·       Técnico  RH/Administrativo

·       Juristas

·       Webmaster de TI

Prazo para apresentação de candidaturas: 15 de maio de 2024

Visão geral do posto:

Sob a supervisão do Diretor, EYSDC, o titular será responsável pelo planeamento, co-coordenação e implementação e prestação de serviços de apoio Administrativo , Recursos Humanos e Finanças para as agências e escritórios da CEDEAO com sede em Ouagadougou, Burquina Faso.

Funções e responsabilidades

·       Assegurar o planeamento, a coordenação e o controlo das atividades dos Serviços conjuntos.

·       Ser responsável pela organização e disciplina do pessoal, incluindo a folha de presença, a lista de férias, a prescrição de tarefas, o recrutamento de pessoal auxiliar (entrevista e redação de contrato, controlo de transporte e sistema de arquivo).

·       Ser responsável pela organização dos serviços postais e correspondência da organização.

·       Ajudar na preparação do orçamento das agências e escritórios da CEDEAO sob sua responsabilidade.

·       Assegurar um bom funcionamento das funções administrativas em curso, incluindo o ambiente de trabalho, o espaço, o equipamento e o sistema de recuperação de informação.

·       Ajudar a identificar as necessidades operacionais e desenvolver e apoiar a implementação do Plano Anual de aquisições das agências e escritórios.

·       Fornecer informações sobre o orçamento/programa de trabalho das agências e escritórios apoiados e monitorizar o orçamento e o programa de trabalho dos Serviços conjuntos.

·       Acompanhamento de pagamentos a fornecedores e a provedores de serviço individuais para serviços prestados.

·       Coordenar o envio/cargas, as autorizações aduaneiras e a preparação de toda a documentação relacionada.

·       Supervisionar outros funcionários de Administração, Finanças e Recursos Humanos.

·       Fornecer informações aos funcionários sobre procedimentos, processos e práticas administrativas das instituições.

·       Assegurar a implementação de todas as iniciativas que permitam uma gestão racional dos materiais, dos recursos humanos (logística e procedimentos);

·       Assegurar a preparação de relatórios objetivos, precisos e coerentes em conformidade com as regras e regulamentos da CEDEAO.

·       Assegurar a comunicação eficiente das ações implementadas e dos resultados aos Chefes das agências e escritórios abrangidos e à Direcção de Administração e Finanças da Comissão da CEDEAO.

·       Assegurar a visibilidade interna e externa das ações e resultados das agências e escritórios apoiados.

·       Assegurar a coerência das ações e atividades implementadas com objetivos específicos das agências e escritórios apoiados e dos objetivos gerais da instituição.

·       Definir as principais orientações dos controlos e indicadores a implementar, bem como o enquadramento para a apresentação de relatórios à Administração Geral.

·       Assistir  os Diretores de Administração e Finanças em questões relativas à adequação do pessoal para contratação, bem-estar e disciplina e outros tipos de questão de pessoal, gestão das relações com o pessoal, tendências e desenvolvimentos nas áreas de recursos materiais, financeiros e humanos.

·       Executar outras tarefas que possam ser atribuídas pela chefia.

HABILITAÇÕES LITERÁRIAS E EXPERIÊNCIA E EXPERIÊNCIA

·       Mestrado ou equivalente em Gestão, Finanças, Economia, Finanças, Administração, ou numa área afins de uma Universidade reconhecida.

·       10 anos de experiência profissional na gestão de operações financeiras e orçamentais, administração geral e aquisições, numa organização internacional ou multinacional, incluindo 5 anos a nível de chefia.

·       Conhecimento dos regulamentos e procedimentos financeiros da CEDEAO e da capacidade de os aplicar.

·       Capacidade comprovada para prestar aconselhamento técnico numa ampla gama de áreas administrativas, financeiras e contabilísticas.

·       Conhecimento demonstrado no desenvolvimento de redes para apoiar dados financeiros.

·       Competência demonstrada na orientação e prestação do serviço.

·       A experiência e a habilidade comprovadas no uso de ferramentas modernas de finanças/contabilidade (IPSAS, SAP, ATLAS) seriam uma vantagem.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos      internos   

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

·       Capacidade de liderar programas e projetos atribuídos, disponibilizado os conhecimentos de gestão e de operações necessários para o cumprimento do mandato da organização (por exemplo, estabelecer redes e referências).

·       Capacidade de liderar através do exemplo e organizar o trabalho em equipa para encorajar a cooperação para alcançar resultados específicos, promover e criar ímpeto para a mudança e promover o envolvimento dos colaboradores; desenvolver e implementar controlos internos para o Programa-piloto para gerir potenciais obstáculos à implementação.

·       Excelentes competências de autogestão, ética e integridade comprovadas e demonstrar compromisso para com os  controlos internos das normas, delegações de poderes e transparência.

·       Capacidade de reunir competências/aptidões adicionais, avaliar contribuições individuais e reconhecer/abordar ganhos e deficiências de uma forma que traga sucesso contínuo à organização.

·       Conhecimento de gestão de programas a este nível, conhecimentos adquiridos a partir de uma certificação em gestão de programas (por exemplo, Gestão de Programas Bem-sucedidos (MSP) ou Gestão de Programas Profissionais PgMP).

·     Capacidade de pesquisar referências e tendências para trazer as melhores recomendações para o desenvolvimento e melhoria de programas/projetos que melhor sirvam a comunidade/organização.

·     Redes bem desenvolvidas e capacidade interpessoal para buscar feedback, informações e dados de uma rede de profissionais de vários países/setores/organizações e para identificar e priorizar os requisitos mais críticos da comunidade.

·     Capacidade de gerir e coordenar iniciativas de gestão de clientes (por exemplo, ciclos de feedback, inquéritos, estudos, avaliações de necessidades) e fazer recomendações.

·     Capacidade de desenvolver e implementar as melhores práticas para os clientes (por exemplo, painéis de instrumentos, gestão de incentivos, mecanismos de feedback).

·     Capacidade de desenvolver e implementar planos de gestão de partes interessadas, programas e iniciativas para obter o acesso a novas iniciativas, para compreender melhor as opiniões discordantes, para obter recursos e aumentar as percepções de sucesso.

• Diplomacia, tato e respeito de outras pessoas de diferentes origens, atenção à visões culturais diversas, especialmente na África Ocidental, com a capacidade de converter diversidade em oportunidades para melhorar os resultados operacionais/programáticos.
• Capacidade de criar um ambiente interativo diversificado e inclusivo que beneficia de pontos fortes diversos que reúnem práticas inovadoras.
• Capacidade de permanecer objetivo nas avaliações e na gestão de conflitos, independentemente das posições de diferenças culturais, questões de género ou opiniões, e encoraja os funcionários a ultrapassar barreiras culturais e de género e diferenças de em termos de origem.
• Capacidade de servir o interesse de uma multinacional culturalmente diversa equipas/organizações/comunidades e alguns grupos de portadores de deficiência sem preconceito, de forma imparcial ou preferência para com um grupo específico.

• Uma sólida compreensão da estrutura organizacional da CEDEAO, dinâmicas associadas e expetativas necessárias para colaborar, participar, contribuir e liderar eficazmente.
• Conhecimento comprovado do mandato da comunidade, do plano/prioridades estratégicas, bem como do estado/tendências económica, política e social dos Estados-Membros, especialmente no que diz respeito às suas funções.
• Conhecimento das melhores práticas da CEDEAO, abordagens de gestão de programas e técnicas de investigação para liderar e/ou contribuir para o desenvolvimento ou avaliação de programas, projetos ou iniciativas.
• Grande conhecimento das regras e procedimentos da CEDEAO para interpretar e aplicar adequadamente o texto das diretiva, fornecer aconselhamento técnico, formar terceiros  e avaliar o desempenho.

• Capacidade de analisar uma situação através de indicadores (por exemplo, desempenho, técnicas) para avaliar os custos, benefícios, riscos e oportunidades de sucesso, na tomada de decisões.
• Capacidade de reunir informações de diferentes fontes para identificar a causa de problemas, consequências das alternativas, possíveis obstáculos e formas de evitar o problemas futuros.
• Capacidade de dividir situações/informações muito complexas em termos simples (usando gráficos, diagramas,exposição escrita eficaz) para explicar recomendações e conclusões visando a resolução de problemas problemas ou melhorar operações/programas/projetos.
• Capacidade de desenvolver novos conhecimentos sobre situações, aplicar soluções inovadoras a problemas e de conceber novos métodos de abordar questões/desconexões onde métodos e procedimentos estabelecidos sejam inexequíveis, indisponíveis ou ineficazes.

• Domínio oral e escrito do francês e inglês.
• Capacidade de comunicar com o impactos, de forma clara e concisa, de forma sucinta e organizada, transmitindo credibilidade e confiança ao fazer apresentações, definir expetativas e explicar questões complexas.
• Capacidade de ouvir atentamente e interpretar corretamente mensagens de terceiros e responder adequadamente.
• Capacidade de escrita (por exemplo, propostas, termos de referência, avaliações de programas, planos, processos de negócios) com edição bem desenvolvida.
• Capacidade de dar feedback honesto, reconhecer ganhos, resolver deficiências e motivar comunicação directa para trabalhar no máximo da capacidade.
• Domínio de uma das três línguas oficiais da CEDEAO (inglês, francês e português)

• Grande capacidade de gestão organizacional e de projeto/programa com experiência significativa identificando prazos, metas, custos e recursos necessários para fornecer resultados operacionais/de programa/projeto.
• Capacidade de definir objetivos e metas eficazes para si próprio, para os terceiros, e para o departamento, e ajustar prioridades de trabalho ou projeto em resposta a mudanças de circunstâncias.
• Capacidade de identificar lacunas que afetam a realização das expetativas do programa/projeto e de conceber e implementar planos de intervenção necessários para construir a capacidade desejada (por exemplo, formação, realinhamento estrutural, parcerias, reafectação de recursos.
• Capacidade de implementar um acompanhamento rigoroso e práticas de avaliação e de estabelecer horários de relatórios regulares relevantes para os principais resultados (por exemplo, indicadores de gestão, marcos do projeto, resultados do programa, metas de processamento).
• Capacidade de planear, organizar e controlar recursos, procedimentos e protocolos para atingir objetivos específicos.