LIEU DE TRAVAIL

LIBERIA

APERÇU DES TÂCHES

• Placé(e) sous l’autorité du/de la Chargé(e) de l’Administration et des Finances, le/la titulaire du poste participe à l’exécution des tâches relatives à la comptabilité du bureau.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

·      Prendre part aux travaux de clôture des comptes de fin d’année et aider à préparer les états financiers.

·      Assurer les exportations et revues mensuelles de la balance de vérification de l’année en revue et déceler les zones à problèmes.

·      Aider à analyser tous les comptes du grand livre (créditeurs, débiteurs, recettes et dépenses) et ajuster/proposer des corrections si nécessaire.

·      Assurer la préparation de pièces de journal et leur publication dans le système comptable.

·      Suivre l’amortissement/les dépenses des comptes prépayés utilisés.

·      Assurer le rapprochement des postes non soldés du grand livre.

·      Répondre et fournir les informations/documents demandés aux auditeurs externes sur les questions soulevées lors de l’audit de fin d’année et recommander/proposer des moyens de les corriger.

·      Aider l’agent administratif à assurer la liaison avec les auditeurs externes lors de la clôture des comptes et de la préparation des rapports.

·      Aider à exécuter les autres activités comptables (comptes créditeurs, rapprochements bancaires, créances, etc.) en trouvant des solutions face aux problèmes/propositions d’ajustements soulignés lors de l’audit de l’exercice.

·      Recevoir les factures des fournisseurs, numériser/importer les images, vérifier que l’extraction des données est exacte et introduire les documents dans le synergiciel pour traitement.

·      Vérifier et publier les factures numérisées à l’aide des codes de transaction appropriés dans le SAP.

·      Identifier et prévenir le traitement des factures en double.

·      Identifier les flux de travail des fournisseurs manquants et lancer le processus de leur création.

·      Traiter les factures conformément aux exigences du SAP et des politiques et procédures financières de la CEDEAO

·      Obtenir et joindre les documents supplémentaires requis pour les dépenses spéciales, y compris les dépenses en capital.

·      Déceler les opportunités d’optimiser le calendrier des paiements, en fonction des conditions de paiement.

·      Traiter les décaissements conformément au calendrier.

·      Rapprocher les relevés des fournisseurs et suivre les soldes des comptes fournisseurs.

·      Saisir et enregistrer les reçus de caisse dans le système logiciel de comptabilité (SAP) en utilisant les codes de transaction appropriés.

·      Publier tous les paiements effectués ou reçus par virement bancaire en temps opportun et avec précision.

·      Préparer des états de rapprochement bancaires précis sur une base mensuelle et de manière ponctuelle.

·      Répondre de manière ponctuelle et professionnelle aux requêtes internes et externes (fournisseurs).

·      Aider à résoudre les écarts de facturation avec les fournisseurs.

·      Traiter les documents liés aux subventions conformément aux politiques juridiques et de conformité y afférant.

·      Traiter et valider sans délai les chèques pour les factures et réclamations connexes.

·      Vérifier l’exactitude des chèques sortants.

·      Aider à archiver la documentation de la direction.

·      Traiter dans les meilleurs délais les fiches de demande de réclamation de dépenses du personnel et celles relatives au retour de voyage.

·      Assurer un archivage général et un soutien administratif au département des finances.

·      Aider à tenir des registres détaillés des prévisions budgétaires, des obligations et des soldes disponibles, à produire des prévisions de dépenses rapprocher les comptes divisionnaires des comptes centraux.

·      S’acquitter de toute autre tâche pouvant lui être confiée par le supérieur hiérarchique.

LIMITE D’AGE

·       Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

·     Être titulaire d’un Brevet de Technicien Supérieur (BTS)/Diplôme national ordinaire (DNO) ou équivalent dans le domaine des Finances ou dans tout autre domaine connexe obtenu d’un établissement d’enseignement supérieur reconnu.

·      Justifier d’au moins six (6) années d’expérience professionnelle avec une prise de responsabilité progressive dans les domaines des Finances, du Budget, de la Comptabilité ou dans tout autre domaine connexe.

·      Posséder des compétences professionnelles probantes pour non seulement extraire, interpréter et analyser une grande variété de données comptables, mais aussi résorber les écarts de données et autres problèmes.

·      Avoir des bonnes connaissances des activités de comptabilité transactionnelle comme la budgétisation, la paie, le traitement des réclamations des fournisseurs, le rapprochement et les rapports financiers, dans le cadre des responsabilités du poste.

·      Savoir identifier et résorber les écarts de données comptables et les problèmes opérationnels.

PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO

·       Savoir faire des suggestions basées sur ses propres observations en vue d’améliorer la façon dont le travail s’accompli et mener en toute confiance leur mise en œuvre, comme demandé.

·       Justifier d’une expérience de travail efficace en tant que membre d’une équipe assurant l’encadrement des autres membres ou l’animation des échanges et/ou chargé de remplacer d’autres collègues dans des rôles de responsabilité, au besoin.

·       Être apte à soutenir l’équipe en se tenant au courant des initiatives, des événements et des besoins de l’équipe, tout en aidant les chefs d’équipe, au besoin.

·       Etre apte à travailler sous pression et produire des résultats fiables.

·       Savoir assumer la responsabilité de sa propre carrière et de ses propres performances et s’engager régulièrement et de manière indépendante dans des activités d’auto-évaluation.

·       Être apte à développer et à maintenir les compétences et l’expertise requises pour jouer efficacement ce rôle.

·       Faire preuve d’une bonne éthique professionnelle, de positivité, de motivation, de flexibilité et d’aptitude à résoudre des problèmes dans le cadre de l’exécution des tâches associées au poste.

·       Savoir prendre des initiatives pour résoudre des problèmes semi-routiniers et faire des recommandations dans le sens de l’amélioration de la qualité/quantité des services aux clients.

·       Être animé d’un ardent désir d’aider les autres dans une variété de circonstances pertinentes pour leur propre domaine de travail et savoir les référer à la personne la mieux indiquée pour une assistance supplémentaire, si nécessaire.

·       Être capable de travailler en équipe et aider à répondre aux besoins des clients.

·       Savoir gérer efficacement son propre temps et respecter les normes de service et les objectifs liés aux responsabilités attribuées.

·       Comprendre comment accéder aux ressources ou services internes pour améliorer la conscience culturelle et chercher activement à améliorer les compétences multiculturelles lors de l’interaction avec d’autres personnes provenant de divers milieux culturels et linguistiques, notamment en Afrique de l’Ouest.

·       Savoir écouter attentivement les idées, les demandes et les préoccupations des interlocuteurs.

·       Comprendre, internaliser et développer les compétences de gestion de la diversité conformément aux règles/politiques de la CEDEAO.

·       Avoir la capacité et assumer la responsabilité d’intégrer une perspective sensible au genre et assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.

·       Savoir reconnaître les préjugés et les stéréotypes de certains groupes et individus, adopter une attitude appropriée sur le plan culturel et de l’inclusion.

·       Avoir une compréhension de base du mandat et des fonctions des institutions de la CEDEAO, notamment en ce qui concerne sa propre institution/agence de tutelle.

·       Disposer d’une bonne connaissance des procédures, processus et pratiques courantes de la CEDEAO, en ce qui concerne les responsabilités assignées et les outils de travail.

·       Être apte à appliquer les normes de la CEDEAO régissant les courriers électroniques et autres tâches de routine et pouvoir tenir des registres et autres informations concernant le travail assigné, conformément aux dispositions règlementaires.

·       Savoir appliquer les procédures d’exécution des tâches à la CEDEAO et faire preuve d’une compréhension suffisante des systèmes, processus, règles et/ou normes connexes pour expliquer leur nécessité et identifier les erreurs et leurs conséquences.

·       Avoir d’excellentes compétences en numératie et la capacité de collecter, rassembler, classer et synthétiser systématiquement des données suivant des instructions simples et claires.

·       Savoir innover dans le cadre des procédures établies en vue d’atteindre de meilleurs performances et/ou résultats.

·       Pouvoir détecter les erreurs, les corriger et conserver des dossiers fidèles avec des indicateurs/informations simples.

·       Être apte à recueillir et organiser des informations et des données d’une manière simple et compréhensible.

·       Être apte à fournir des informations exactes et complètes au superviseur/aux collaborateurs/clients, à la demande, en faisant preuve de bon jugement, de tact et de diplomatie.

·       Avoir la capacité d’utiliser des ordinateurs avec des compétences avancées en traitement de texte, y compris une connaissance pratique des feuilles de calcul, des bases de données, de l’Internet/l’intranet, du courriel et des réseaux sociaux.

·       Être capable de lire/écouter et de comprendre les instructions de routine et de les exécuter avec une supervision limitée.

·       Se montrer apte à produire des supports écrits clairs, concis, logiques et grammaticalement corrects dans au moins deux (2) des trois (3) langues officielles de la CEDEAO.

·        Faire preuve d’une compétence linguistique équivalente à l’oral.

·       Savoir interagir avec les autres de manière franche, polie, directe, en temps opportun.

·       Avoir une bonne maîtrise des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC).

·       Savoir écrire et parler couramment l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance pratique d’une des deux autres langues constituerait un atout supplémentaire.

·       Avoir la capacité d’organiser des tâches de routine, d’identifier des solutions en vue de répondre à des priorités conflictuelles ou à l’incertitude dans l’exécution de tâches nouvelles ou changeantes.

·       Posséder les capacités nécessaires pour former des objectifs de travail et identifier les étapes nécessaires à leur réalisation.

·       Être capable de comprendre et de contribuer aux objectifs de l’équipe ou de l’unité de travail suivant les instructions du superviseur.

·       Réunir les capacités nécessaires pour travailler selon des pratiques de bureau bien établies et réussir plusieurs tâches concomitantes dans des délais fixés.