UC 25,527.53/40,277.34

UC 30,178.98/USD 47,616.39

Date limite de soumission des candidatures: 15 mai 2024

APERÇU DU POSTE

Sous la supervision du Responsable du service courrier, le titulaire du poste est chargé de toutes les correspondances entrantes et sortantes et de la tenue des registres des services courrier et de messagerie.

RÔLES ET RESPONSABILITES

·       Participer aux activités de la salle du courrier, notamment au tri et à la distribution du courrier entrant et sortant.

·       Organiser les expéditions sortantes.

·       Veiller à ce que tous les courriers entrants et sortants soient dûment enregistrés.

·       Organiser l’expédition/la distribution du courrier en temps utile.

·       Organiser la collecte des colis.

·       Maintenir une stricte confidentialité des informations et des correspondances sensibles.

·       Mettre en œuvre des mesures de sécurité pour protéger les registres contre tout accès non autorisé.

·       Mettre la technologie à contribution.

·       Maintenir un système de classement organisé et actualisé pour toutes les correspondances entrantes et sortantes.

·       Actualiser et tenir de façon régulière les enregistrements électroniques et/ou physiques des correspondances.

·       Mettre en œuvre des processus d’archivage pour s’assurer que les documents plus anciens sont correctement stockés pour référence future.

·       Effectuer la saisie et le suivi des données :

·       Vérifier et soumettre les factures liées à la messagerie pour qu’elles soient payées rapidement.

·       Attribuer des numéros de référence ou des codes appropriés à chaque correspondance pour en faciliter l’identification et la recherche.

·       Proposer de nouvelles approches pour une prestation de services efficace en matière de gestion de courrier.

·       S’acquitter de toute autre tâche confiée par le supérieur hiérarchique.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’un diplôme de Brevet de Technicien Supérieur (BTS)/ Ordinary National Diploma (DNO) ou équivalent dans le domaine concerné décerné par une université reconnue.

·       Justifier de cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans l’administration, notamment dans le domaine des archives, de la gestion des documents électroniques ou dans un domaine connexe.

·       Avoir une bonne connaissance de la documentation de la CEDEAO, de la chaîne de traitement des documents et des procédures opérationnelles et administratives pertinentes, des politiques et pratiques des services courriers, de la terminologie et des normes de référence ou de celles d’une organisation internationale similaire.

·       Avoir une bonne connaissance des fonctions et des pratiques du service courrier ainsi que la capacité à utiliser les modules ECM pertinents en vue d’effectuer des tâches de routine.

·       Avoir une bonne connaissance du stockage et de la récupération de documents, de la tenue de registres électroniques et des procédures des systèmes d’information pertinents en termes d’environnement de travail.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

·     Être capable de faire preuve de crédibilité lorsqu’il s’agit d’expliquer les règles, les normes et les attentes (par exemple, les délais) afin de s’assurer que les attentes en matière de conformité et de travail sont respectées.

·     Être capable de se motiver et/ou de motiver les autres à s’engager dans des discussions qui permettront de formuler des recommandations visant à améliorer les processus, les modèles ou d’autres outils de travail.

·     Être capable d’adopter une bonne approche du travail en équipe, de participer activement aux discussions et à la réalisation des objectifs de l’équipe.

·     Être capable d’assumer la responsabilité de sa propre carrière et de ses performances avec l’aide occasionnelle du superviseur/encadreur.

·     Être capable de renforcer ses propres capacités et celles des autres en partageant ses connaissances, ses outils, son expertise et son expérience avec d’autres personnes afin de rester compétent et bien informé dans l’exécution du rôle qui lui est confié.

·     Posséder des compétences interpersonnelles, d’écoute et multitâches avec une bonne compréhension des responsabilités du service client et du rôle dans la représentation des valeurs de la CEDEAO dans toutes les interactions.

·     Être en mesure de prendre des initiatives pour résoudre les problèmes courants liés aux tâches assignées, en faisant preuve de discernement et en impliquant des collègues ou des supérieurs, le cas échéant.

·     Être capable de travailler en équipe pour résoudre les problèmes et améliorer les services.

·     Être capable de gérer efficacement son temps et d’organiser son espace de travail de manière à répondre aux attentes en matière de performances liées aux services aux clients qui lui sont confiés.

·     Être capable d’orienter les personnes vers la personne appropriée pour obtenir des informations complémentaires et demander de l’aide lorsqu’elles sont débordées par les demandes des clients.

·     Être capable d’appliquer des approches pertinentes et appropriées du point de vue culturelle avec des personnes issues de milieux culturels différents.

·     Assurer une bonne gestion de la diversité afin d’interagir avec les individus d’une manière appropriée sur le plan culturel et en accord avec les règles/politiques de la CEDEAO.

·     Être capable de reconnaître les idées préconçues et les points de vue stéréotypées de certains groupes et individus et d’adopter avec succès des comportements inclusifs et appropriés du point de vue culturel.

·     Posséder des capacités en matière d’intégration des perspectives genre et de l’égale participation des femmes et des hommes dans tous les domaines professionnels et en assurer la responsabilité.

·     Avoir une bonne connaissance de la gestion de la diversité dans le cadre des attentes professionnelles quotidiennes et des tâches assignées.

·     Avoir une bonne connaissance du mandat et des objectifs opérationnels de la CEDEAO en rapport avec les responsabilités attribuées.

·     Être capable de se tenir au courant des activités, des calendriers et des objectifs du département qui concernent l’équipe de travail et le domaine fonctionnel.

·     Avoir une bonne connaissance des procédures de la CEDEAO relatives au travail assigné et être capable de faire preuve de discernement dans leur application.

·     Démontrer un intérêt et un engagement forts pour les valeurs et les activités de la CEDEAO dans l’exercice quotidien de ses fonctions.

·     Posséder une excellente capacité à maintenir, traiter et fournir des informations exactes dans le cadre des tâches qui lui sont confiées.

·     Être capable d’organiser les registres et les informations pour faciliter la recherche et la tenue des registres.

·     Être capable de repérer les erreurs, d’agir avec célérité pour les corriger et tirer les enseignements de l’expérience.

·     Posséder les connaissances et capacités à remettre en question les hypothèses fondamentales concernant les bonnes pratiques en vue d’une amélioration.

·     Être capable d’utiliser les technologies actuelles pour communiquer efficacement, par exemple les logiciels de bureautique, y compris les tableurs, le traitement de texte et les logiciels de présentation graphique ; être capable de dactylographier et d’assurer la mise en forme des présentations, des rapports, des manuels, des bulletins d’information, le contenu de sites web et maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).

·     Posséder de solides compétences en matière de partage de l’information en utilisant la technologie et conformément aux processus et pratiques établis.

·     Posséder les capacités d’affirmation et de communication verbale avancées assortie d’une aptitude avérée à reconnaître et à comprendre la validité des points de vue d’autrui et à y répondre de manière constructive.

·     S’exprimer couramment à l’oral et à l’écrit dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance d’une des autres langues serait un atout.

·     Être capable de consacrer du temps à des tâches spécifiques de manière à tenir les délais et à tenir compte des attentes en matière de qualité/quantité.

·     Avoir un bon sens de l’organisation et une excellente capacité à scinder les tâches en plusieurs composantes et à mettre d’abord l’accent sur les étapes les plus importantes.

·     Être capable de contribuer au maintien des normes de performance de l’organisation tout au long de la mise en œuvre de nouveaux processus, pratiques et plans adoptés par le Département et pertinents pour les tâches assignées.

·     Être capable d’assurer le suivi des progrès réalisés et d’envisager de nouveaux objectifs dans le cadre des responsabilités qui lui sont confiées.

·     Être capable de respecter les engagements pris envers les autres.