UC 9,060.47/USD 14,295.60

UC 14,161.66/USD 22,347.43

Visão geral do posto:

Sob a orientação e supervisão direta do Diretor da UPDP, o Auxiliar de Escritório assiste o secretariado na distribuição de documentos, produção de documentos, arquivo e organização de reuniões.

Funções e responsabilidades

• Criar, manter e atualizar o sistema de arquivo para o departamento.
• Tratar da correspondência/serviço de estafeta.
• Recuperar as informações necessárias dos arquivos.
• Assegurar exactidão, clareza e precisão do documento final.
• Auxiliar na gestão do Gabinete.
• Auxiliar o responsável do serviço de reprografia.
• Gerir inventários de material de escritório.
• Atender chamadas telefónicas
• Transmitir  mensagens
• Receber convidados/visitantes
• Responder a perguntas
• Desempenhar quaisquer outras funções atribuídas pelo superior hierárquico.

HABILITAÇÕES LITERÁRIAS E EXPERIÊNCIA E EXPERIÊNCIA

·       Possuir pelo menos o Certificado de conclusão do Ensino Secundário ou equivalente.

• 2 anos de experiência comprovada a trabalhar num escritório como estagiário, administrativo de nível básico ou recepcionista.
• experiência prática completando tarefas simples e o trabalho diário de escritório que exigem um mínimo de análise alguns conhecimentos dos procedimentos de administrativos.
• compreensão de processos e procedimentos relevantes para responsabilidades atribuídas.
• Capacidade de rapidamente assimilar e aplicar rotinas e tarefas padrão de escritório para completar tarefas atribuídas de acordo com as expetativa de desempenho.

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos      internos                                                                                                       

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA CEDEAO

• Está ciente do seu  na equipa, fazendo todos os esforços para contribuir de uma forma significativa.
• Adapta-se rapidamente (ou seja, proactivo) a novas formas de fazer as coisas.
• Capacidade de seguir instruções simples e de completar consistentemente o trabalho em tempo útil.
• Capacidade de aprender com os outros, no trabalho e de forma independente, lendo instruções, directivas e manuais de trabalho.
• Capacidade de interagir  outros de uma forma franca, educada, oportuna e direta.
• Capacidade comprovada de comunicar informações gerais de uma forma precisa e amigável ao cliente.

·       Capaz de lidar com clientes ou situações difíceis de forma eficaz, compreender as próprias limitações e quando pedir ajuda.

·       Conhecimento da gestão da diversidade  e do multiculturalismo da CEDEAO

·       Capacidade de interagir com os outros de uma forma que seja adequada e que respeite as políticas/expetativas multiculturais e de diversidade.

·       Capacidade de fazer perguntas de forma a esclarecer as expetativas multiculturais e de diversidade na execução diária das tarefas atribuídas e aprende com as experiências.

• Compreende claramente os objetivos e os objetivos das suas funções.
• Amplo conhecimento do mandato da organização.
• Capacidade de compreender, aplicar e explicar os procedimentos e instruções de trabalho da CEDEAO.
• Capacidade de respeitar os valores na execução de tarefas atribuídas que refletem as expetativas da CEDEAO, por exemplo, honestidade, confiança, integridade.
• Mantém arquivo de alta qualidade que são fáceis de entender pelos outros.
• Bom conhecimento de quem procurar na CEDEAO por informações importantes para a execução das funções atribuídas.

·       Capacidade de escrever correctamente  e tira conclusões razoáveis de instruções escritas.

• Domínio de uma das três línguas oficiais da CEDEAO (inglês, francês e português;
• boas competências de comunicação escrita para entender correspondência/e-mails e responder em conformidade.
• Capacidade de usar a tecnologia conforme determinado pelas responsabilidades atribuídas e padrões internos.

·       Aborda e desempenha todos os deveres de uma forma completa e organizada.

·       Capacidade de identificar e compreender a urgência e a importância de diferentes tarefas.

·       Conhecimento da necessidade de manutenção de registos de qualidade no planeamento e implementação de tarefas atribuídas.

·       Capacidade de executar tarefas de acordo com instruções passo a passo.