Assistant(e) de direction/Gestionnaire de bureau (Secrétaires Bilingues) x 22 – G5/G6/G7
27 Nov, 2019INTITULÉ DU POSTE | Assistant(e) de direction/Gestionnaire de bureau (Secrétaires Bilingues) x 22 – G5/G6/G7 | |
INSTITUTION | Commission de la CEDEAO | |
GRADE | G5/G6/G7 | |
SALAIRE ANNUEL | UC25,527.53, USD40,277.34/UC30,178.98, USD47,616.39/UC34,933.43, USD55,117.96 | |
AGENCE | ||
DÉPARTEMENT | Administration Générale & Conférences | |
DIRECTION | Administration Générale | |
DIVISION | ||
SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE | Directeur Hiérarchique | |
SUBORDONNÉS | ||
LIEU DE TRAVAIL | ABUJA, NIGERIA | |
LES CANDIDATURES DOIVENT ETRE ENVOYEES A : bsofficemanager@ecowas.int
APERÇU DES TÂCHES
Placé sous l’autorité du Directeur, l’Assistant(e) de direction/Gestionnaire de bureau doit jouer un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du Département/de la Direction. De l’accueil des visiteurs à la réception des appels, en passant par la prise de rendez-vous, l’organisation de l’emploi du temps de son supérieur hiérarchique, la rédaction de la correspondance et le classement des documents, ses fonctions seront essentielles aux activités quotidiennes du Département/de la Direction. À cet égard, il/elle doit être très accessible et réceptif face aux demandes concurrentes des parties internes et externes.
RÔLE ET RESPONSABILITÉS
§ Gestion de l’emploi du temps du Superviseur : réception et accueil des visiteurs, organisation et gestion des rendez-vous, gestion de l’emploi du temps du Superviseur, appels téléphoniques, vérification des appels entrants afin de s’assurer de leur importance et de la possibilité d’y répondre, gestion de l’agenda et du calendrier du Directeur ; § Gestion administrative : organisation des réunions, prise de notes, rédaction de rapports, réception, rédaction, saisie et suivi des courriers administratifs, réservation des salles de réunion, provision des fournitures de bureau, traitement des documents reçus et à envoyer. § Gestion du courrier : création d’un système d’enregistrement des correspondances reçues et à envoyer, archivage et classement des documents, gestion des documents (reçus et envoyés, classement des correspondances), suivi des documents soumis à la signature du Directeur ; § Gestion des documents et des dossiers : Archivage et classement des copies sur support papier de tous les documents et mise à disposition sur demande. § Exécution de toutes autres tâches assignées par les supérieurs.
QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE § Être titulaire d’un BTS en Secrétariat de direction ou d’un diplôme d’études administratives ou dans un domaine connexe obtenu d’un institut supérieur reconnu. § Justifier de six (6) années d’expérience en administration ou en secrétariat ; § Faire preuve d’un bon esprit critique et être capable de prendre des décisions raisonnables en l’absence de directives ; § Avoir une bonne connaissance des logiciels informatiques nécessaires et des systèmes de classement ECM pertinents ainsi que des procédures, directives et processus relatifs à l’élaboration et à l’utilisation de documents et modèles administratifs.
LIMITE D’AGE Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.
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