UC 8.976,37  USD 14.162,91

UC 14.029,10  USD 22.135,11

APERÇU DES TÂCHES

Placé sous l’autorité du Représentant Résident, le titulaire du poste aura pour tâches essentielles de contribuer à la gestion des fonctions administratives du bureau, y compris la tenue des dossiers sur support papier et électroniques, la prise de notes et les comptes rendus des réunions et la gestion des stocks de fournitures de bureau.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

·        Établir, tenir et mettre à jour le système d’archivage du département ;

·        Recevoir et enregistrer les correspondances à l’envoi et à la réception; effectuer la distribution du courrier ;

·        Connaissance de Ms Office;

·        Assister à l’archivage et au classement électronique des documents en utilisant un logiciel tel qu’ECM (gestion de contenu), pour récupération aisées ;

·        Gérer les documents (entrant et sortant, classement des lettres) ;

·        Aider au suivi des documents soumis pour signature or approbation ;

·        Pouvoir extraire les informations nécessaires des dossiers ;

·        Rechercher des directives auprès des responsables, s’assurer de la clarté et de l’exactitude de la version finale des documents ;

·        Contribuer à la gestion courante du bureau ;

·        Apporter un soutien aux agents des services de reprographie ;

·        Gérer les stocks de fournitures de bureau ;

·        Répondre aux appels téléphoniques ;

·        Transmettre les messages ;

·        Assurer l’accueil des visiteurs/clients ;

·        Répondre aux demandes de renseignements ;

·        S’acquitter de toute autre tâche assignée par la hiérarchie.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

·        Être titulaire du BAC ou équivalent.

·        Justifier de deux (2) années d’expérience probante comme employé de bureau ou réceptionniste, coursier/agent de bureau;

·        Avoir une expérience pratique dans l’exécution de tâches courantes de bureau nécessitant un bon jugement et une connaissance de base des procédures de bureau ;

·        Avoir une bonne compréhension des procédures et processus relatifs aux responsabilités du poste ;

·        Faire preuve d’aptitude à assimiler rapidement et appliquer les normes relatives aux tâches de bureau  à effectuer, conformément aux attentes en termes de performance.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO

• Comprendre son propre rôle au sein de l’équipe et s’efforcer de contribuer significativement à l’effort collectif;
• S’adapter rapidement aux nouvelles approches de travail;
• Savoir suivre des instructions simples et effectuer les travaux de manière cohérente et ponctuelle;
• Être en mesure d’apprendre des autres, sur le terrain et de manière indépendante, en lisant des instructions, directives et manuels de travail;
• Savoir se motiver soi-même.
• Être apte à interagir avec les autres de manière franche, directe, en temps opportun;
•  Savoir communiquer des informations générales de manière précise et courtoise;
• Être capable de gérer efficacement des clients ou des situations difficiles, reconnaître ses propres limites et savoir demander de l’aide en cas de besoin;
• Être en mesure de traiter les clients avec honnêteté et d’éviter les conflits d’intérêts.
• Avoir une connaissance de la gestion de la diversité et du multiculturalisme de la CEDEAO;
• Être apte à interagir avec les autres de manière adaptée et dans le respect des politiques/attentes multiculturelles et de la diversité;
• Avoir les aptitudes et le sens de la responsabilité quant à l’intégration des perspectives du genre et la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité;
• Savoir poser des questions afin de clarifier les attentes multiculturelles diverses dans l’exécution quotidienne des tâches assignées tout en apprenant de sa propre expérience.
• Comprendre clairement les objectifs et les cibles du poste de travail;
• Avoir une bonne compréhension du mandat de l’organisation;
• Être apte à comprendre, appliquer et expliquer les procédures et instructions de travail de la CEDEAO;
• Savoir respecter les valeurs dans l’exécution des tâches assignées, conformément aux attentes de la CEDEAO.
• Faire preuve d’une très bonne tenue des dossiers pour en faciliter la compréhension pour les autres;
• Savoir à qui s’adresser au sein de la CEDEAO pour obtenir des informations importantes dans l’exécution des tâches assignées;
• Être en mesure d’écrire avec une grammaire et une orthographe correctes et de tirer les conclusions raisonnables à partir d’instructions écrites.
• Attester de bonnes aptitudes en communication écrite pour pouvoir comprendre les correspondances/courriers électroniques et y répondre;
• Pouvoir se servir de la technologie en fonction de ses responsabilités et dans le respect des normes internes ;
• Avoir une bonne maîtrise des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC);
• Savoir écrire et parler couramment l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais).  La connaissance d’une des deux autres langues constituerait un atout supplémentaire.
• Aborder et exécuter toutes les tâches dans leur intégralité et de manière organisée;
• Savoir identifier et apprécier l’urgence et l’importance des différentes tâches;
• Être averti de la nécessité d’un archivage de qualité dans la planification et la mise en œuvre des tâches assignées ;
• Être en mesure d’exécuter des tâches conformément aux étapes énoncées dans les instructions.