UC 35,815.21/USD 56,509.24

Prazo para apresentação de candidaturas: 15 de maio de 2024

SÍNTESE DA FUNÇÃO

O Assistente ajuda os Responsáveis de Programas nas atividades quotidianas e eficientes de programas da Instituição, conforme solicitado pelos Responsáveis de Programas.

O titular do cargo realiza tarefas e presta assistência administrativa em todas as atividades associadas aos programas do Centro.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

• Redigir projetos de Termos de Referência, cartas de convite e relatórios de reuniões internas;
• Preparar documentos de trabalho para as reuniões internas e externas da Unidade de Programas;
• Estabelecer a ligação e dar seguimento à correspondência interna e externa relativa às atividades de programas;
• Ajudar a gerir e a organizar as atividades administrativas das reuniões relativas aos programas;

·       Ajudar nas necessidades de alojamento durante os seminários, conferências e fóruns;

• Manter uma base de dados dos participantes nas reuniões dos programas;
• Assegurar a manutenção adequada do sistema de arquivamento na Unidade de Programas;

·       Prestar assistência na preparação de relatórios periódicos sobre a situação da Unidade de Programas, redigir atas de reuniões, discursos, cartas e outros documentos pertinentes, conforme necessário na Unidade de Programas;

• Contribuir para a atualização das listas dos Pontos Focais nos países membros;

·       Estabelecer contactos com os Pontos Focais nos países membros para ações de seguimento da transmissão de correspondências;

• Acompanhamento e satisfação das necessidades materiais da Unidade de Programas;
• Prestar assistência no acompanhamento de todas as Convenções, Memorandos de Entendimento e Acordos em Programas entre a Instituição e terceiros;
• Criar uma base de dados de parceiros e outras partes interessadas que intervêm nas atividades dos programas;
• Participar na gestão do Centro de Documentação;

·     Realizar outras tarefas conexas que lhe possam ser atribuídas pelos Responsáveis de Programas;

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

• Possuir, no mínimo, o Brevet de Technicien (BT, Certificado de Técnico) / OND (Ordinary National Diploma), ou equivalente, num domínio relevante para a área de especialização ou de enfoque; é desejável ter recebido formações especializadas em gestão de programas/projetos.

• É exigido um mínimo de 5 anos de experiência progressivamente responsável em administração de programas ou projetos, cooperação técnica ou áreas relacionadas;

·     Conhecimento prático da gestão de programas na área de Género, incluindo proficiência em aplicações informáticas;

·     Capacidade de organizar informações/dados para facilitar o trabalho dos responsáveis de programas, incluindo conhecimento dos sistemas de arquivo ECM relevantes e dos procedimentos, orientações e processos relacionados com a correspondência para preparar e utilizar documentos e modelos administrativos;

·     Conhecimento e capacidade de identificar os recursos necessários para os programas/projetos e de realizar atividades especializadas específicas destinadas a assegurar o desempenho eficaz e eficiente da equipa de programas;

·     Conhecimento das políticas, processos e procedimentos internos em geral e, em particular, os relativos à administração, execução e avaliação de programas/projetos, cooperação técnica, programação e orçamentação;

·     Conhecimento comprovado dos métodos de gestão de projetos (incluindo gestão orçamental, elaboração de relatórios, monitorização e avaliação).

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos      internos

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

·     Capacidade de assumir uma presença credível ao explicar regras, normas e expetativas (por exemplo, prazos) para garantir o cumprimento e as expetativas de trabalho.

·     Capacidade para se motivar a si próprio e/ou a outros para participar em debates que resultem em recomendações para melhorar processos, modelos ou outras ferramentas de trabalho.

·     Capacidade para adotar abordagens positivas ao trabalho em equipa, participar ativamente nos debates e na realização dos objetivos da equipa.

·     Capacidade para assumir a responsabilidade pela sua própria carreira e desempenho, com a orientação ocasional do supervisor/mentor.

·     Capacidade de se capacitar a si próprio e aos outros através da partilha de conhecimentos, ferramentas, competências e experiência com outros para se manter proficiente e bem informado na execução das funções atribuídas.

·     Capacidade de relacionamento interpessoal, de escuta e de execução de múltiplas tarefas, com uma boa compreensão das responsabilidades de serviço ao cliente e do papel de representação dos valores da CEDEAO em todas as interações.

·     Capacidade de tomar a iniciativa de resolver problemas de rotina associados às tarefas atribuídas, usando de bom senso e envolvendo colegas ou superiores, conforme necessário.

·     Capacidade de trabalhar em equipa para resolver problemas e melhorar os serviços.

·     Capacidade para gerir o seu tempo de forma eficaz e organizar a sua área de trabalho de modo a satisfazer as expetativas de desempenho relacionadas com os serviços prestados aos clientes.

·     Capacidade de encaminhar as pessoas para a fonte adequada para obter mais informações e de pedir ajuda quando sobrecarregado com as exigências dos clientes.

·     Capacidade de aplicar abordagens culturalmente relevantes e adequadas a pessoas de origens culturais diversas.

·     Boas capacidades de gestão da diversidade para interagir com as pessoas de uma forma culturalmente adequada e em conformidade com as regras e políticas da CEDEAO.

·     Capacidade de reconhecer noções preconcebidas e visões estereotipadas de certos grupos e indivíduos e de adotar com êxito comportamentos inclusivos e culturalmente adequados.

·     Capacidade e responsabilidade para incorporar as perspetivas de género e assegurar a participação equitativa de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho.

·     Conhecimento da gestão da diversidade no que se refere às expetativas de trabalho diário e às tarefas atribuídas.

·     Conhecimento do mandato da CEDEAO e dos objetivos operacionais relevantes para as responsabilidades atribuídas.

·     Capacidade de se manter atualizado sobre as atividades, os horários e os objetivos do departamento pertinentes para a sua própria equipa de trabalho e área funcional.

·     Conhecimento dos procedimentos da CEDEAO relevantes para as tarefas atribuídas e capacidade para aplicar um bom julgamento na sua aplicação.

·     Demonstrar um forte interesse e empenho nos valores e atividades da CEDEAO no exercício diário das suas funções.

·     Excelente capacidade para manter, processar e fornecer informações exatas no âmbito das tarefas atribuídas.

·     Capacidade de organizar ficheiros e informações para facilitar a recuperação e a manutenção de registos.

·     Capacidade para detetar erros, agir prontamente para os corrigir e aprender com as experiências.

·     Conhecimento e capacidade para desafiar e questionar os pressupostos fundamentais relativos às formas aceites de fazer as coisas, num espírito de melhoria.

·     Capacidade de utilizar as tecnologias atuais para comunicar eficazmente, por exemplo, programas informáticos de escritório, incluindo folhas de cálculo, tratamento de texto e software de apresentação gráfica; capacidade de escrever e formatar apresentações, relatórios, manuais, boletins informativos, conteúdos de Website e proficiência em tecnologias da informação e da comunicação (TIC).

·     Competências bem desenvolvidas de partilha de informações utilizando a tecnologia e de acordo com processos e práticas estabelecidos.

·     Competências avançadas de assertividade verbal e de comunicação, com capacidade demonstrada para reconhecer e compreender a validade dos pontos de vista dos outros e para responder de forma construtiva.

·     Facilidade de expressão oral e escrita numa das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês e português). O conhecimento de uma outra língua será uma vantagem adicional.

·     Capacidade de afetar tempo a tarefas específicas de forma a cumprir os prazos e as expetativas de qualidade/quantidade.

·     Boas capacidades de organização, com uma excelente capacidade para dividir o trabalho em partes mais pequenas e concentrar-se primeiro nos passos mais importantes.

·     Capacidade de contribuir para a manutenção dos padrões de desempenho organizacional através da implementação de novos processos, práticas e planos adoptados pelo Departamento e relevantes para as tarefas atribuídas.

·     Capacidade de acompanhar os progressos e de considerar novos objetivos no contexto das responsabilidades atribuídas.

·     Capacidade de cumprir os compromissos assumidos com os outros.