UC 30,178.98/USD 47,616.39

Date limite de soumission des candidatures: 15 mai 2024

APERÇU DU POSTE

Sous la supervision directe du Chargé de Programmes affecté au Tarif Extérieur Commun et aux Mesures de Protection du Commerce, l’Assistant(e) de Programmes apporte un soutien technique et administratif direct au Chargé de Principal de Programmes intervenant sur les Tarifs et les Procédures Douanières ainsi qu’à d’autres professionnels de la Division des Tarifs et des Procédures Douanières.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

·       Fournir un soutien technique et administratif à la Division des Tarifs et des Procédures Douanières.

·       Contrôler et satisfaire les besoins matériels de la Direction et contribuer à la préparation des dossiers.

·       Apporter un soutien au classement et à l’archivage adéquat des documents administratifs et techniques.

·       Apporter un soutien à la préparation et à la gestion des réunions techniques de la Direction.

·       Assurer la liaison et le suivi des correspondances avec les autres directions de la Commission.

·       Procéder à la préparation des rapports d’étapes périodiques de la Direction ou des divisions de rattachement ; assurer la rédaction des notes d’information, des procès-verbaux de réunions, des discours, des lettres et d’autres documents pertinents, selon les besoins de la Direction, qui seront examinés par le Chargé Principal de Programmes.

·       Fournir un soutien en matière de secrétariat au Directeur selon que de besoin.

·       Assurer la liaison entre le personnel professionnel et le Gestionnaire de bureau de bureau de la Direction.

·       Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui est confiée.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’un Brevet de Technicien (BT)/OND ou équivalent dans le domaine des Arts, des Sciences Humaines ou Sociales.

·       Justifier d’au moins 5 années d’expérience à responsabilité croissante dans l’administration de programmes ou de projets, dans la coopération technique ou dans un domaine connexe.

·       Avoir une connaissance avérée d’un domaine de travail essentiel et avoir été exposé à ce dernier.

·       Jouir d’une expérience du travail dans un environnement douanier ;

·       Être capable d’organiser les informations/données pour faciliter le travail des chargés de programmes, y compris la maîtrise des systèmes d’archivage pertinents de l’outil ECM et des procédures, lignes directrices et processus liés aux correspondances pour préparer et utiliser les documents et modèles administratifs.

·       Avoir une connaissance des ressources nécessaires aux programmes/projets et être en mesure de les identifier et de réaliser des activités spécialisées spécifiques visant à assurer le fonctionnement efficace et efficient de l’équipe en charge des programmes.

·       Avoir une maîtrise des politiques, processus et procédures internes en général et de ceux liés à l’administration, à la mise en œuvre et à l’évaluation des programmes/projets, à la coopération technique, à la programmation et à la budgétisation.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

·       Pouvoir être crédible lorsqu’il s’agit d’expliquer les règles, les normes et les attentes (par exemple : les délais) afin d’assurer que la conformité et les attentes en matière de travail sont respectées.

·       Être en mesure de s’auto-motiver et/ou de motiver les autres à s’engager dans des discussions qui déboucheront sur des recommandations visant à améliorer les processus, les modèles ou d’autres outils de travail.

·       Être capable d’adopter une approche positive du travail en équipe, de participer activement aux discussions et à la réalisation des objectifs de l’équipe.

·       Être capable d’assumer la responsabilité de sa propre carrière et de ses performances avec l’aide occasionnelle de son supérieur hiérarchique/encadreur.

·       Être capable de renforcer ses propres capacités et celles des autres en partageant ses connaissances, ses outils, son expertise et son expérience avec d’autres personnes afin de rester compétent et bien informé dans l’exécution du rôle qui lui est confié.

·       Avoir un bon sens des relations interpersonnelles, de l’écoute et être multitâches, tout en ayant une bonne compréhension des responsabilités incombant au service à la clientèle et du rôle à jouer dans la représentation des valeurs de la CEDEAO dans toutes les interactions.

·       Être capable de prendre des initiatives pour résoudre les problèmes courants liés aux tâches assignées, en faisant preuve de discernement et en impliquant des collègues ou des supérieurs, le cas échéant.

·       Être capable de travailler en équipe pour résoudre les problèmes et améliorer les services.

·       Être capable de gérer efficacement son temps et d’organiser son espace de travail de manière à répondre aux attentes en matière de performances liées aux services à la clientèle qui lui sont confiés.

·       Être apte à orienter les individus vers la source appropriée pour obtenir des informations complémentaires et à solliciter de l’aide lorsqu’il/elle est débordé(e) par les demandes des clients.

·       Être en mesure d’appliquer des approches culturellement pertinentes et appropriées avec des personnes d’origines culturelles diverses.

·       Avoir une bonne gestion de la diversité, afin d’interagir avec les individus d’une manière culturellement appropriée et en accord avec les règles/politiques de la CEDEAO.

·       Être capable de reconnaître les idées préconçues et les perceptions stéréotypées de certains groupes et individus et d’adopter avec succès des comportements inclusifs et culturellement appropriés.

·       Être capable d’intégrer les perspectives de genre et de garantir la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité et en assumer la responsabilité.

·       Avoir une bonne maîtrise de la gestion de la diversité dans le cadre des attentes professionnelles quotidiennes et des tâches assignées.

·       Connaître le mandat et les objectifs opérationnels de la CEDEAO en lien avec les responsabilités attribuées.

·       Être capable de se tenir au courant des activités, calendriers et objectifs du département qui concernent l’équipe de travail et le domaine fonctionnel.

·       Être au fait des procédures de la CEDEAO relatives au travail assigné et être capable de faire preuve de discernement dans leur application.

·       Manifester un intérêt et engagement prononcés pour les valeurs et les activités de la CEDEAO dans l’exercice quotidien de ses fonctions.

·       Avoir une excellente capacité à maintenir, traiter et fournir des informations exactes dans le cadre des tâches qui lui sont confiées.

·       Être capable d’organiser les dossiers et les informations pour faciliter la recherche et la tenue des registres.

·       Être capable de repérer les erreurs, d’agir rapidement pour les corriger et de tirer des enseignements des expériences vécues.

·       Disposer de connaissances et de capacités pour remettre en question les hypothèses fondamentales concernant les façons acceptées de faire les choses dans un esprit d’amélioration.

·       Être capable d’utiliser les technologies actuelles pour communiquer efficacement, par exemple les logiciels de bureautique, y compris les tableurs, le traitement de texte et les logiciels de présentation graphique ; être en mesure de saisir et de mettre en forme des présentations, des rapports, des manuels, des bulletins d’information, le contenu de sites web et de maîtriser les technologies de l’information et de la communication (TIC).

·       Avoir des compétences bien développées en matière de partage d’information en utilisant la technologie et conformément aux processus et pratiques établis.

·       Disposer de compétences avancées en termes de capacité d’affirmation et de communication verbales, avec une aptitude avérée à reconnaître et à comprendre la validité des points de vue d’autrui et à y répondre de manière constructive.

·       S’exprimer couramment à l’oral et à l’écrit dans l’une des langues officielles de la Communauté de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La maîtrise d’une autre langue constituera un atout.

·       Être capable de consacrer du temps à des tâches spécifiques de manière à tenir les délais et combler les attentes en matière de qualité/quantité.

·       Avoir un bon sens de l’organisation et une excellente capacité à répartir le travail en plusieurs parties et à se concentrer d’abord sur les étapes les plus importantes.

·       Être capable de contribuer au maintien des normes de performance de l’organisation tout au long de la mise en œuvre de nouveaux processus, pratiques et plans adoptés par le département et pertinents pour les tâches assignées.

·       Être capable d’assurer le suivi des progrès réalisés et d’envisager de nouveaux objectifs dans le cadre des responsabilités qui lui sont confiées.

·       Pouvoir respecter les engagements pris envers les autres.