UC49,106.81 / USD77,480.72

Date limite de soumission des candidatures: 15 mai 2024

Aperçu du Poste

Sous la supervision du Chargé de la Logistique et de la Maintenance, le/la titulaire du poste est chargé(e) de la gestion du parc automobile de la Commission. Il/elle sera chargé(e) de superviser et d’optimiser le parc automobile de l’organisation, de garantir l’efficacité des opérations de transport, y compris la gestion de l’entretien des véhicules, de coordonner la logistique et de mettre en œuvre des stratégies visant à améliorer les performances globales de la Division des transports.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

• Superviser l’ensemble des chauffeurs, afin de s’assurer qu’ils se conforment l’éthique de l’organisation.
• Veiller à ce que les chauffeurs effectuent les contrôles d’entretien préventif quotidiens avant de déplacer un véhicule donné pour la première fois dans la journée.
• Planifier la répartition des chauffeurs et des véhicules, afin de garantir une répartition équitable des missions et en assurer le suivi.
• Assurer le suivi de la consommation de carburant et de lubrifiants par les véhicules, afin d’en garantir une utilisation efficiente.
• Introduire en temps utile les demandes de réapprovisionnement en carburant.
• Tenir un registre précis de la consommation de carburant/lubrifiants à des fins de planification et d’audit.
• Veiller à ce que les chauffeurs remplissent bien les journaux de bord.
• Vérifier de manière régulière la durée de validité des permis de conduire, afin de s’assurer qu’ils sont renouvelés avant leur date d’expiration.
• Contrôler l’état de la couverture d’assurance des véhicules en vue de s’assurer qu’elle est toujours en cours de validité.
• Soumettre des rapports hebdomadaires sur les opérations de l’Unité des transports à des fins de prise de décision.
• Prodiguer aux Chargé principal de l’Administration, de la Logistique et de la Maintenance des conseils sur les préoccupations des chauffeurs, de sorte qu’elles soient prises en compte.
• Recommander des récompenses pour les chauffeurs qui travaillent de manière assidue et dénoncer les chauffeurs récalcitrants pour qu’ils fassent l’objet de mesures disciplinaires.
• Préparer les documents nécessaires à l’entretien des véhicules en temps opportun.
• Tenir une base de données sur l’historique de l’entretien des véhicules.
• Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le Supérieur hiérarchique.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

• Être titulaire d’au moins un diplôme de Licence en Logistique, en Gestion des Transports, en Administration des Affaires ou dans un domaine connexe, décerné par une université reconnue.

·       Justifier d’au moins trois (3) années d’expérience dans la gestion du parc automobile, des transports ou dans une fonction similaire au sein d’une organisation internationale ou publique.

·       Avoir une bonne connaissance des meilleures pratiques de maintenance des véhicules et des exigences réglementaires connexes.

·       Avoir une parfaite connaissance des diverses règles et réglementations administratives, financières et professionnelles de la CEDEAO.

·       Le fait d’avoir un certificat en gestion de parc automobile ou dans un domaine connexe constituera un atout.

·       Avoir une parfaite maîtrise des systèmes de localisation par GPS et des logiciels de gestion de parc automobile.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

·       Être en mesure de diriger l’exécution des tâches, de contacter des collègues et des contributeurs, le cas échéant, et de prendre des décisions visant à s’assurer que les tâches sont effectuées comme prévu.

·       Être en mesure d’orienter son propre travail en se fixant des objectifs et en assurer le suivi, en faisant preuve d’une forte initiative personnelle et d’un engagement en faveur de la CEDEAO.

·       Être en mesure de donner l’exemple et de prôner la conformité, de faire preuve d’une bonne éthique de travail, de flexibilité et de persévérance pour accomplir le travail, ainsi qu’être capable d’influencer l’esprit d’équipe positif et la coopération.

·       Être capable de diriger de petites équipes en vue d’effectuer des travaux semi-routiniers, notamment la répartition du travail, la formation et la vérification du travail.

·       Avoir d’excellentes compétences interpersonnelles en vue d’échanger avec les clients d’une manière positive permettant de créer des attentes et une compréhension mutuelle et de réduire les incertitudes et les conflits.

·       Être à même de tenir le client informé des questions pertinentes liées à ses attentes, de mettre en place des systèmes de « rappel » et d’introduire d’autres procédures/techniques visant à garantir le maintien des normes de service.

·       Savoir prendre des décisions fondées sur des directives, des procédures et des précédents et maintenir la confidentialité et la discrétion avec les clients/parties prenantes.

·       Faire preuve d’un bon jugement et d’une aptitude avérée à s(affirmer – plutôt que de se montrer passif ou agressif lors des interactions avec les clients

·       Posséder de solides compétences en matière de résolution de problèmes, d’esprit critique et de résolution de conflits.

·       Être capable de percevoir les humeurs et les sentiments des autres et de comprendre leur attitude, leurs intérêts, leurs besoins et leurs perspectives.

·       Avoir une capacité éprouvée à nouer de bonnes relations avec des personnes d’origines diverses, faire preuve d’ouverture à la compréhension des diverses différences culturelles, en particulier en Afrique de l’Ouest.

·       Être apte à prêter une oreille attentive aux idées, aux demandes et aux préoccupations des personnes et à expliquer aux autres la nécessité de la gestion de la diversité dans les pratiques quotidiennes sur le lieu de travail.

·       Être en mesure de tenir compte de la diversité lors de la prestation de services, de la réponse aux demandes, de la reconnaissance et de l’élimination des idées préconçues et des stéréotypes concernant certains groupes et individus.

·       Avoir une compréhension de base du mandat de l’organisation de la CEDEAO et de ses fonctions.

·       Être en mesure d’expliquer le domaine fonctionnel d’affectation et ses contributions à l’organisation et à son mandat.

·       Avoir une bonne maîtrise des procédures, processus et pratiques semi-routiniers de la CEDEAO en rapport avec les responsabilités assignées et les systèmes d’information.

·       Être capable d’appliquer les normes de la CEDEAO en matière d’envoi de courriels, d’établissement de rapports, de correspondances, etc. et de contribuer à la mise en œuvre des changements connexes, selon les instructions.

·       Être en mesure d’examiner et de vérifier de manière minutieuse l’exactitude des informations contenues dans les rapports de travail fournis par la Direction, les systèmes de gestion des informations ou d’autres personnes.

·       Avoir une parfaite maîtrise des indicateurs de suivi du bureau relatifs à son propre travail (par exemple : voyages, achats, comptes, réunions, etc.) et être en mesure de fournir des rapports ou des points d’information succincts.

·       Être à même d’assurer la correction, la vérification, le suivi et la révision des documents préparés par d’autres personnes et de réorganiser les données ou les informations selon les instructions en recourant aux technologies les plus récentes.

·       Être en mesure de récupérer, de saisir, de corriger, de formater, de transmettre et de relier efficacement les données des fichiers électroniques utilisés pour l’analyse et comprendre les opérations de gestion des données.

·       Être apte à condenser des informations et/ou à produire des notes de synthèse concises, afin d’aider les autres à prendre des décisions, à résoudre des problèmes et/ou à effectuer un travail d’évaluation.

·       Avoir de bonnes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français ou en portugais.

·       Faire preuve de compétences avérées en informatique en vue de communiquer au moyen d’outils, tels que le courrier électronique, Skype, le traitement de texte, Excel, les médias sociaux, etc. et de rédiger ainsi que de formater des documents de manière appropriée pour des présentations, le web, les propositions, les rapports et autres documents.

·       Être à même de corriger, d’éditer et de réviser des documents, afin de s’assurer qu’ils sont corrects sur le plan grammatical, qu’ils sont conformes aux conventions standard en matière de ponctuation et de style, et qu’ils sont formatés conformément aux normes de communication de la CEDEAO.

·       Être en mesure de rediriger/réorienter des messages complets et précis vers les personnes/services approprié(e)s.

·       S’exprimer couramment dans l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais)

·       Savoir organiser des informations ou des supports pour d’autres personnes, résoudre des problèmes mineurs et vérifier l’exhaustivité et la conformité aux normes ou aux instructions.

·       Avoir une bonne connaissance des techniques permettant de classer les tâches par ordre de priorité dans un environnement de travail en perpétuelle évolution, avec des interruptions fréquentes et des délais variables, et faire preuve d’adaptabilité/de flexibilité pour répondre aux attentes du travail.

·       Comprendre et observer les politiques, procédures et directives requises pour soutenir le cycle de planification de la CEDEAO à son propre niveau et au niveau de l’organisation.

·       Avoir un bon esprit d’initiative et être en mesure d’identifier ce qui doit être fait et d’agir de manière proactive.