
· experiência prática completando tarefas simples e o trabalho diário de escritório que exigem um mínimo de análise alguns conhecimentos dos procedimentos de administrativos.
· compreensão de processos e procedimentos relevantes para responsabilidades atribuídas.
· Capacidade de rapidamente assimilar e aplicar rotinas e tarefas padrão de escritório para completar tarefas atribuídas de acordo com as expetativa de desempenho.
LIMITE DE IDADE
Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos
COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO
- Está ciente do seu na equipa, fazendo todos os esforços para contribuir de uma forma significativa.
- Adapta-se rapidamente (ou seja, proactivo) a novas formas de fazer as coisas.
- Capacidade de seguir instruções simples e de completar consistentemente o trabalho em tempo útil.
- Capacidade de aprender com os outros, no trabalho e de forma independente, lendo instruções, directivase manuais de trabalho.
- Capacidade de interagir outros de uma forma franca, educada, oportuna e direta.
- Capacidade comprovada de comunicar informações gerais de uma forma precisa e amigável ao cliente.
- Capaz de lidar com clientes ou situações difíceis de forma eficaz, compreender as próprias limitações e quando pedir ajuda.
- Conhecimento da gestão da diversidade e do multiculturalismo da CEDEAO
- Capacidade de interagir com os outros de uma forma que seja adequada e que respeite as políticas/expetativas multiculturais e de diversidade.
- Capacidade de fazer perguntas de forma a esclarecer as expetativas multiculturais e de diversidade na execução diária das tarefas atribuídas e aprende com as experiências.
- Compreende claramente os objetivos e os objetivos das suas funções.
- Amplo conhecimento do mandato da organização.
- Capacidade de compreender, aplicar e explicar os procedimentos e instruções de trabalho da CEDEAO.
- Capacidade de respeitar os valores na execução de tarefas atribuídas que refletem as expetativas da CEDEAO, por exemplo, honestidade, confiança, integridade.
- Mantém arquivo de alta qualidade que são fáceis de entender pelos outros.
- Bom conhecimento de quem procurar na CEDEAO por informações importantes para a execução das funções atribuídas.
- Capacidade de escrever correctamente e tira conclusões razoáveis de instruções escritas.
- Domínio de uma das três línguas oficiais da CEDEAO (inglês, francês e português;
- good written communication skills to understand correspondence/emails and reply accordingly.
- Capacidade de usar a tecnologia conforme determinado pelas responsabilidades atribuídas e padrões internos.
- Aborda e desempenha todos os deveres de uma forma completa e organizada.
- Capacidade de identificar e compreender a urgência e a importância de diferentes tarefas.
- Conhecimento da necessidade de manutenção de registos de qualidade no planeamento e implementação de tarefas atribuídas.
- Capacidade de executar tarefas de acordo com instruções passo a passo.
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