UC56,591.37 / USD 89,289.87

Date limite de soumission des candidatures: 15 mai 2024

APERÇU DU POSTE

Sous la supervision du Responsable de la Division en charge de la passation de marchés, le titulaire du poste est chargé de la gestion des activités quotidiennes de passation de marchés (y compris des dons) au sein de la division, depuis la demande jusqu’à la livraison des travaux.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

·       Préparer et exécuter des plans de passation de marchés pour répondre aux besoins opérationnels et commerciaux sur la base des exigences énoncées dans les plans d’activité et les budgets des départements.

·       Assurer le financement en temps opportun et/ou la résolution de tout problème de financement en rapport avec les activités de passation de marchés, et ce, en liaison avec les services financiers.

·       Se tenir au courant des conditions du marché, notamment des listes de prestataires, de la disponibilité des prix et de la compétitivité, et s’assurer que les coûts sont justes et raisonnables avant la validation de tout achat.

·       Assister les différents départements dans la finalisation des termes de référence ou des spécifications pour leurs différents besoins et formuler des recommandations dans le but de garantir la conformité aux Règles et Procédures de la CEDEAO ou des bailleurs de fonds relatives aux Biens et Services.

·       Préparer les documents d’appel d’offres, y compris les projets de contrats et autres documents de passation de marchés, selon les instructions du Responsable de la passation de marchés.

·       Préparer tous les avis à publier (appels d’offres, avis de préqualification) comme convenu.

·       Suivre l’état d’avancement de chaque acquisition – de la demande à la livraison ou à la réception par le demandeur – en veillant à ce que les priorités soient respectées.

·       Assister l’ensemble du comité d’évaluation dans l’évaluation des offres et veiller au respect des règles et procédures.

·       Préparer tous les rapports d’évaluation conformément à la décision des comités d’évaluation.

·       Finaliser tous les contrats pour signature et contrôler, en liaison avec le service utilisateur, leur mise en œuvre.

·       Produire/fournir des rapports trimestriels sur les marchés de travaux de la Commission et sur la mise en œuvre du plan de passation de marchés approuvé.

·       Tenir un registre central des principaux contrats afin d’enregistrer avec précision l’état des contrats avec les contractants, développer une base de données appropriée pour les principaux contractants et assurer le suivi des accords de niveau de service avec les vendeurs, les contractants et les consultants.

·       Assurer un archivage adéquat de tous les documents relatifs à la passation de marchés (plan de passation de marchés, dossiers d’appels d’offres, publications, rapports d’évaluation, contrats) ;

·       S’acquitter de toute autre tâche officielle confiée par les supérieurs hiérarchiques.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’un diplôme de Licence (ou équivalent) en Administration des Affaires, Administration Publique, Commerce, Chaîne d’Approvisionnement, Droit ou dans un domaine connexe, décerné par une université reconnue.

·       Justifier de cinq (5) années d’expérience à responsabilité croissante dans les domaines de la finance, de l’administration, du budget, de la gestion d’entreprise ou dans un domaine connexe ; Justifier d’expérience dans le domaine de la finance au sein d’une organisation internationale, d’une ONG ou d’une agence d’aide multilatérale, ou équivalent ; justifier d’expérience dans les processus financiers de fonds communs.

·       Avoir une bonne connaissance des politiques, processus et procédures d’achat et des techniques d’achat et de comptabilité ; avoir un bon jugement et une bonne connaissance des règles et réglementations financières ; être capable d’effectuer des recherches et recueillir des informations à partir de sources diverses.

·       Être capable d’effectuer des recherches, collecter, enregistrer et conserver toutes les mesures de contrôle interne et les informations pertinentes (y compris sous forme électronique) en veillant à ce qu’une chaîne d’information complète soit établie et maintenue.

·       Avoir une bonne connaissance de tous les processus opérationnels afin d’identifier et d’évaluer les faiblesses des contrôles de surveillance ; être capable de renforcer les processus afin d’atténuer/éliminer de façon active toute possibilité de non-conformité et de violation de l’éthique ; être capable de créer des modèles d’analyse et des modèles statistiques des processus et des contrôles afin de détecter les anomalies et les faiblesses.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

·       Être capable de persuader/d’influencer les autres afin de tenir compte d’un certain point de vue, d’adopter une nouvelle idée ou de mettre en œuvre de nouvelles méthodes et pratiques.

·       Être capable de diriger une équipe de stagiaires/d’employés débutants et d’insuffler un esprit d’équipe de manière à impliquer les employés et à réaliser un ensemble d’activités bien définies.

·       Démontrer la capacité à respecter la chaîne de commandement de manière appropriée.

·       Être capable de résoudre les problèmes qui se présentent avec un minimum de directives et/ou de recommander et d’expliquer des solutions ou des alternatives pour approbation.

·       Être en mesure de se référer au Code de déontologie pour sa propre gouverne ainsi que pour gérer les autres, les informations et les ressources.

·       Être capable d’encadrer les autres et de créer des boucles de rétroaction avec les supérieurs hiérarchiques les collègues et les subalternes afin de nouer de solides relations de travail et d’améliorer les performances.

·       Contribuer au maintien des objectifs et des normes de performance de l’unité organisationnelle.

·       Posséder des compétences interpersonnelles doublées de la capacité de tenir un client informé des progrès ou des échecs des projets en ce qui concerne le calendrier, la qualité et la quantité.

·       Être capable d’interagir de manière proactive avec des collègues et d’autres parties prenantes, et de nouer de solides relations de confiance fondées sur le respect mutuel et des discussions régulières.

·       Être capable d’établir et de maintenir une crédibilité professionnelle auprès des clients/parties prenantes de manière à anticiper leurs besoins, à atténuer les problèmes et à concilier soigneusement les obligations professionnelles avec la nécessité d’être sensible et réceptif à leurs besoins.

·       Être capable de conseiller, d’informer, de consulter et d’orienter autrui sur des questions relatives aux responsabilités assignées en matière de service à la clientèle et aux normes de service à la clientèle établies.

·       Faire preuve de respect pour les différences culturelles, d’équité et de capacité à établir de bonnes relations avec des personnes d’origines, de nationalités, de sexes, d’ethnies, de races et de religions différents.

·       Faire preuve de compréhension de la diversité des points de vue culturels, en particulier en Afrique de l’Ouest, en étant sensible aux différences entre les groupes ; être capable de remettre en question les préjugés et de pratiquer la tolérance et de faire preuve d’empathie.

·       Avoir le sens de l’écoute active, prendre en compte les préoccupations des autres et faire preuve de jugement, de tact et de diplomatie.

·       Être capable de créer un environnement interactif diversifié et ouvert à tous, qui tire parti de la diversité des forces en présence.

·       Posséder les capacités en matière d’intégration des perspectives genre et de l’égale participation des femmes et des hommes dans tous les domaines professionnels et en assurer la responsabilité.

·       Être capable d’encourager, de responsabiliser les personnes de manière impartiale et transparente et de faire un plaidoyer en leur faveur.

·       Avoir une bonne connaissance des institutions, secteurs, programmes et politiques de la CEDEAO.

·       Avoir une bonne connaissance des exigences opérationnelles internes de la CEDEAO en matière de programmes, de projets, de services et de systèmes nécessaires pour mener à bien les tâches et atteindre les objectifs de performance.

·       Avoir une bonne connaissance des règles et procédures de la CEDEAO liées aux responsabilités assignées et être capable de les expliquer clairement aux autres.

·       Posséder une bonne connaissance de la culture, des structures et des questions de performance de la CEDEAO et des priorités ayant un impact sur les responsabilités assignées.

·       Avoir une bonne connaissance des tendances, des indicateurs, des défis et des opportunités en matière de développement des États membres dans le cadre du projet/programme assigné au titulaire du poste.

·       Être capable d’étudier des données/informations provenant de sources diverses, d’identifier les anomalies, les tendances et les problèmes, de présenter des conclusions et de formuler des recommandations.

·       Être capable de décomposer les problèmes ou les processus en éléments clés afin d’identifier et de combler les lacunes en matière de service, d’assurance qualité, de conformité et d’objectifs de performance.

·       Posséder les connaissances et aptitudes à appliquer des techniques permettant de générer des idées créatives et de nouvelles approches pour atteindre les objectifs.

·       Être capable d’utiliser des données probantes et des recherches pour éclairer les politiques et les programmes et d’identifier les sources d’information pertinentes et appropriées, y compris les parties prenantes, les institutions régionales et/ou les comités internes.

·       Démontrer une maîtrise opérationnelle de l’outil informatique par l’utilisation des outils appropriés.

·       Être capable de faire un usage judicieux des graphiques et des tableaux pour présenter efficacement des données numériques ; rédiger des rapports/propositions techniques semi-complexes et éditer/contrôler des modèles, des lettres, etc.

·       Être capable de transmettre des informations de manière précise, concise et organisée, tant à l’écrit qu’à l’oral.

·       Être capable d’établir des relations interpersonnelles, de faire des présentations, d’exprimer des opinions et de débattre des idées avec autrui, et ce, de manière constructive.

·       Avoir une maîtrise des outils de technologies de l’information et de la communication (TIC).

·       S’exprimer couramment à l’oral et à l’écrit dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance d’une des autres langues serait un atout.

·       Être capable d’élaborer et de mettre en œuvre un plan d’action individuel pour atteindre des objectifs de travail spécifiques.

·       Identifier, organiser et contrôler les tâches tout au long du processus afin d’en faciliter l’exécution.

·       Être capable de contribuer et/ou de diriger des projets conformément aux normes et techniques reconnues en matière de gestion de projets, de coordonner les contributions d’autres personnes afin de fixer et de respecter les délais.

·       Être capable d’organiser le travail, de fixer des priorités et de tenir les délais, en prêtant attention aux détails, aux parties prenantes, aux indicateurs et aux risques.

·       Être capable d’identifier, de collecter et d’évaluer des indicateurs en vue d’assurer le suivi des performances et de prendre des mesures correctives proactives si nécessaire.