Responsable de la Division de l’Administration et Des Finances

ORGANISATION OUEST AFRICAINE DE LA SANTE

Responsable Admin et finances (word)

PROFIL DU POSTE

Désignation du Poste 　: Responsable de la Division de l’Administration et

Des Finances

Grade : P5

Salaire Annuel　 : USD 52,273 – USD 59,100

Statut : Permanent

Superviseur hiérarchique: Directeur Exécutif – CRSCM

Lieu d’affectation : Abuja, Nigeria

Reference : ECW/WAHO-CDC/3

RESUME

Le titulaire du poste est responsable de la planification, de la coordination et de l’orientation du travail de l’organisation dans les domaines de l’Administration, des Ressources Humaines, des Finances ainsi que des services d’appui tels que les voyages, l’approvisionnement, l’ inventaire, la gestion du parc automobile et des conducteurs, l’édition et la presse, le courrier, la gestion des locaux, la sécurité, les formalités d’obtention de visa, ainsi que les services de protocole et de langues.

Tâches et responsabilités

1. Assurer le respect des procédures financières des différents accords de financement du Centre et du manuel de procédures　;

2. Se charger de la planification financière du Centre;

3. Faire fonctionner et tenir à jour les comptes spéciaux : créer un système d’enregistrement et de classement des documents financiers du Centre

4. Créer et mettre en œuvre un système de contrôle de gestion;

5. Assurer la supervision de la comptabilité et de la gestion de la trésorerie du Centre;

6. Préparer et fournir une assistance aux missions d’audit externe;

7. Participer à la rédaction des rapports à mi-parcours et annuels des activités du Centre;

8. Préparer et assurer le suivi de la mise en œuvre des budgets du Centre et analyser les variations de mise en œuvre

9. Cosigner avec le Directeur Exécutif du Centre, tous les documents financiers, y compris les modes de paiement envisagés (transferts, chèques, espèces);

10. Préparer et présenter les états financiers mensuels, en particulier les rapports financiers et de gestion trimestriels pour examen par les bailleurs de fonds ;

11. Assurer la préparation des rapports périodiques sur l’état des comptes et des rapprochements bancaires.

12. Assurer la gestion des comptes spéciaux et faire le suivi des paiements directs;

13. Faire le suivi des factures des fournisseurs en vue de leurs paiements;

14. La gestion de l’Administration et des Ressources Humaines : Tenir à jour les dossiers des membres du Personnel, souscrire à des contrats d’assurance-maladie, verser des cotisations de retraite, assurer le suivi de la retraite des membres du personnel, l’évaluation des performances, la formation, le recrutement, les salaires et autres avantages, de même que le bien-être du personnel, etc…

15. Organiser et orienter le personnel dans les fonctions administratives variées en assurant le respect des politiques et procédures de l’Organisation, et la prestation efficace et efficiente des services administratifs, techniques et d’appui au sein de l’Organisation ;

16. Assurer l’intégration des nouvelles recrues;

17. Gérer les voyages et missions du personnel;

Expérience professionnelle et compétences requises

1. Être titulaire d’une Licence ou équivalent en Finances, Comptabilité, Gestion ou Administration　;

2. L’appartenance à une Association de Comptables ou de Gestionnaires agréés serait un atout;

3. Avoir au moins 10 années d’expériences professionnelles pertinentes, y compris deux (2) ans d’expérience à un niveau de supervision, en matière de Gestion financière ou de comptabilité auprès de projets financés par les donateurs internationaux et une bonne connaissance de gestion de l’administration et des ressources humaines,

4. La possession d’un diplôme supérieur à la License dans le domaine pertinent permettra de réduire le nombre d’années d’expérience professionnelle requise à huit (8) ans　;

5. Posséder une expérience antérieure en tant que Directeur administratif (l’Administration et les Ressources Humaines et les Actifs) et de Chargé des Finances ou toutes autres expériences pertinentes;

6. Avoir une bonne connaissance de certains logiciels financiers et comptables pour le suivi des fonds des Bailleurs (l’Union Européenne, la Banque Mondiale, l’AFD, la BAD ou la KFW);

7. Avoir une bonne connaissance des procédures de décaissement en vigueur chez les Bailleurs de fonds (l’Union Européenne, la Banque mondiale, l’AFD, la BAD ou KFW);

8. Une bonne compréhension de l’ensemble des instruments et techniques de ressources humaines ainsi que de la législation sociale, etc. serait un atout ;

9. Une expérience professionnelle dans la mise en place des procédures et des manuels de procédures

10. Capacité à identifier les besoins et à les adapter aux solutions pertinentes ;

11. Avoir un sens aigu de l’analyse, de la synthèse, ainsi que de l’organisation, puis la capacité à travailler en équipe.

12. Avoir le sens de discernement et l’esprit d’initiative.

13. Avoir l’aptitude à établir et maintenir de bonnes relations de travail avec les collègues et les autres membres du personnel de différentes nationalités et cultures.

Âge :

Le Candidat ne doit pas avoir plus de 50 ans au moment du recrutement et doit être citoyen de l’un des États membres de la CEDEAO

Langues

Avoir une parfaite maîtrise (écrite et orale) de l’une des langues officielles de la CEDEAO que sont l’anglais, le français ou le portugais. Une connaissance pratique de l’une quelconque des deux autres langues serait un atout.