SALÁRIO ANUAL

UC25,527.53, USD40,277.34

UC30,178.98, USD47,616.39

JD_Pt_PROTOCOL ASSISTANT- TRAVELS

SÍNTESE DA FUNÇÃO:

O incumbente deste cargo reporta diretamente ao Oficial de Logística e Receção e será responsável por apoiar na reserva e coordenação de todas as soluções logísticas de transporte para a Comissão da CEDEAO e por assegurar que estas funções sejam desempenhadas eficazmente, em harmonia e de acordo com os regulamentos legais aplicáveis e a política de viagens e normas operacionais da CEDEAO.

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES:

•      Implementar procedimentos relacionados com a política de viagens da Comissão da CEDEAO e;

prestação do apoio necessário para a obtenção dos melhores requisitos de viagem e de emissão de bilhetes para a Comissão, para todos os meios de transporte;

•      operar o Módulo de Gestão de Viagens da CEDEAO, com o nível de responsabilidade apropriado;

•      apoiar a preparação de especificações para a terceirização de serviços de Agências de Viagens Aéreas e de Emissão de Bilhetes;

•      implementar procedimentos eficazes a serem utilizados nas operações de emissão de bilhetes;

•      obter cotações de várias companhias aéreas para encontrar os melhores preços e opções de voo e comprar e reembolsar bilhetes de avião, conforme solicitado;

•      gerir bases de dados de bilhetes e outros dados importantes relacionados com as viagens aéreas da Comissão;

•      elaborar relatórios periódicos sobre despesas e informações relacionadas com as viagens;

•      elaborar itinerários para viagens e reuniões corporativas;

•      pode ser solicitado a servir nas outras unidades da Divisão de Protocolo, quando necessário (Imunidades e Privilégios, Receções, Consular);

•      executar outros deveres conforme designado.

QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS E EXPERIÊNCIA

•      Certificado de Técnico/Diploma Nacional Comum em Turismo, Gestão Logística, Gestão de Projetos, Gestão de Viagens, Ciências Sociais, ou Humanidades;

•       Diploma IATA em Vendas e Operações de Viagens, Amadeus, Galileu, SMART Amadeus, Programas de Viagens Corporativas

•      Experiência de 5 anos na área específica de emissão de bilhetes e logística de viagens, preferencialmente numa Organização Internacional ou num ambiente multilateral, e/ou experiência em preparativos, procedimentos e processos de viagens internacionais;

•      conhecimento dos requisitos de processamento e logística de viagens, pedidos e processos de vistos, emissão de bilhetes e reservas;

•      conhecimento das políticas, procedimentos e práticas de conferência da CEDEAO, normas aceites, regras e costumes do protocolo diplomático internacional, incluindo as práticas desenvolvidas no âmbito do Sistema da CEDEAO;

•      conhecimento de planeamento e implementação de preparativos administrativos e logísticos para reuniões, conferências e workshops dentro e fora da estação base;

•      capacidade de pesquisar, selecionar, organizar e resumir informações necessárias para a preparação de reuniões e para identificar questões, formular opiniões, fazer conclusões e recomendações;

•      competências contabilísticas e uso de folhas de cálculo seriam uma vantagem;

•      proficiência extremamente forte no Pacote MS Office;

•      conhecimento da ordem e das regras de precedência;

•      contabilidade básica, design gráfico

LIMITE DE IDADE

Ter menos de 50 anos. Esta disposição não se aplica a candidatos internos.

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS NA CEDEAO

•      Capacidade de assumir uma presença credível ao explicar regras, padrões e expectativas (por exemplo, prazos) para garantir que as expectativas de conformidade e trabalho sejam atendidas;

•      capacidade de motivar a si próprio e/ou a outros a participar de discussões que resultarão em recomendações para melhorar processos, modelos ou outras ferramentas de trabalho;

•      capacidade de se envolver em abordagens positivas para o trabalho em equipa, participar ativamente das discussões e da consecução das metas da equipa;

•      capacidade de assumir responsabilidade pela própria carreira e desempenho com orientação ocasional do supervisor/mentor;

•      capacidade de construir competência própria e a dos outros, compartilhando conhecimento, ferramentas, perícia e experiência com os outros, de modo a permanecerem proficientes e bem-informados na execução da função atribuída.

•      Competências interpessoais, auditivas e multitarefas, com uma boa compreensão das responsabilidades do serviço ao cliente e o papel na representação dos valores da CEDEAO em todas as interações;

•      capacidade de tomar iniciativa para resolver problemas de rotina associados às tarefas atribuídas, usando bom senso ao envolver colegas ou superiores, conforme necessário;

•      capacidade de trabalhar como parte de uma equipa, com a capacidade de explicar as interações do cliente para resolver problemas e melhorar os serviços;

•      capacidade de gerir o próprio tempo, de forma eficaz, e organizar a própria área de trabalho, de uma maneira que atenda às expectativas de desempenho relacionadas aos serviços atribuídos ao cliente;

•      capacidade de direcionar as pessoas à fonte apropriada, para informações adicionais, e pedir ajuda quando sobrecarregado com as demandas dos clientes.

•      Capacidade de aplicar abordagens culturalmente relevantes e apropriadas com pessoas de diversas origens culturais;

•      boa competência em gestão da diversidade, para interagir com os indivíduos de uma forma que seja culturalmente apropriada e de acordo com as regras/políticas da CEDEAO;

•      capacidade de reconhecer noções preconcebidas e visões estereotipadas de certos grupos e indivíduos, e adotar com sucesso comportamentos de inclusão e culturalmente adequados;

•      capacidade e responsabilidade de incorporar as perspetivas de género e assegurar a participação igual de mulheres e homens em todas as áreas de trabalho;

•      conhecimento da gestão da diversidade, no que se refere às expectativas diárias do trabalho e tarefas incumbidos.

•      Conhecimento do mandato da CEDEAO e metas operacionais relevantes para as responsabilidades incumbidas;

•      capacidade de manter-se atualizado com as atividades, cronogramas e metas do Departamento, de pertinência à própria equipa de trabalho e/ou área funcional;

•      conhecimento dos procedimentos da CEDEAO relevantes para a tarefa designada e a capacidade de aplicar um bom senso na sua aplicação;

•      comprovado interesse e compromisso para com os valores e atividades da CEDEAO na realização diária das tarefas.

•      Excelente capacidade de manter, processar e fornecer informações precisas, como parte das tarefas atribuídas;

•      capacidade de organizar arquivos e informações para fácil recuperação e manutenção de registos;

•      capacidade de detetar erros, agir prontamente para corrigi-los e aprender com as experiências;

•      conhecimento e habilidade para desafiar e questionar suposições fundamentais sobre formas aceites de fazer as coisas como intuito de melhorias.

•      capacidade de utilizar a tecnologia atual para comunicar de forma eficaz, por exemplo, software de escritório.

•      programas, incluindo folhas de cálculo, software de processamento de texto e apresentação gráfica; capacidade de digitar e formatar apresentações, relatórios, manuais, newsletters, conteúdo de websites e proficiência em tecnologias  da informação e comunicação (TIC);

•      competências bem-desenvolvidas de partilha de informação usando tecnologia e de acordo com

•      processos e práticas estabelecidos;

•      competências avançadas de assertividade verbal e de comunicação com uma capacidade demonstrada de

•      reconhecer e compreender a validade dos pontos de vista dos outros e responder de uma forma construtiva;

•      proficiência em tecnologias de informação e comunicação (TIC);

•      fluência oral e escrita em uma das línguas oficiais da Comunidade da CEDEAO (inglês, francês & português).

•      o conhecimento de um segundo idioma será uma vantagem adicional.

•      Capacidade de alocar tempo para tarefas específicas, de uma maneira que atenda aos prazos e às expectativas de qualidade/quantidade

•      boas competências organizacionais com uma excelente capacidade de dividir o trabalho em partes menores e focar nos passos mais importantes primeiro;

•      capacidade de contribuir para manter os padrões de desempenho organizacional durante a implementação de novos processos, práticas e planos adotados pelo Departamento e relevantes para as tarefas atribuídas;

•      capacidade de monitorizar o progresso e considerar novas metas no contexto das responsabilidades atribuídas;

•      capacidade de cumprir os compromissos assumidos com os outros.