UC56,591.37 / USD 89,289.87

Date limite de soumission des candidatures: 15 mai 2024

APERÇU DU POSTE

Placé(e) sous la supervision du Chargé Principal de Programmes – Archivage et Documentation, le/la titulaire du poste est chargé(e) d’acquérir, d’assembler, de cataloguer, de préserver et de gérer des collections importantes de documents et d’informations qui revêtent une importance d’un point de vue historique, culturel, économique et politique pour la CEDEAO et l’ensemble de ses Institutions. En outre, le/la titulaire du poste est chargé(e) d’élaborer et de mettre en œuvre des stratégies de gestion et de préservation des collections permanentes de documents et d’informations destinées à préserver le passé historique de la CEDEAO et de ses institutions ainsi que de les rendre accessibles au public, de plus en plus sous forme numérique. Il/elle doit être passionné(e) de la préservation de l’histoire de la CEDEAO pour les générations futures.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

·       Évaluer les documents et les supports à des fins de préservation et de conservation – certains pourraient être fragiles et nécessiter une manipulation, réparation ou conservation soignée.

·       Cataloguer les collections et gérer les informations et les archives.

·       Promouvoir le travail en organisant des événements publicitaires tels que des conférences et des expositions.

·       Conseiller et soutenir les utilisateurs sur la meilleure façon d’accéder aux archives, de les utiliser et de les interpréter.

·       Préparer des systèmes de tenue de registres et des procédures pour la recherche archivistique et pour la conservation ou la destruction des archives.

·       Maintenir des systèmes de recherche conviviaux et assistés par ordinateur.

·       Superviser les services de documentation/d’archivage.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’un diplôme de Licence ou équivalent en Bibliothéconomie, Archivistique ou dans un domaine similaire, décerné par une université reconnue.

·       Justifier de cinq (5) années d’expérience dans le domaine de la bibliothèque et de la documentation.

·       Avoir une parfaite connaissance des règles et règlements de la CEDEAO applicables au contrôle et à la restriction des documents ainsi qu’à la fourniture de services aux réunions.

·       Avoir une bonne connaissance de la gestion des bibliothèques et des services de documentation.

·       Avoir une expérience dans l’élaboration d’outils d’information sur les collections et les installations de la bibliothèque.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

·       Être en mesure de persuader/d’influencer les autres, afin de prendre compte un certain nombre points de vue, d’adopter une nouvelle idée ou de mettre en œuvre de nouvelles méthodes et pratiques.

·       Être en mesure de diriger une équipe de stagiaires/d’employés subalternes et d’insuffler un esprit d’équipe de manière à impliquer les employés et de réaliser un ensemble d’activités bien définies.

·       Être apte à respecter la chaîne de commandement de manière appropriée.

·       Être à même de résoudre les problèmes qui se présentent avec un minimum de directives et/ou de recommander et d’expliquer des solutions ou des alternatives aux fins d’approbation.

·       Être en mesure de se référer au Code de déontologie pour sa propre gouverne ainsi que pour gérer les autres, les informations et les ressources.

·       Être à même d’encadrer les autres et de créer des boucles de rétroaction avec les supérieurs hiérarchiques les collègues et les agents subalternes, afin de nouer de solides relations de travail et d’améliorer les performances.

·       Contribuer au maintien des objectifs et des normes de performance de l’unité organisationnelle.

·       Posséder des compétences interpersonnelles et être en mesure de tenir un client informé des progrès ou des échecs des projets en ce qui concerne le délai, la qualité et la quantité

·       Être en mesure d’interagir de manière proactive avec les clients et de nouer de solides relations de confiance fondées sur le respect mutuel et des discussions régulières.

·       Être à même d’établir et de maintenir une crédibilité professionnelle auprès des clients/parties prenantes d’une manière qui permette d’anticiper leurs besoins, d’atténuer les problèmes et de trouver un juste équilibre entre les obligations professionnelles et la nécessité de faire preuve de sensibilité et de réactivité à l’égard de leurs besoins.

·       Être apte à conseiller, aviser, consulter et guider d’autres personnes sur des questions relatives aux responsabilités assignées en matière de service à la clientèle et aux normes de service à la clientèle établies.

·       Faire preuve de respect pour les différences culturelles, d’équité et être en mesure d’entretenir de bonnes relations avec des personnes d’origines, de nationalités, de sexes, d’ethnies, de races et de religions diverses.

·       Posséder une bonne compréhension de la diversité des points de vue culturels, en particulier en Afrique de l’Ouest, et se montrer sensible aux différences entre les groupes ; être en mesure de remettre en question les préjugés et de faire preuve de tolérance et d’empathie.

·       Être en mesure de prêter une oreille attentive, de prendre en compte les préoccupations des autres et de faire preuve de jugement, de tact et de diplomatie.

·       Être apte à travailler dans un environnement interactif diversifié et inclusif qui tire parti de la diversité des forces en présence.

·       Être en mesure d’intégrer la dimension de genre et de garantir la participation équitable des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail, et en assumer la responsabilité.

·       Être à même d’encourager, de responsabiliser les personnes et de faire un plaidoyer en leur faveur d’une manière impartiale et transparente.

·       Avoir une bonne connaissance des institutions, secteurs, programmes et politiques de la CEDEAO.

·       Avoir une parfaite connaissance des exigences opérationnelles internes de la CEDEAO en matière de programmes, de projets, de services et de systèmes nécessaires pour mener à bien les tâches et atteindre les objectifs de performance.

·       Posséder une bonne connaissance des règles et procédures de la CEDEAO liées aux responsabilités assignées et être en mesure de les expliquer de manière précise aux autres.

·       Avoir une parfaite connaissance de la culture, des structures et des questions de performance de la CEDEAO et des priorités ayant un impact sur les responsabilités assignées.

·       Posséder une bonne connaissance des tendances, des indicateurs, des défis et des opportunités de développement des États membres de la CEDEAO en relation avec le projet/programme assigné à son propre poste.

·       Être en mesure d’examiner des données/informations provenant de diverses sources, d’identifier les anomalies, les tendances et les problèmes, de présenter les résultats et de formuler des recommandations.

·       Être apte à scinder les problèmes ou les processus en éléments clés afin d’identifier et de combler les lacunes en matière de service, d’assurance de la qualité, de conformité et d’objectifs de performance.

·       Avoir une connaissance des techniques permettant de générer des idées créatives et de nouvelles approches pour atteindre les objectifs, et être en mesure de les appliquer.

·       Être à même de recourir à des données probantes et à la recherche pour étayer les politiques et les programmes et identifier les sources d’information pertinentes et appropriées, notamment les parties prenantes, les institutions régionales et/ou les comités internes.

·       Faire preuve d’une maîtrise opérationnelle de l’informatique en utilisant les outils appropriés.

·       Être en mesure d’utiliser de manière judicieuse des graphiques et des tableaux pour présenter efficacement des données numériques, rédiger des rapports/propositions techniques semi-complexes et réviser/vérifier des modèles, des lettres, etc.

·       Être apte à transmettre des informations de manière précise, concise et organisée, tant par écrit qu’oralement.

·       Faire preuve de compétences interpersonnelles, faire des présentations, exprimer des opinions et débattre d’idées avec d’autres personnes de manière constructive.

·       Avoir une parfaite maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).

·       S’exprimer couramment, à l’oral et à l’écrit, dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance d’une autre langue sera un atout.

·       Être en mesure d’élaborer et de mettre en œuvre un plan d’action individuel pour atteindre des objectifs professionnels spécifiques.

·       Identifier, organiser les tâches et en assurer le suivi tout au long du processus afin d’en faciliter l’exécution.

·       Être en mesure de contribuer à des projets et/ou de les diriger conformément aux normes et techniques reconnues en matière de gestion de projets, de coordonner les contributions d’autres personnes afin de fixer et de tenir les délais.

·       Être à même d’organiser le travail, de fixer des priorités et de tenir les délais, en accordant de l’attention aux détails, aux parties prenantes, aux indicateurs et aux risques.

·       Être apte à identifier, à collecter et à évaluer des indicateurs afin de contrôler les performances et de prendre des mesures correctives proactives, le cas échéant.