UC 25.804,29   USD 40.714,00

UC 30.288,58   USD 47.789,33

APERÇU DES TÂCHES

Placé(e) sous l’autorité et la supervision directe du Représentant Résident du Président de la Commission de la CEDEAO au Niger, le/la gestionnaire de bureau devrait jouer un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du bureau. De l’accueil des visiteurs à la réception des appels, en passant par la prise de rendez-vous, l’organisation de l’emploi du temps de son supérieur, la rédaction des correspondances et le classement des documents. Il/Elle doit être très accessible et réceptif (ve) aux demandes concurrentes des parties internes et externes.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

§  Gestion de l’emploi du temps du Superviseur : gestion de l’agenda et du calendrier du Superviseur, organisation et gestion des rendez-vous, réception et accueil des visiteurs, appels téléphoniques, vérification des appels entrants afin de s’assurer de leur importance et de la possibilité d’y répondre ou de transféré au Superviseur;

§  Gestion administrative : organisation des réunions, réception, rédaction, saisie et suivi des courriers administratifs, réservation des salles de réunion et provision des fournitures de bureau.

§  Gestion du courrier et documents: création d’un système d’enregistrement des correspondances reçues et à envoyer, archivage et classement des documents en utilisant le logiciel ECM pour retrouvaille aisée et facile, gestion des documents (reçus et envoyés, classement des correspondances), suivi des documents soumis à la signature ou approbation;

§  Compétences en informatique : Connaissance de MS Office, SAP/ECM, ou autre logiciels. Traitement de texte en Anglais, Français et/ou Portugais

§  Assiste ses collègues dans les tâches administratives;

§  • Contribue à l’effort d’équipe en obtenant les résultats connexes au besoin

§  Exécution de toute autre tâche assignée par le superviseur.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE

•       Être titulaire d’un Brevet de Technicien Supérieur (BTS)/Diplôme d’État en la matière ou son équivalent en secrétariat ou en administration ou dans un domaine connexe d’une institution supérieure reconnue.

•       Justifier de six (6) années d’expérience avec prise de responsabilité progressive dans les services administratifs, les services de secrétariat, y compris des tâches telles que la tenue des dossiers personnels et financiers, la planification et/ou la mise en œuvre de la coopération technique ;

•       Avoir une bonne compréhension des politiques, des procédures et des processus liés à l’administration, et la capacité de recommander des logiciels et des systèmes appropriés pour l’administration de bureau à utiliser ;

•       Avoir une compétence technique dans les systèmes et les procédures pertinents de classement ECM, des directives et des processus liés à la correspondance pour la préparation et l’utilisation des documents et des modèles administratifs ;

•       Faire preuve d’un bon esprit de jugement et être capable de prendre des décisions raisonnables avec le moins de supervision possible ;

•       Avoir une compétence technique dans les systèmes et les procédures pertinents de classement ECM, des directives et des processus liés à la correspondance pour la préparation et l’utilisation des documents et des modèles administratifs.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO

·        Capacité de faire des suggestions fondées sur ses propres observations afin d’améliorer la façon dont le travail est accompli et de mener avec confiance à leur mise en œuvre, tel que demandé ;

·       Justifier d’une expérience démontrée du travail efficace en tant que membre d’une équipe, en dirigeant à l’occasion des discussions ou en tenant des rôles de premier plan, au besoin ;

·       Capacité de soutenir l’équipe en se tenant au courant des initiatives, des événements et des besoins de celle-ci et en aidant les chefs d’équipe au besoin ;

·       Avoir la capacité de travailler sous pression et d’être digne de confiance ;

·       Capacité d’assumer la responsabilité de sa carrière et de son rendement et de s’engager régulièrement et de façon indépendante dans des activités d’auto-évaluation (notamment l’autoréflexion, le retour d’informations) ;

·       Capacité d’acquérir et de maintenir les compétences et l’expertise nécessaires pour remplir efficacement le rôle, exemples technologies pertinentes, normes professionnelle ;

·       Faire preuve d’une excellente éthique de travail, de positivité, de motivation, de souplesse et posséder des aptitudes à la résolution de problèmes pour accomplir les tâches associées au poste;

·       Avoir la capacité de prendre l’initiative de résoudre des problèmes semi-routiniers et de formuler des recommandations pour améliorer la qualité et la quantité des services offerts aux clients ;

·       Manifester un désir ardent d’aider les autres dans diverses circonstances pertinentes à son propre domaine de travail et de référer à la personne appropriée pour obtenir de l’aide supplémentaire, au besoin ;

·       Avoir la capacité de travailler en équipe pour articuler les besoins des clients et des intervenants ;

·       Avoir la capacité de gérer efficacement son temps et d’atteindre les normes de service et les objectifs liés aux responsabilités assignées.

·       Comprend comment accéder aux ressources ou aux services internes pour améliorer la sensibilisation culturelle et veiller à améliorer les compétences multiculturelles en matière d’interaction avec d’autres personnes d’origines culturelles et linguistiques diverses, en particulier en Afrique de l’Ouest ;

·       Avoir la capacité d’écouter attentivement les idées, les demandes et les préoccupations des gens et de comprendre, d’intérioriser et de développer des compétences en gestion de la diversité conformément aux règles et politiques de la CEDEAO ;

·       Avoir la capacité et assumer la responsabilité d’intégrer une perspective sensible au genre et assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail ;

·       Avoir la capacité de reconnaître les idées préconçues et les points de vue stéréotypés de certains groupes et individus et d’adopter avec succès des comportements inclusifs et culturellement appropriés ;

·       Avoir une bonne compréhension de base du mandat de l’organisation de la CEDEAO et de ses fonctions, en particulier celles de ses institutions/agences ;

·       Avoir une parfaite connaissance des procédures et pratiques courantes de la CEDEAO en ce qui concerne les responsabilités assignées (par exemple, les normes et les règles) et les outils de travail (par exemple, la technologie) ;

·       Avoir la capacité d’appliquer les normes de la CEDEAO pour l’envoi de courrier électroniques et d’autres tâches de routine et de tenir des dossiers et des informations concernant les tâches assignées conformément aux règles et règlements en vigueur ;

·       Avoir la capacité d’appliquer les procédures de la CEDEAO relatives aux tâches et de démontrer une compréhension des systèmes, processus, règles et/ou normes associés suffisamment pour expliquer leur nécessité et pour identifier les erreurs et les conséquences ;

·       Posséder d’excellentes compétences en calcul et avoir la capacité de recueillir, de rassembler, de classer et de résumer des données en suivant des instructions claires et simples ;

·       Avoir la capacité avérée de contester les procédures établies en vue d’améliorer le rendement ;

·       Être axé sur les détails, avoir la capacité de détecter et de corriger les erreurs et de tenir des registres précis d’indicateurs et d’informations simples ;

·       Avoir la capacité de recueillir et d’organiser l’information et les données d’une manière simple et compréhensible ;

·       Avoir la capacité de fournir au superviseur, aux collègues et aux clients, des renseignements exacts et complets sur demande, en faisant preuve de jugement, de tact et de diplomatie ;

·       Avoir la capacité démontrée d’utiliser des ordinateurs et posséder des compétences avancées en traitement de texte, y compris une connaissance pratique des tableurs (p. ex. Excel), de l’inter/intranet, du courriel et des réseaux sociaux ;

·       Avoir la capacité de lire, d’écouter et de comprendre des instructions et de les exécuter avec une supervision limitée ;

·       Avoir la capacité de produire des documents clairs, concis, logiques et grammaticalement corrects en anglais ou en français et posséder la même compétence linguistique à l’oral ;

·       Avoir la capacité de régler les problèmes avec les autres de façon franche, rapide et directe.

·       Avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC) ;

·       Avoir la maîtrise de l’expression orale et écrite dans l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance de l’une des deux autres langues constituerait un atout ;

·       Avoir la capacité d’organiser des tâches semi-routinières, d’identifier des solutions pour répondre à des différentes priorités ou à l’incertitude dans l’exécution de tâches nouvelles ou changeantes ;

·       Avoir la capacité d’établir des objectifs de travail et de déterminer les étapes nécessaires pour atteindre ces objectifs ;

·       Être en mesure de comprendre les objectifs de l’équipe ou de l’unité de travail et d’y contribuer selon les directives du superviseur ;

·       Pouvoir travailler dans le cadre de pratiques de bureau bien établies et organiser de multiples tâches dans des délais établis.