·         Oficial de Gestão de Dados de Funcionários & Relatórios

·         Oficial Administrativo de Pensão & Seguros de Funcionários

SÍNTESE DA FUNÇÃO:

Sob a supervisão do Diretor de Recursos Humanos, o incumbente supervisionará a Política Salarial, Administração de Pensões, Gestão de Seguros e Gestão/Arquivo de Dados de Pessoal. O titular do cargo será responsável por monitorizar todas as tarefas necessárias para alcançar os objetivos de processamento da folha de pagamento da organização, incluindo relações com auditores internos/externos e todas as partes interessadas relevantes. O titular do cargo administrará o processo de cálculo das folhas de pagamento e executará tarefas relacionadas com a contabilidade.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

• Supervisionar a gestão de dados de recursos humanos, arquivo/folha de pagamento, gestão de pensões e seguro do pessoal;
• supervisionar a gestão de presença dos funcionários;
• pesquisar a indústria e/ou comunidade para determinar a posição competitiva da organização em termos de benefícios aos empregados;
• estudar os sistemas de folhas de pagamento para alcançar o alinhamento com os benefícios de RH e outros relacionados e para assegurar um apoio contabilístico eficaz em linha com as melhores práticas;
• viabilizar a gestão e a compreensão dos funcionários sobre os procedimentos da folha de pagamento;
• supervisionar a preparação dos salários do pessoal e outros emolumentos mensalmente;
• realizar várias análises e reconciliações de variações;
• analisar e aprovar, para processamento, despesas como reembolsos de despesas de educação e outras despesas relacionadas com o pessoal;
• supervisionar a preparação dos descontos salariais, tais como deduções de segurança social e outras deduções da folha de pagamento, e assegurar o pagamento imediato de tais descontos;
• implementar procedimentos de controlo orçamentário e garantir que as despesas aprovadas para pagamentos tenham sido previstas no orçamento corrente;
• supervisionar a manutenção de todos os registos da folha de pagamento e garantir que eles estejam atualizados;
• rever o salário anualmente em termos de aumentos anuais;
• atualizar os dados relativos às pensões, prestações e subsídios no sistema ECOLink;
• viabilizar o bom funcionamento dos regimes de pensões;

·         garantir a conformidade da organização com as disposições da Lei de Segurança de Renda de Aposentadoria de Empregados;

·         supervisionar o desenvolvimento da informação sobre benefícios e dados estatísticos e censitários para atuários, seguradoras e administradores;

• supervisionar o Seguro de Pessoal, tais como Seguro de Vida Coletivo e Seguro de Acidentes Coletivo;
• supervisionar a gestão de dados e arquivo do pessoal, tanto em formato eletrónico quanto fisicamente;
• auditar e supervisionar a gestão de registos de funcionários;
• preparar relatórios (folha de pagamento bruta, horas trabalhadas, acréscimo de férias, deduções de pensão, deduções de benefícios etc.) para a administração, trimestralmente, ao final do ano e sempre que necessário;
• analisar e supervisionar a preparação e entrada de dados da folha de pagamento; normalmente, usa o sistema ECOLink/HCM para produzir folha de pagamento precisa e em tempo hábil; garantir a conformidade com todos os regulamentos aplicáveis;
• executar quaisquer outras tarefas que possam ser atribuídas pelo Diretor de Recursos Humanos.

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

·      Mestrado (ou equivalente) em Recursos Humanos, Finanças, Ciências Sociais ou Humanidades, obtido de uma universidade reconhecida.

·      10 anos de experiência profissional em Gestão de Recursos Humanos, incluindo 5 anos a nível de supervisão;

•   amplo conhecimento da gestão de recursos humanos com profundo conhecimento das práticas, procedimentos e processos em várias das seguintes subfunções: recrutamento e promoção, formação e desenvolvimento executivo, compensação e benefícios, relações laborais e negociação, sistemas de informação de RH, análise, relatórios, monitorização, planeamento estratégico e da força de trabalho, gestão de talentos, administração de salários e planeamento financeiro, pensões e gestão dos cargos da organização;

•  demonstrar conhecimento prático de leis, regras, regulamentos e princípios trabalhistas relevantes, com profundo entendimento de oportunidades e desafios exclusivos da administração do setor público e de organizações internacionais;

•   conhecimento de gestão de mudanças e desenvolvimento organizacional, preferencialmente em organizações do setor público e/ou internacionais diversificadas e geograficamente dispersas;

•     capacidade de liderar iniciativas de desenvolvimento de políticas e programas, realizar consultas, apresentar opções e pesquisar impactos/riscos.

LIMITE DE IDADE Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

•     Capacidade de liderar programas e projetos que lhe são atribuídos, garantindo a perícia necessária em termos de gestão e operação exigida para o cumprimento do mandato da organização;

•     capacidade de liderar pelo exemplo e organizar o trabalho em equipa para incentivar a cooperação a fim de alcançar resultados orientados, defender e criar um impulso para mudança e para promover o envolvimento dos funcionários;

•     capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada;

•     excelentes competências de autogestão, demonstrando ética e integridade, confidencialidade e respeito pelos controlos internos de regras, delegações e transparência;

•     capacidade de reunir competências/conhecimentos complementares, avaliar contribuições individuais e reconhecer/abordar realizações e deficiências de uma maneira que traga sucesso contínuo à organização;

•     conhecimento de gestão de programas em um nível normalmente adquirido com uma certificação em gestão de programas.

•     Capacidade de pesquisar pontos de referência e tendências para trazer as melhores recomendações para o desenvolvimento e melhoria de programas/projetos que melhor sirvam a comunidade/organização;

•     competências interpessoais e de trabalhar em rede bem desenvolvidas para buscar feedback, informações e dados de uma rede de profissionais de vários países/setores/organizações e para identificar e priorizar os requisitos mais essenciais da comunidade;

•     capacidade de gerir e coordenar iniciativas de gestão de clientes e fazer recomendações;

•     capacidade de desenvolver e implementar as melhores práticas de serviços ao cliente;

•     capacidade de desenvolver e implementar planos, programas e iniciativas de gestão das partes interessadas para obter adesão a novas iniciativas, a fim de melhor compreender os pontos de vista divergentes, obter recursos e aumentar a perceção de sucesso.

•     Capacidade de demonstrar diplomacia, tato e respeito a pessoas de diferentes origens, entendendo diversas visões culturais, especialmente as da África Ocidental, com a capacidade de converter a diversidade em oportunidades para melhorar os resultados de programa/operacionais;

•   capacidade de criar um ambiente interativo diversificado e inclusivo que se beneficie de diversos pontos fortes, reunindo práticas inovadoras;

•   capacidade de manter a objetividade na gestão de conflitos, independentemente de diferenças/posições culturais, diferenças de género, e encorajar outros funcionários a superar preconceitos e diferenças culturais e de género.

•     capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e garantir a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho;

capacidade de servir o interesse de equipas/organizações/comunidades multinacionais culturalmente diversas e pessoas portadoras de deficiência, sem preconceitos.

•     Compreensão da estrutura organizacional, dinâmicas e expetativas associadas da CEDEAO que lhe são exigidas para colaborar, participar, contribuir e liderar de forma eficaz;

•     conhecimento do mandato, plano estratégico/prioridades da CEDEAO, bem como da situação económica, política e social e tendências nos Estados-membros, no que se refere ao escopo do cargo incumbido;

•     conhecimento das melhores práticas da CEDEAO, abordagens de gestão de programas e técnicas de pesquisa para liderar e/ou contribuir para o desenvolvimento ou avaliação de programas, projetos ou iniciativas;

•     conhecimento das normas e procedimentos da CEDEAO, de forma a interpretar e aplicar adequadamente o texto das diretivas, proporcionar aconselhamento técnico, orientar os outros e avaliar o desempenho.

·         Capacidade de analisar uma situação, usando indicadores para avaliar os custos, benefícios, riscos e chances de sucesso na tomada de decisões;

•     capacidade de reunir informações de diferentes fontes para identificar a causa dos problemas, consequências de causas de ação alternativas, possíveis obstáculos e formas de evitar o problema no futuro;

•     capacidade de decompor situações/informações muito complexas em termos simples para explicar recomendações e conclusões destinadas a resolver problemas ou melhorar operações/programas/projetos;

•     capacidade de desenvolver novos insights sobre situações, aplicar soluções inovadoras para problemas e projetar novos métodos de abordar questões ou situações desconexas quando os métodos e procedimentos estabelecidos não forem aplicáveis ou não forem mais eficazes.

•     Capacidade de comunicar com impacto, de forma clara, concisa, sucinta e organizada, transmitindo credibilidade & confiança ao fazer apresentações, definir expectativas e explicar questões complexas;

•   Capacidade de ouvir com atenção e interpretar corretamente as mensagens dos outros e responder adequadamente;

•   competências técnicas de redação e edição;

·       Demonstrar competências de escuta ativa para encorajar uma comunicação mais forte entre os membros da equipa, e para impulsionar o engajamento dos funcionários em todas as instituições e agências;

•   capacidade de proporcionar feedback construtivo, demonstrar reconhecimento, corrigir deficiências e motivar os subordinados diretos a trabalhar com desempenho máximo;

·          proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);

·          fluência oral e escrita em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). o conhecimento de um segundo idioma será uma vantagem adicional.

•   Competências de gestão organizacional e de projeto/programa, com experiência significativa na identificação de prazos, metas, custos e recursos necessários para proporcionar resultados operacionais/de programas/de projetos de acordo com a abordagem de gestão baseada em resultados;

•   capacidade de definir metas e alvos efetivos para si mesmo, outros e a unidade de trabalho e ajustar prioridades de trabalho ou de projeto em resposta a mudanças das circunstâncias;

•   capacidade de usar a abordagem participativa no planeamento de projetos e identificar lacunas que afetam o cumprimento das expetativas do programa/projeto e de elaborar e implementar os planos de intervenção necessários para construir a tarefa desejada;

•   capacidade de implementar práticas rigorosas de monitorização e avaliação e de estabelecer cronogramas de relatórios regulares relevantes para os principais resultados;

•   capacidade de planear, organizar, controlar recursos e estar em conformidade com políticas, procedimentos e protocolos para atingir metas específicas.