APERÇU DES TÂCHES

Placé(e) sous l’autorité du Chargé de Programme Principal, Passation des marchés, le/la titulaire de ce poste est responsable de la gestion quotidienne des activités de passation des marchés (y compris les subventions) de la Division, qui vont de la demande à la livraison des biens et services.

RÔLE ET RESPONSABILITES

•         Préparer et exécuter des plans de passation des marchés pour répondre aux besoins commerciaux et opérationnels en fonction des exigences énoncées dans les plans d’activités et les budgets des départements ;

•         Faciliter, en liaison avec le Département des Finances, le financement en temps opportun et/ou la résolution de tout problème de financement lié aux activités de passation des marchés ;

•         S’informer en tout temps des conditions du marché, y compris des listes de fournisseurs, la disponibilité des prix et la compétitivité, et s’assurer que les coûts sont justes et raisonnables avant d’approuver tout achat ;

•         Appuyer les différents départements dans la finalisation des termes de référence ou des spécifications pour leurs différents besoins et formuler des recommandations visant à assurer le respect des règles et procédures de la CEDEAO ou des fournisseurs de biens et prestataires de services ;

•         Préparer les dossiers d’appel d’offres, y compris les projets de contrats et autres documents de passation des marchés, conformément aux instructions du chef du service de la passation des marchés ;

•         Préparer tous les avis de publication (appels d’offres, avis de pré-qualification) comme convenu ;

•         Suivre l’état d’avancement de chaque passation de marchés – de la demande à la livraison ou à la réception par le demandeur – en veillant au respect des priorités ;

•         Soutenir tout le comité d’évaluation dans l’évaluation des soumissions et veiller au respect des règles et des procédures ;

•         Préparer, en sa qualité de secrétaire, tous les rapports d’évaluation conformément à la décision des comités d’évaluation ;

•         Préparer tous les contrats à signer et suivre leur mise en œuvre en liaison avec le département utilisateur ;

•         Produire et fournir des rapports trimestriels sur les biens et services acquis pour la Commission et sur la mise en œuvre du plan d’achat approuvé ;

•         Tenir un registre central des contrats principaux afin de consigner avec précision l’état d’avancement des contrats avec les fournisseurs, créer une base de données appropriée pour les principaux fournisseurs, entrepreneurs et consultants et suivre avec ces derniers les accords de niveau de service ;

•         Maintenir un archivage adéquat de tous les documents liés à la passation des marchés (plan de passation des marchés, dossiers d’appel d’offres, publications, rapports d’évaluation, contrats) ;

•         Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui est confiée par ses supérieurs.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE

·          Être titulaire d’une Licence (ou équivalent) en administration des affaires, en administration publique, en commerce, en chaîne d’approvisionnement, en droit ou dans un domaine connexe d’une université reconnue.

·          Justifier de cinq (5) années d’expérience avec prise de responsabilité progressive en passation des marchés et/ou en gestion de la chaîne d’approvisionnement pour une institution publique, une organisation internationale, une ONG ou des agences d’aide multilatérale ;

·          Avoir une parfaite connaissance des politiques, processus et procédures de passation des marchés des partenaires au développement, notamment la Banque mondiale, la Banque africaine de développement et l’Union européenne ;

·          Avoir une bonne connaissance d’un système de planification des ressources d’entreprise ou d’un autre système de gestion lié à la passation des marchés ;

·          Une formation pertinente en gestion de la passation des marchés ou de la chaîne d’approvisionnement constituerait un atout.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes

PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO

·          Persuader/influencer les autres à prendre en compte un certain point de vue, à adopter une nouvelle idée ou à mettre en œuvre de nouvelles méthodes et pratiques ;

·          Diriger une équipe de stagiaires et d’employés subalternes et inculquer un esprit d’équipe en vue de mobiliser les employés et réaliser un ensemble d’activités bien définies ;

·          Veiller au respect scrupuleux de la hiérarchie ;

·          Résoudre les problèmes qui surviennent avec un minimum de directives et/ou recommander et expliquer des solutions ou des alternatives pour approbation ;

·          Utiliser le Code d’éthique pour se gérer soi-même, gérer les autres, les informations et les ressources ;

·          Encadrer les autres et susciter un retour d’information des superviseurs, des collègues et des subordonnés, afin d’établir de solides relations de travail et d’améliorer le rendement ;

·          Contribuer au maintien des objectifs et des normes de rendement de l’unité organisationnelle.

·          Posséder de solides compétences en relations interpersonnelles et jouir de la capacité de tenir un client informé des progrès ou des reculs dans la réalisation des projets pertinents, notamment en ce qui concerne le calendrier, la qualité et la quantité ;

·          Établir et maintenir une crédibilité professionnelle auprès des clients et des acteurs, de manière à anticiper leurs besoins, à atténuer les problèmes et à maintenir un équilibre entre les obligations professionnelles et la nécessité d’être sensible et réceptif à leurs besoins ;

·          Conseiller, consulter et orienter d’autres personnes sur des questions relatives aux tâches assignées en matière de service à la clientèle et aux normes établies en matière de service à la clientèle.

·          Faire preuve de respect des différences culturelles, d’équité et d’aptitude à établir de bonnes relations avec des personnes d’origines, de nationalités, de sexes, d’ethnies, de races et de religions diverses ;

·          Comprendre les divers points de vue culturels, en particulier ceux de ressortissants d’Afrique de l’Ouest, et tenir compte des différences entre les groupes ; être capable de lutter contre les préjugés et de pratiquer la tolérance et l’empathie ;

·          Écouter, tenir compte des préoccupations des gens et faire preuve de jugement, de tact et de diplomatie ;

·          Être en mesure de travailler dans un environnement interactif diversifié et inclusif qui bénéficie de divers atouts ;

·          Jouir de la capacité et de la responsabilité d’intégrer une perspective liée au genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail ;

·          Encourager, habiliter et de plaider en faveur des gens en toute impartialité et en toute transparente.

·          Avoir une parfaite connaissance des institutions, des secteurs, des programmes et politiques de la CEDEAO ;

·          Maîtriser les règles et procédures de la CEDEAO en matière de responsabilités assignées et être capable de les expliquer clairement aux autres.

·          Étudier les données / informations provenant de diverses sources, cerner les anomalies, les tendances et les problèmes, présenter les constatations et formuler des recommandations ;

·          Définir les problèmes ou les processus en éléments clés afin de cerner et de combler les lacunes en matière de service, d’assurance de la qualité, de conformité et d’objectifs de rendement.

·          Avoir la capacité de transmettre l’information de façon claire et concise, de façon succincte et organisée, tant à l’écrit qu’à l’oral ;

·          Posséder des compétences interpersonnelles, faire des présentations, exprimer des opinions et débattre des idées avec les autres de façon constructive ;

·          Avoir une parfaite maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC) ;

·          Avoir une bonne maîtrise de l’expression orale et écrite dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance d’une autre langue sera un avantage supplémentaire.

·          Jouir de la capacité d’élaborer et de mettre en œuvre un plan d’action individuel pour atteindre des objectifs de travail précis ;

·          Identifier, organiser et surveiller les tâches tout au long du processus pour en faciliter l’exécution ;

·          Contribuer ou diriger des projets conformément à des normes et techniques reconnues en matière de gestion de projet, coordonner les contributions des autres afin de définir et de respecter les échéances ;

·          Veiller à l’organisation du travail, à l’établissement des priorités et au respect des délais fixés, en accordant toute l’attention nécessaire aux détails, aux acteurs, aux indicateurs et aux risques.