·       Chargé des Ressources Humaines/de l’Administration

·       Conseillers juridiques

·       Gestionnaire des TI

Date limite de soumission des candidatures : 15 mai 2024

APERÇU DU POSTE

Sous la supervision du Directeur du CDJSC, le/la titulaire est chargé(e) de la planification, de la co-coordination, de la mise en œuvre et de la fourniture de services de soutien en matière d’administration, de ressources humaines et de finances pour les agences et bureaux de la CEDEAO basés à Ouagadougou, au Burkina Faso.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

·       Assurer la planification, la coordination et le contrôle des activités du Pool de services.

·       Assurer l’organisation et la discipline du personnel, notamment concernant l’assiduité, le registre des congés, la rédaction du calendrier des tâches, le recrutement du personnel auxiliaire (entretien et rédaction des lettres de nomination, contrôle des transports et système d’archivage).

·       S’occuper de l’organisation des services d’affranchissement et des services postaux de l’organisation.

·       Aider à la préparation du budget des agences et bureaux de la CEDEAO couverts.

·       Veiller à la bonne marche des fonctions administratives courantes, notamment de l’environnement de travail, de l’espace, des équipements et du système de recherche d’informations.

·       Aider à identifier les besoins opérationnels, élaborer et soutenir la mise en œuvre du plan annuel de passation de marchés des agences et bureaux soutenus.

·       Contribuer au budget/programme de travail des agences et bureaux soutenus et contrôler le budget et le programme de travail du pool de services.

·       Contrôler les paiements effectués aux fournisseurs et aux contractants individuels pour les services fournis.

·       Coordonner les expéditions/le fret, les dédouanements et la préparation de tous les documents connexes.

·       Superviser d’autres membres du personnel de l’Administration, des Finances et des Ressources Humaines.

·       Fournir des informations au personnel concernant les procédures, processus et pratiques de l’administration du bureau.

·       Assurer la mise en œuvre de toutes les initiatives permettant une gestion rationnelle des ressources matérielles et humaines (logistique et procédures).

·       Assurer la préparation de rapports objectifs, précis, cohérents et conformes aux règles et règlements de la CEDEAO.

·       Assurer l’établissement efficace de rapports sur les actions mises en œuvre et les résultats aux responsables des agences et bureaux couverts et aux Directeurs de l’Administration et des Finances de la Commission de la CEDEAO.

·       Assurer la visibilité interne et externe des actions et résultats des agences et bureaux bénéficiant de soutien.

·       Assurer la cohérence des actions et activités mises en œuvre assorties des objectifs spécifiques des agences et bureaux bénéficiant de soutien ainsi que des objectifs généraux de l’institution.

·       Définir les principales orientations des contrôles et des indicateurs à mettre en place, ainsi que le cadre de présentation des rapports à la Direction générale.

·       Conseiller les Directeurs de l’Administration et des Finances sur les questions relatives à l’aptitude du personnel à être nommé, au bien-être, à la discipline et à d’autres types de mouvements du personnel, à la gestion des relations avec le personnel, aux tendances et développements dans les domaines des ressources matérielles, financières et humaines.

·       Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par son supérieur hiérarchique.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’un diplôme de Master (ou équivalent) en Administration, Finance, Administration des Affaires, Gestion ou dans une discipline similaire, décerné par une université reconnue.

·       Justifier de dix (10) ans d’expérience professionnelle dans la gestion des opérations financières et budgétaires, l’administration générale et la passation de marchés, dans une organisation internationale ou multinationale, dont 5 ans à un niveau d’encadrement.

·       Avoir une bonne connaissance des règlements et procédures financiers de la CEDEAO et être capable de les appliquer.

·       Avoir la capacité avérée de fournir des conseils techniques dans un large éventail de domaines administratifs, financiers et comptables.

·       Avoir une connaissance avérée du développement de réseaux pour soutenir les données financières.

·       Disposer de compétences avérées dans le domaine de l’orientation et de la prestation de services.

·       Une expérience et des compétences avérées dans l’utilisation d’outils financiers/comptables modernes (IPSAS, SAP, ATLAS) constitueraient un autre atout.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

·       Être apte à conduire les programmes et projets qui lui sont confiés en y apportant l’expertise managériale et opérationnelle nécessaire à l’accomplissement du mandat de l’organisation (par exemple : création de réseaux et de référentiels).

·       Être capable de donner l’exemple et d’organiser le travail d’équipe afin d’encourager la coopération pour atteindre les résultats visés ; promouvoir le changement et en renforcer l’élan et susciter l’implication des employés ; élaborer un programme pilote et exécuter les contrôles internes connexes afin de gérer les obstacles potentiels la mise en œuvre.

·       Avoir d’excellentes aptitudes à l’autogestion, faisant preuve d’éthique, d’intégrité et d’une pleine conformité aux contrôles internes des règles, de délégations et de transparence.

·       Être capable de réunir des compétences/expertises complémentaires, d’évaluer les contributions individuelles et de reconnaître/traiter les réalisations et les lacunes d’une manière qui garantisse le succès continu de l’organisation.

·       Avoir une bonne maîtrise de la gestion des programmes, correspondant au niveau généralement acquis dans le cadre d’une certification en gestion des programmes (par exemple : Gestion de programmes couronnés de succès (MSP) ou Professionnel de la gestion des programmes (PgMP)).

·     Être capable d’effectuer des recherches sur les référentiels et les tendances afin de formuler les meilleures recommandations pour l’élaboration et l’amélioration des programmes/projets qui serviront au mieux la communauté/l’organisation.

·     Avoir des compétences bien développées en matière de réseautage et de relations interpersonnelles en vue de recueillir des commentaires, des informations et des données auprès d’un réseau de professionnels issus de plusieurs pays/secteurs/organisations, et d’identifier et de classer par ordre de priorité les besoins les plus essentiels de la Communauté.

·     Être capable de gérer et coordonner les initiatives de gestion des clients (par exemple : boucles de rétroaction, enquêtes, études, évaluations des besoins) et de formuler des recommandations.

·     Être capable d’élaborer et de mettre en œuvre les meilleures pratiques en matière de services à la clientèle (par exemple : tableaux de bord, gestion des incitations, mécanismes de rétroaction).

·     Être capable d’élaborer et de mettre en œuvre des plans, programmes et initiatives de gestion des parties prenantes afin d’obtenir l’adhésion aux nouvelles initiatives, de mieux comprendre les opinions divergentes, d’obtenir des ressources et d’accroître la perception de succès.

• Faire preuve de diplomatie, de tact et de respect des autres personnes d’origines diverses, de compréhension de la diversité des perceptions culturelles, en particulier en Afrique de l’Ouest, ainsi qu’avoir la capacité de transformer la diversité en opportunités en vue d’améliorer les résultats des programmes/opérations.
• Être capable de créer un environnement diversifié, inclusif et interactif, qui tire parti de la diversité des forces en présence et qui rassemble les pratiques innovantes.
• Être capable de rester objectif dans les appréciations, les évaluations et la gestion des conflits, indépendamment des différences culturelles, des positions, des questions de genre ou des opinions, et d’encourager le personnel à surmonter les barrières culturelles et de genre ainsi que les différences d’origine.
• Être capable de servir les intérêts d’équipes / d’organisations / de communautés multinationales diverses au plan culturel et de certains groupes de personnes présentant un handicap sans préjugé, ni parti pris ou sympathie pour un groupe donné.

• Avoir une bonne compréhension de la structure organisationnelle de la CEDEAO, de la dynamique connexe et des attentes requises pour assurer une collaboration, une participation, une contribution et une conduite efficaces.
• Avoir une connaissance pratique du mandat de la Communauté, du plan/des priorités stratégique(s) et de la situation/des tendances économique(s), politique(s) et sociale(s) des États membres, en particulier en ce qui concerne leur champ d’action.
• Avoir une bonne connaissance des meilleures pratiques, des approches de gestion de programmes et des techniques de recherche de la CEDEAO pour diriger les programmes, projets ou initiatives et/ou contribuer à leur élaboration ou évaluation.
• Avoir une connaissance approfondie des règles et procédures de la CEDEAO afin d’interpréter et d’appliquer de manière appropriée les textes des directives, de fournir des conseils techniques, d’encadrer d’autres personnes et d’évaluer les performances.

• Être capable d’analyser une situation en se servant d’indicateurs (par exemple : de performance, techniques) pour évaluer les coûts, les avantages, les risques et les chances de succès dans le cadre de la prise de décisions.
• Être capable de colliger des informations à partir de diverses sources afin d’identifier la cause des problèmes, les conséquences d’autres motifs d’action, les obstacles potentiels et les voies et moyens d’éviter le problème à l’avenir.
• Être capable de décomposer des situations/informations très complexes en termes simples (à l’aide de tableaux, de diagrammes et d’exposés narratifs efficaces) afin d’expliquer les recommandations et conclusions visant à résoudre les problèmes ou à améliorer les opérations/programmes/projets.
• Être capable d’élaborer une nouvelle vision des situations, d’appliquer des solutions innovantes aux problèmes et de concevoir de nouvelles méthodes pour traiter les problèmes / ruptures lorsque les méthodes et procédures établies sont inapplicables ou ne sont plus efficaces.

• Avoir une bonne maîtrise du français et de l’anglais à l’oral comme à l’écrit.
• Être capable de communiquer avec impact, de manière précise, concise et organisée, en faisant montre de crédibilité et d’assurance lors des présentations, en définissant les attentes et en expliquant les questions complexes.
• Avoir le sens de l’écoute attentive, de l’interprétation correcte des messages des autres et être capable d’y répondre de manière appropriée.
• Disposer de solides compétences en rédaction technique (par exemple : propositions, termes de référence, évaluations de programmes, schémas directeurs, processus opérationnels) et de compétences rédactionnelles bien développées.
• Être capable de formuler des rétroactions en toute franchise, de reconnaître les mérites de ses collaborateurs directs, de pallier leurs lacunes et de les motiver à travailler au mieux de leurs compétences.
• S’exprimer couramment dans l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais)

• Avoir des compétences poussées en matière d’organisation et de gestion de projets/programmes, avec une expérience significative dans l’identification des délais, des cibles, des coûts et des ressources nécessaires à la réalisation des résultats opérationnels/programmes/projets.
• Être capable de fixer des objectifs et cibles efficaces pour soi, pour les autres et pour l’unité opérationnelle, et d’adapter les priorités du travail ou des projets en fonction de l’évolution des circonstances.
• Être capable d’identifier les lacunes affectant la réalisation des attentes des programmes/projets, de concevoir et de mettre en œuvre les plans d’intervention nécessaires au renforcement des capacités souhaitées (par exemple : formation, réalignement structurel, partenariats, réallocation des ressources).
• Être capable de mettre en œuvre des pratiques rigoureuses de suivi et évaluation et de mettre en place des calendriers d’établissement de rapports réguliers concernant les produits clés (par exemple : indicateurs de gestion, étapes importantes des projets, résultats des programmes, cibles de traitement).
• Être capable de planifier, d’organiser et de contrôler les ressources, procédures et protocoles en vue d’atteindre des objectifs spécifiques.