PROFIL DE POSTE

UC 8,644.92/USD 13,639.95

UC 13,498.75/USD 21,298.32

Date limite de soumission des candidatures: 15 mai 2024

Aperçu du poste :

Sous la supervision directe du Gestionnaire de bureau, le/la titulaire du poste assure la gestion des fonctions administratives du bureau, notamment la tenue à jour des dossiers physiques et électroniques, la fourniture des notes et comptes rendus de réunions, et la gestion des stocks de fournitures de bureau.

Rôle et Responsabilités

• Élaborer, maintenir et mettre à jour le système d’archivage de la Direction.
• Réceptionner et enregistrer le courrier entrant et sortant/les services de diffusion et d’expédition.
• Avoir une bonne connaissance de Microsoft Office.
• Participer à l’archivage et au classement électroniques des documents à l’aide de logiciels tels que ECM, afin d’en faciliter la récupération lorsque le besoin s’en fait sentir.
• Gérer les documents (entrants et sortants, classement des lettres).
• Aider au suivi des documents soumis aux fins de signature ou d’approbation.
• Récupérer les informations nécessaires dans les dossiers.
• Veiller à l’orientation, à la clarté et à l’exactitude de la copie finale du document.
• Aider à la gestion du bureau.
• Assister les services de reprographie.
• Gérer les stocks de fournitures de bureau.
• Répondre aux appels téléphoniques.
• Transmettre des messages.
• Accueillir les invités/visiteurs.
• Répondre aux demandes de renseignements.
• Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être assignée par ses supérieurs hiérarchiques.

Qualifications Académiques et Expérience

·       Être titulaire d’un diplôme scolaire ouest-africain ou équivalent.

·       Justifier de 2 années d’expérience de travail confirmée dans un bureau en qualité de stagiaire, d’agent de bureau subalterne ou de réceptionniste.

·       Justifier d’une expérience pratique de l’exécution de tâches de bureau simples et très routinières nécessitant un minimum de jugement et une connaissance limitée des procédures de bureau.

·       Avoir une parfaite compréhension des processus et procédures liés aux responsabilités confiées.

·       Être en mesure d’assimiler et d’appliquer rapidement des méthodes et des tâches courantes de bureau afin de mener à bien les tâches qui lui sont confiées conformément aux attentes en matière de performances.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

• Avoir une bonne compréhension de son propre rôle au sein de l’équipe et s’efforcer d’y contribuer de manière significative.
• S’adapter (c’est-à-dire adopter rapidement) sans tarder à de nouvelles façons d’exécuter les tâches.
• Être capable de suivre des instructions simples et d’achever son travail dans les délais impartis.
• Être en mesure d’apprendre auprès des autres, sur le tas et de manière autonome en lisant des instructions, des lignes directrices et des manuels de travail.
• Être en mesure d’interagir avec les autres de manière franche, en temps opportun et sans détours.
• Posséder une capacité avérée à communiquer des informations générales d’une manière précise et conviviale.
• Être capable de faire face à des clients ou à des situations difficiles de manière efficace, en comprenant ses propres limites et en sachant quand demander de l’aide.
• Avoir une bonne connaissance de la gestion de la diversité et du multiculturalisme de la CEDEAO.
• Être capable d’interagir avec les autres d’une manière adaptée et respectueuse des politiques/attentes en matière de multiculturalisme et de diversité.
• Être en mesure de poser des questions afin de clarifier les attentes en matière de multiculturalisme et de diversité dans l’exécution quotidienne des tâches assignées et de tirer des enseignements de l’expérience.
• Saisir clairement les objectifs et les cibles du travail qui lui est confié.
• Avoir une vaste connaissance du mandat de l’organisation.
• Être capable de comprendre, d’appliquer et d’expliquer les procédures et les instructions de travail de la CEDEAO.
• Être en mesure de montrer, dans l’exécution des tâches qui lui sont confiées, des valeurs qui reflètent les attentes de la CEDEAO, par exemple l’honnêteté, la confiance et l’intégrité.
• Tenir des dossiers de qualité et faciles à comprendre par les autres.
• Avoir une bonne connaissance des personnes à contacter au sein de la CEDEAO afin d’obtenir des informations importantes dans le cadre de l’exécution des tâches qui lui sont confiées.
• Être capable de rédiger des documents en respectant les règles de grammaire et d’orthographe et de tirer des conclusions raisonnables à partir d’instructions écrites.
• S’exprimer couramment dans l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais) ;
• Avoir d’excellentes compétences en communication écrite pour comprendre la correspondance et les courriers électroniques et y donner une suite.
• Être en mesure de recourir à la technologie en fonction des responsabilités qui lui sont confiées et des normes internes.
• Avoir une approche et une exécution rigoureuses et organisées de toutes les tâches.
• Être capable d’identifier et d’apprécier l’urgence et l’importance des différentes tâches.
• Avoir une bonne connaissance de la nécessité de tenir des registres de qualité dans le cadre de la planification et de la mise en œuvre des tâches qui lui sont confiées.
• Être en mesure d’exécuter des tâches conformément aux instructions données étape par étape.