• Assistant(e) Administratif(ve)
• Assistant(e) Comptable
• Chauffeur

APERÇU DES TÂCHES

·       Placé(e) sous l’autorité du/de la Responsable de la Radio CEDEAO, le/la titulaire du poste coordonne les fonctions administratives et financières de la radio.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

·       Contribuer à la coordination, à la planification et au contrôle des activités de la radio.

·       Gérer la préparation du budget de la radio.

·       Assurer le suivi de l’exécution du budget et des programmes de la radio.

·       Contribuer à l’élaboration du budget de la radio.

·       Identifier les besoins opérationnels de la radio.

·       Elaborer et superviser la mise en œuvre du plan annuel de passation des marchés de la radio.

·       Assurer le bon déroulement des fonctions administratives courantes, y compris l’environnement de travail, l’espace, l’équipement et le système de stockage et de recherche d’informations.

·       Assurer le suivi des paiements aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour leurs prestations.

·       Coordonner les expéditions et les transports, les dédouanements et la préparation de tous les documents connexes.

·       Valider les informations fournies au personnel concernant l’administration de la radio et les procédures informatiques.

·       Aider à planifier, organiser et superviser les fonctions administratives.

·       Aider au suivi et à la satisfaction des besoins administratifs et matériels de la radio et à l’élaboration, au stockage et à la récupération des documents requis.

·       Fournir un soutien administratif dans le cadre du processus de passation de marchés.

·       Rédiger les rapports d’étape périodiques, y compris les projets de points d’information, de procès-verbaux de réunions, de discours, de lettres et d’autres documents pertinents, le cas échéant, pour examen.

·       Veiller à la bonne tenue du système de classement des documents administratifs.

·       Elaborer les projets d’ordre du jour des réunions ainsi que des documents de travail à distribuer.

·       Exécuter les activités financières quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles nécessaires au bon établissement des états financiers.

·       Superviser et examiner l’enregistrement des transactions dans le système comptable.

·       Rédiger des rapports périodiques (rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels, etc.).

·       Effectuer les rapprochements bancaires.

·       Superviser le travail des subordonnés, procurer des conseils, motiver et encadrer le personnel.

·       S’acquitter de toutes autres tâches pouvant lui être confiées par le superviseur.

LIMITE D’AGE

·       Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

• Être titulaire d’une Licence en Administration, Finances, Sciences Sociales ou Humaines ou dans tout domaine connexe obtenue d’une université reconnue.
• Justifier de cinq (5) années d’expérience dans la passation des marchés, la gestion des finances et des opérations budgétaires dans des organisations internationales ou multinationales.
• Avoir une connaissance des règlements financiers, des procédures administratives, du Code des marchés et du Règlement du personnel de la CEDEAO.

·       Posséder une connaissance et une compétence technique pour consolider les états financiers en vue de leur inclusion dans les états financiers de la CEDEAO à auditer, et avoir la capacité de répondre aux observations d’audit interne/externe.

·       Avoir une connaissance pratique approfondie des pratiques, politiques et procédures de gestion de la trésorerie, et la capacité à formuler des recommandations appropriées pour améliorer leur exactitude, leur sécurité, leur rapidité et leur efficacité.

PRINCIPALES COMPETENCES CONCERNANT LA CEDEAO

• Etre apte à exécuter des tâches, contacter des collègues et contribuer, le cas échéant, à la prise de décisions idoines pour la réalisation des tâches dans les meilleurs délais.
• Veiller au respect scrupuleux de la hiérarchie.
• Savoir guider son propre travail en fixant des objectifs et en assurant leur suivi, dans un grand élan d’initiative personnelle et d’engagement fort envers la CEDEAO.
• Pouvoir instaurer et faire respecter des règles et normes, la bonne éthique professionnelle, la souplesse et la persévérance nécessaires à l’exécution du travail, et pouvoir influencer positivement le travail d’équipe, y compris la coopération.
• Se montrer apte à travailler en équipe dans le cadre de travaux assez courants, notamment en ce qui concerne l’attribution des tâches, les formations et le contrôle des activités.
• Attester d’excellentes compétences interpersonnelles pour mener des échanges positifs avec les clients, de sorte à établir des attentes et une compréhension commune tout en réduisant les incertitudes et les conflits.
• Faire preuve d’aptitude à tenir les clients informés des questions relatives aux attentes, à mettre en place des systèmes de « report » et à introduire d’autres procédures/techniques pour garantir le respect des normes de service.
• Etre apte à prendre des décisions dans le respect des directives, procédures et la jurisprudence et à préserver la confidentialité et la discrétion à l’égard des clients.
• Faire preuve de bon jugement et de capacité avérée à s’affirmer plutôt qu’à se montrer passif ou agressif dans ses interactions avec les clients.
• Savoir user de compétences et d’esprit critique en résolution de problèmes, notamment en cas de conflits.
• Etre capable de percevoir l’humeur et les sentiments des autres et comprendre leur attitude, leurs intérêts, leurs besoins et leurs points de vue.
• Avoir des aptitudes probantes pour entretenir de bonnes relations avec des personnes de divers horizons, être ouvert à comprendre diverses différences culturelles, en particulier en Afrique de l’Ouest.
• Savoir écouter attentivement les idées, les demandes et les préoccupations des interlocuteurs et expliquer aux autres la nécessité de gérer la diversité dans les pratiques quotidiennes du lieu de travail.
• Avoir la capacité et assumer la responsabilité d’intégrer une perspective sensible au genre et assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
• Savoir tenir compte de la diversité en ce qui concerne la fourniture de services, la réponse aux demandes, la reconnaissance et la gestion des préjugés et stéréotypes de certains groupes et individus.
• Avoir une bonne compréhension de base du mandat et des fonctions de la CEDEAO.
• Etre apte à expliquer le domaine fonctionnel attribué à l’organisation et à son mandat, ainsi qu’à ses contributions.
• Disposer d’une bonne connaissance des procédures, processus et pratiques courantes de la CEDEAO en ce qui concerne les responsabilités assignées et les systèmes d’information.
• Etre capable d’appliquer les normes de la CEDEAO en matière de courrier électronique, de présentation de rapports, de correspondances, etc., et de contribuer à la mise en œuvre des modifications associées, conformément aux instructions.
• Etre capable d’examiner attentivement et de vérifier l’exactitude des informations contenues dans les rapports d’activités fournis par le Management, les systèmes d’information de gestion ou d’autres personnes.
• Bien connaître les indicateurs de suivi du bureau pertinents pour son propre travail et pouvoir fournir de brefs rapports ou des points d’information.
• Etre capable d’amender, de vérifier, de suivre et de réviser des documents élaborés par d’autres.
•  Pouvoir réorganiser des données ou des informations suivant des instructions, au moyen des dernières technologies.
• Savoir récupérer, saisir, amender, formater, transmettre et relier efficacement les données de fichiers électroniques utilisées pour l’analyse et comprendre les opérations de gestion de données.
• Avoir la capacité de synthétiser les informations et/ou de produire des notes de synthèse concises pour aider les autres à prendre des décisions, à résoudre des problèmes et/ou à évaluer le travail.
• Avoir des compétences avérées en informatique, pouvoir notamment communiquer à l’aide d’outils technologiques, rédiger et formater des documents de manière appropriée pour la présentation, le Web, les propositions, les rapports et autres documents.
• Etre en mesure d’amender ou de réviser des documents pour s’assurer qu’ils respectent les conventions standard et les techniques en matière de ponctuation et s’assurer que leur format est conforme aux normes de communication de la CEDEAO.
• Etre en mesure de relayer/rediriger des messages complets et précis, au profit des personnes/ départements appropriés.
• Avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).
• Savoir écrire et parler couramment l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance pratique de l’une des deux autres langues constituerait un atout.
• Etre apte à organiser des informations et des supports pour les autres, résoudre des problèmes mineurs et vérifier leur exhaustivité et leur conformité aux normes et aux instructions.
• Connaître les techniques permettant de hiérarchiser les tâches dans un cadre de travail au rythme rapide, avec des interruptions fréquentes et des délais variables, ainsi qu’une adaptabilité/flexibilité pour répondre aux attentes professionnelles.
• Etre en mesure de bien comprendre et respecter les politiques, procédures et directives requises pour soutenir le cycle de planification de la CEDEAO aux niveaux individuel et organisationnel.
• Avoir un bon esprit d’initiative et savoir identifier ce qui doit être fait et d’agir de manière proactive.