SÍNTESE DA FUNÇÃO

Sob a supervisão do Oficial Principal Protocolo, o incumbente prestará serviços de apoio ao protocolo no dia a dia tais com emissão de vistos, autorizações de residência, resolução de desafios e assegurar a prestação harmoniosa dos serviços, prestando simultaneamente o apoio necessário ao Oficial Principal de Protocolo.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

·          Facilitar a ligação entre a Comissão e as contrapartes do governo anfitrião, bem como a comunidade diplomática.

·          realizar atividades de protocolo da Divisão de Protocolo na Comissão e fornecer serviços e aconselhamento de protocolo à Comissão, seu pessoal e convidados;

·          prestar serviços consulares e de passaporte ao Pessoal da Comissão, incluindo respostas às perguntas dos clientes com pedidos de informação e formulários;

·          processar solicitações de passaporte e realizar entrevistas pessoais;

·          realizar controlos de segurança e seguir procedimentos para operações centralizadas de passaporte;

·          manter bases de dados de passaportes para o Pessoal da Comissão;

·          atualizar cronograma de taxas e instruções impressas, conforme necessário;

·          manter níveis de estoque de todos os materiais relacionados a passaporte, incluindo formulários de inscrição, documentos de viagem e laminados;

·          gerir casos consulares, atualizar e manter registos de casos consulares, incluindo assistência social, paradeiro, repatriação, recusa e negação de visto;

·          comunicar e coordenar com hospitais, polícia, advogados, serviços sociais, companhias aéreas, autoridades governamentais e não governamentais e outros contactos, conforme necessário;

·          executar atos notariais usando as diretrizes da CEDEAO;

·          organizar e executar a acreditação dos diplomatas e chefes de missão, bem como das organizações multilaterais que se associam à comissão;

·          coordenar e prestar serviços de protocolo durante as reuniões técnicas e estatutárias da CEDEAO e eventos importantes organizados pela Comissão ou realizados sob seus auspícios;

·          executar quaisquer outras tarefas que possam ser atribuídas.

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

·       Licenciatura em Ciências Sociais, obtida de uma Universidade reconhecida;

·       5 anos de experiência progressiva como responsável por protocolos, viagens, turismo, hospitalidade ou qualquer área relacionada;

·       conhecimento das normas, regras e costumes aceites dos protocolos diplomáticos internacionais, incluindo as práticas desenvolvidas no âmbito do sistema da CEDEAO ou de organizações internacionais congéneres;

·       conhecimento dos serviços diplomáticos e de viagens em uma organização governamental ou internacional, incluindo experiência no desenvolvimento de relações de trabalho construtivas com os governos anfitriões;

·       experiência comprovada na organização de conferências/eventos internacionais;

·       conhecimento das normas, regras e costumes aceites da logística internacional de viagens, incluindo as práticas desenvolvidas no âmbito de organizações internacionais;

·       conhecimento do sector aéreo, planeamento de viagens em uma organização governamental ou internacional, incluindo experiência em desenvolvimento de relações de trabalho construtivas.

LIMITE DE IDADE Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

·       Capacidade de persuadir/influenciar os outros a considerar um certo ponto de vista, adotar uma nova ideia ou implementar novos métodos e práticas;

·       capacidade de liderar uma equipa de estagiários/funcionários juniores e incutir um espírito de trabalho em equipa para envolver os funcionários e alcançar um conjunto bem-definido de atividades;

·       capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada;

·       capacidade de resolver desafios que ocorrem, com orientação mínima, e/ou recomendar e explicar soluções ou alternativas para aprovação;

·       capacidade de utilizar o Código de Ética para gerir a si próprio, outras pessoas, informações e recursos;

·       capacidade de orientar os outros e criar trocas de feedback com supervisores, colegas e subordinados para construir fortes relações de trabalho e melhorar o desempenho;

·       contribuir para manter os objetivos e padrões de desempenho da unidade organizacional.

·       competências interpessoais com capacidade de manter um cliente informado sobre o progresso ou contratempos em projetos, que são relevantes para o cronograma, qualidade e quantidade;

capacidade de interagir de forma pró-ativa com os clientes e construir fortes relações de confiança com base no respeito mútuo e discussões regulares;

·       capacidade de estabelecer e manter a credibilidade profissional com os clientes/interessados de forma a antecipar as suas necessidades, mitigar os problemas e equilibrar cuidadosamente as obrigações profissionais com a necessidade de ser sensível e recetivo às suas necessidades;

·       capacidade de assessorar, aconselhar, consultar e orientar outras pessoas em assuntos relativos às responsabilidades atribuídas ao serviço ao cliente e aos padrões estabelecidos de serviço ao cliente;

·       demonstrar respeito pelas diferenças culturais, justiça e capacidade de se relacionar bem com pessoas de diferentes origens, nacionalidade, sexo, etnia, raça e religião;

·       compreensão de diversas visões culturais, especialmente as da África Ocidental, com sensibilidade às diferenças de grupo; capacidade de desafiar preconceitos e praticar tolerância e empatia;

·       capacidade de ouvir atentamente, considerar as preocupações das pessoas e aplicar bom senso, tato e diplomacia;

·       capacidade de trabalhar em um ambiente interativo diversificado e inclusivo que se beneficia de diversos pontos fortes;

·          capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e garantir a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho;

·       Capacidade de incentivar, capacitar e defender as pessoas de maneira transparente e imparcial.

·       conhecimento das instituições, setores, programas e políticas da CEDEAO;

·       conhecimento dos requisitos operacionais internos da CEDEAO para programas, projetos, serviços e sistemas necessários a fim de cumprir as tarefas de trabalho e cumprir as metas de desempenho;

·       conhecimento das regras e procedimentos das responsabilidades atribuídas associadas à CEDEAO e capacidade de explicá-las claramente a outras pessoas;

·       conhecimento da cultura, estruturas, questões e prioridades de desempenho da CEDEAO que afetam as responsabilidades atribuídas;

·       Conhecimento das tendências, indicadores, desafios e oportunidades de desenvolvimento dos Estados-membros, no que se refere ao projeto/programa atribuído à sua própria posição.

·          capacidade de estudar dados/informações de uma variedade de fontes, identificar anomalias, tendências e problemas, apresentar descobertas e fazer recomendações;

·          capacidade de decompor problemas ou processos em partes fundamentais para identificar e resolver lacunas nas metas de serviço, garantia de qualidade, conformidade e desempenho;

·          conhecimento e capacidade de aplicar técnicas para gerar ideias criativas e novas abordagens para alcançar objetivos;

·          capacidade de usar evidências e pesquisas para informar políticas e programas e identificar fontes de informação relevantes e apropriadas, incluindo partes interessadas, instituições regionais e/ou comités internos.

·          demonstrar proficiência em computação operacional, usando as ferramentas apropriadas;

·          capacidade de fazer bom uso de gráficos e tabelas para apresentar efetivamente dados numéricos, para elaborar relatórios/propostas técnicas semicomplexas e editar/verificar modelos, cartas etc.

·          capacidade de veicular informações de forma clara, concisa, sucinta e organizada, tanto por escrito como por meios verbais;

·          demonstrar competências interpessoais, fazer apresentações, expressar opiniões e debater ideias com outras pessoas, de maneira construtiva;

·          proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);

·          fluência oral e escrita em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). o conhecimento de um segundo idioma será uma vantagem adicional.

·          capacidade de desenvolver, implementar um plano de ação individual para alcançar objetivos de trabalho específicos;

·           identificar, organizar e monitorizar as tarefas durante todo o processo para facilitar a execução;

·          capacidade de contribuir e/ou liderar projetos, de acordo com os padrões e técnicas de gestão de projetos aceites, de coordenar contribuições de outras pessoas para definir e cumprir prazos;

·          capacidade de organizar o trabalho, definir prioridades e trabalhar dentro dos prazos, dando atenção aos detalhes, partes interessadas, indicadores e riscos;

·          capacidade de identificar, coletar e avaliar indicadores para monitorizar o desempenho e tomar medidas corretivas pró-ativas, conforme necessário.