UC 30,178.98/ USD 47,616.39

UC 34,933.43/USD55,117.96

Aperçu du Poste

Sous la direction et la supervision directe du Directeur de l’Économie Numérique et de la Poste, le/la Gestionnaire de Bureau devrait jouer un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du bureau. De l’accueil des visiteurs à la réception des appels, en passant par la prise de rendez-vous, l’organisation de l’emploi du temps de son/sa supérieur(e), la rédaction de correspondances et le remplissage de documents. Il/elle devrait être très accessible et réactif/réactive face aux demandes concurrentes émanant de parties internes et externes.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

•     Gestion de l’emploi du temps du supérieur hiérarchique : Gérer l’agenda et le calendrier du supérieur hiérarchique. Organiser et gérer les rendez-vous, recevoir et accueillir les visiteurs, passer des appels téléphoniques et vérifier les appels entrants pour s’assurer de leur importance et de la possibilité d’y répondre ou de les transférer au supérieur hiérarchique.

•     Gestion administrative : Organiser des réunions, réceptionner, rédiger et assurer le suivi des lettres administratives. Réserver des salles de réunion, demander et fournir des fournitures au bureau.

•     Gestion du courrier et des documents : Créer un système d’enregistrement du courrier entrant et sortant et assurer l’archivage et le classement électroniques des documents à l’aide d’un logiciel ECM pour en faciliter la recherche. Gérer les documents (entrants et sortants, classement des lettres) et assurer le suivi des documents soumis à signature ou à approbation.

•     Maîtrise de l’outil informatique : maîtrise de Ms Office, d’ECM et d’autres logiciels Ecolink dans la mesure du possible. Démontrer sa capacité à assurer le traitement de texte en anglais, en français et/ou en portugais.

•       Prêter main forte aux collègues dans leurs tâches administratives.

•       Contribuer à l’effort d’équipe en obtenant des résultats connexes selon les besoins.

•       Effectuer toute autre tâche pouvant lui être confiée par le supérieur hiérarchique.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

•       Être titulaire d’un diplôme d’études supérieures ou d’un diplôme équivalent en secrétariat ou en administration des affaires dans un domaine connexe, délivré par une université reconnue.

•       Justifier de six (6) années d’expérience à un niveau de responsabilité croissant dans le domaine des services administratifs de secrétariat, notamment des tâches telles que la tenue de dossiers personnels et financiers, la planification et/ou la mise en œuvre de la coopération technique.

•       Avoir une bonne compréhension des politiques, procédures et processus liés à l’administration, et être capable de recommander l’utilisation de logiciels et de systèmes d’administration de bureau appropriés.

•       Avoir une compétence technique et une connaissance des logiciels informatiques dans les systèmes de classement pertinents sous ECM et des procédures, lignes directrices et processus liés à la correspondance pour la préparation et l’utilisation de documents administratifs et de modèles.

•       Faire preuve d’un bon sens du jugement et être capable de prendre des décisions raisonnables avec peu de supervision.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

•       Être capable de formuler des suggestions fondées sur ses propres observations en vue d’améliorer la manière dont le travail est accompli et de diriger avec assurance leur mise en œuvre, le cas échéant.

•       Être capable de soutenir l’équipe en se tenant au courant des initiatives, des événements et des besoins de l’équipe, en aidant les chefs d’équipe si nécessaire.

•       Être apte à travailler sous pression et à obtenir des résultats de manière fiable.

•       Être capable d’assumer la responsabilité de sa carrière et de ses performances et de s’engager de manière régulière et indépendante dans des activités d’auto-évaluation.

•       Être capable de développer et de maintenir les compétences et l’expertise requises pour exercer efficacement ses fonctions.

•       Être capable de rédiger, lire et modifier des documents en anglais, en français et/ou en portugais ; disposer de compétences poussées en dactylographie/saisie dans toutes les langues requises et maîtriser tous les logiciels de la suite Microsoft Office (par exemple : Excel, traitement de texte, PowerPoint).

•       Jouir d’excellentes compétences en constitution d’équipes et être capable d’encadrer, de former, d’attribuer et de vérifier les tâches semi-complexes des subalternes.

•       Faire montre d’une excellente éthique de travail, de positivité, de motivation, de flexibilité et se montrer apte résoudre les problèmes pour mener à bien les tâches liées au poste.

•       Être capable de prendre des initiatives pour résoudre des problèmes semi-routiniers et de formuler des recommandations pour améliorer la qualité/quantité des services proposés aux clients.

•       Avoir le désir ardent d’aider les autres dans une variété de circonstances en lien avec son propre domaine de travail et d’en référer à la personne compétente pour bénéficier d’une assistance supplémentaire, le cas échéant.

•       Être capable de travailler en équipe pour prendre en compte les besoins des clients.

•       Être capable de gérer efficacement son temps et de respecter les normes de prestation de service et les objectifs liés aux responsabilités qui lui sont confiées.

•       Comprendre comment accéder aux ressources ou services internes afin de renforcer la sensibilisation aux questions culturelles et chercher activement à améliorer ses compétences multiculturelles lors des interactions avec d’autres personnes issues de milieux culturels et linguistiques différents, en particulier en Afrique de l’Ouest.

•       Être capable de prêter une oreille attentive aux idées, demandes et préoccupations des personnes et de comprendre, d’intérioriser et de développer des compétences en gestion de la diversité conformément aux règles/politiques de la CEDEAO.

•       Être capable d’intégrer les perspectives de genre et de garantir la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité et d’en assumer la responsabilité.

•       Être capable de reconnaître les idées préconçues et les vues stéréotypées de certains groupes et individus et d’adopter avec succès des comportements inclusifs et culturellement appropriés.

•       Avoir une compréhension de base des mandats des organisations de la CEDEAO et de leurs fonctions, en particulier celles de sa propre institution/agence.

•       Avoir une bonne maîtrise des procédures et pratiques courantes de la CEDEAO en rapport avec les responsabilités et les outils de travail qui lui sont confiés.

•       Être capable d’appliquer les normes de la CEDEAO applicables à la transmission de courriels et à d’autres tâches de routine et de tenir des registres et informations concernant le travail assigné conformément aux règles et règlements.

•       Être capable d’appliquer les procédures de la CEDEAO pertinentes pour les tâches et de démontrer une compréhension suffisante des systèmes, processus, règles et/ou normes associés pour expliquer leur nécessité et identifier les erreurs et leurs conséquences.

•       Avoir des compétences en calcul assorties de la capacité de collecter, de rassembler, de classer et de résumer des données en suivant des instructions claires et simples.

•       Être capable d’innover dans le cadre des procédures établies en vue d’améliorer les performances et/ou les résultats.

•       Être capable de détecter et de corriger les erreurs et d’enregistrer avec précision des indicateurs/informations simples.

•       Être capable de rassembler et d’organiser des informations et des données de manière simple et compréhensible.

•       Être capable de fournir des informations précises et complètes au supérieur hiérarchique, aux collègues et aux clients, sur demande, en faisant preuve de discernement, de tact et de diplomatie.

•       Savoir se servir d’ordinateurs avec des compétences avancées en traitement de texte, notamment avoir une bonne maîtrise pratique des tableurs, des bases de données, de l’Internet/intranet, du courrier électronique et des médias sociaux.

•       Être capable de lire/d’écouter et de comprendre des instructions de routine et de les exécuter avec une supervision limitée.

•       Être capable de produire des documents écrits clairs, concis, logiques et corrects au plan grammatical dans au moins deux des trois langues officielles de la CEDEAO et d’avoir une compétence linguistique équivalente à l’oral.

•       Savoir aborder les problèmes avec les autres de manière franche, polie, opportune et directe.

•       Avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).

•       S’exprimer couramment à l’oral et à l’écrit dans l’une des langues officielles de la Communauté de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La maîtrise d’une autre langue constituera un atout.

•       Être capable d’organiser les tâches courantes, de trouver des solutions pour résoudre les conflits de priorités ou l’incertitude dans l’exécution de tâches nouvelles ou changeantes.

•       Être capable de développer des objectifs de travail et d’identifier les étapes nécessaires pour atteindre ces objectifs.

•       Être capable de comprendre les objectifs de l’équipe ou de l’unité opérationnelle et d’y contribuer, conformément aux instructions du supérieur hiérarchique.

•       Être capable de travailler dans le cadre de pratiques bureautiques bien établies et d’équilibrer des tâches multiples dans les délais impartis.