–          OP Arquivista

SÍNTESE DA FUNÇÃO:

Sob a supervisão do diretor de comunicação, manter os dados organizados, seguros e disponíveis é a principal tarefa. Isso envolve a manutenção de arquivos em papel, arquivos eletrónicos ou mesmo bancos de dados. Inserindo, organizando e recuperando informações a partir desses sistemas.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

·         Fornecer aconselhamento profissional sobre desenvolvimento de bibliotecas/documentação de apoio à Comunidade;

·         Planeamento, Desenvolvimento, Supervisão e coordenação da entrega dos serviços de Biblioteca, Arquivo e Documentação;

·         Supervisionar e coordenar a manutenção de respostas de referência precisas e oportunas às consultas de informação sobre a Comunidade CEDEAO e suas instituições;

·         Supervisionar a aquisição, processamento, organização e apresentação de documentos oficiais, livros, jornais/revistas relacionados ao mandato central da Comissão da CEDEAO em formatos textuais, de áudio e fotográficos;

·         Gerir dados sobre a Comissão da CEDEAO e outras instituições da CEDEAO, novas aquisições, incluindo relatórios, publicações e pesquisas para catalogação;  Desenvolver guias on-line para facilitar o acesso;

·         Supervisionar o armazenamento, arquivar e desenvolver guias on-line para obtenção dos documentos da Comissão;

·         Supervisionar as atividades de controlo de documentos, revisando e editando antes de serem enviadas à Comissão da CEDEAO e a outras instituições e departamentos da CEDEAO ou arquivadas.

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·         QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

·         Mestrado (ou equivalente) em Bibliotecária, Arquivo e Documentação ou área relacionada, obtido de uma universidade reconhecida;

·         10 anos de experiência responsável em serviços de Biblioteca, Arquivo e Documentação, dos quais pelo menos 2 anos de trabalho internacional relevante e 2 anos a nível de supervisão;

·         competência comprovada em desenvolvimento de conteúdo e na implementação de estratégias de comunicação complexas para ampliar a consciencialização sobre os programas e as prioridades;

·         conhecimento na elaboração de estratégias e planos de comunicação para garantir a visibilidade entre os principais públicos, incluindo a comunicação social;

LIMITE DE IDADE Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

·         Capacidade de liderar programas e projetos que lhe são atribuídos, garantindo a perícia necessária em termos de gestão e operação exigida para o cumprimento do mandato da organização;

·         capacidade de liderar pelo exemplo e organizar o trabalho em equipa para incentivar a cooperação a fim de alcançar resultados almejados, defender e criar impulso para a mudança e promover o engajamento dos funcionários; desenvolver e implementar controlos internos para o programa piloto a fim de gerir potenciais barreiras à implementação;

·         capacidade de respeitar a cadeia de comando de maneira apropriada;

·         excelentes competências de autogestão, demonstrando ética e integridade, confidencialidade e respeito pelos controlos internos de regras, delegações e transparência;

·         capacidade de reunir competências/conhecimentos complementares, avaliar contribuições individuais e reconhecer/abordar realizações e deficiências de uma maneira que traga sucesso contínuo à organização;

·         conhecimento de gestão de programas em um nível normalmente adquirido com uma certificação em gestão de programas.

·         Capacidade de pesquisar pontos de referência e tendências para trazer as melhores recomendações para o desenvolvimento e melhoria de programas/projetos que melhor sirvam a comunidade/organização;

·         competências interpessoais e de trabalhar em rede bem desenvolvidas para buscar feedback, informações e dados de uma rede de profissionais de vários países/setores/organizações e para identificar e priorizar os requisitos mais essenciais da comunidade;

·         capacidade de gerir e coordenar iniciativas de gestão de clientes e fazer recomendações;

·         capacidade de desenvolver e implementar as melhores práticas de serviços ao cliente;

·         capacidade de desenvolver e implementar planos, programas e iniciativas de gestão das partes interessadas para obter adesão a novas iniciativas, a fim de melhor compreender os pontos de vista divergentes, obter recursos e aumentar a perceção de sucesso.

·         Capacidade de demonstrar diplomacia, tato e respeito a pessoas de diferentes origens, entendendo diversas visões culturais, especialmente as da África Ocidental, com a capacidade de converter a diversidade em oportunidades para melhorar os resultados de programa/operacionais;

·         Capacidade de criar um ambiente interativo diversificado e inclusivo que se beneficie de diversos pontos fortes, reunindo práticas inovadoras;

·         Capacidade de manter a objetividade na gestão de conflitos, independentemente de diferenças/posições culturais, diferenças de género, e encorajar outros funcionários a superar preconceitos e diferenças culturais e de género.

·         capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e garantir a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho;

·         capacidade de servir o interesse de equipas/organizações/comunidades multinacionais culturalmente diversas e pessoas portadoras de deficiência, sem preconceitos.

·         Compreensão da estrutura organizacional, dinâmicas e expetativas associadas da CEDEAO que lhe são exigidas para colaborar, participar, contribuir e liderar de forma eficaz;

·         conhecimento do mandato, plano estratégico/prioridades da CEDEAO, bem como da situação económica, política e social e tendências nos Estados-membros, no que se refere ao escopo do cargo incumbido;

·         conhecimento das melhores práticas da CEDEAO, abordagens de gestão de programas e técnicas de pesquisa para liderar e/ou contribuir para o desenvolvimento ou avaliação de programas, projetos ou iniciativas;

·         conhecimento das normas e procedimentos da CEDEAO, de forma a interpretar e aplicar adequadamente o texto das diretivas, proporcionar aconselhamento técnico, orientar os outros e avaliar o desempenho.

·         Capacidade de analisar uma situação, usando indicadores para avaliar os custos, benefícios, riscos e chances de sucesso na tomada de decisões;

·         capacidade de reunir informações de diferentes fontes para identificar a causa dos problemas, consequências de causas de ação alternativas, possíveis obstáculos e formas de evitar o problema no futuro;

·         capacidade de decompor situações/informações muito complexas em termos simples para explicar recomendações e conclusões destinadas a resolver problemas ou melhorar operações/programas/projetos;

·         capacidade de desenvolver novos insights sobre situações, aplicar soluções inovadoras para problemas e projetar novos métodos de abordar questões ou situações desconexas quando os métodos e procedimentos estabelecidos não forem aplicáveis ou não forem mais eficazes.

·         Capacidade de comunicar com impacto, de forma clara, concisa, sucinta e organizada, transmitindo credibilidade & confiança ao fazer apresentações, definir expectativas e explicar questões complexas;

·         capacidade de ouvir com atenção e interpretar corretamente as mensagens dos outros e responder adequadamente;

·         competências técnicas de redação e edição;

·         exibir habilidades de escuta ativa para encorajar uma comunicação mais forte entre os membros da equipa, para mostrar cuidado e fazê-los sentir-se valorizados e para impulsionar o engajamento dos funcionários em todas as instituições e agências;

·         capacidade de proporcionar feedback construtivo, demonstrar reconhecimento, corrigir deficiências e motivar os subordinados diretos a trabalhar com desempenho máximo;

·         proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);

·         fluência oral e escrita em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português). o conhecimento de um segundo idioma será uma vantagem adicional.

·         Competências de gestão organizacional e de projeto/programa, com experiência significativa na identificação de prazos, metas, custos e recursos necessários para proporcionar resultados operacionais/de programas/de projetos de acordo com a abordagem de gestão baseada em resultados;

·         capacidade de definir metas e alvos efetivos para si mesmo, outros e a unidade de trabalho e ajustar prioridades de trabalho ou de projeto em resposta a mudanças das circunstâncias;

·         capacidade de usar a abordagem participativa no planeamento de projetos e identificar lacunas que afetam o cumprimento das expetativas do programa/projeto e de elaborar e implementar os planos de intervenção necessários para construir a tarefa desejada;

·         capacidade de implementar práticas rigorosas de monitorização e avaliação e de estabelecer cronogramas de relatórios regulares relevantes para os principais resultados;

·         capacidade de planear, organizar, controlar recursos e estar em conformidade com políticas, procedimentos e protocolos para atingir metas específicas.