Aperçu du Poste

Sous la supervision du Chargé de la Formation (P3/P4), le/la titulaire identifie les besoins de formation du personnel et contribue à l’élaboration et à l’organisation de programmes de formation pour répondre à ces besoins. Il/elle contrôle et facilite également l’acquisition de connaissances et l’établissement de rapports sur l’efficacité des programmes et interventions de formation dans la réalisation des buts et objectifs à long terme en matière de perfectionnement des compétences.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

• En collaboration avec le Chargé de la Formation et le Chargé de la Gestion des Carrières, assurer la liaison avec les directions, afin d’identifier les besoins de formation et les lacunes dans les compétences des employés.
• Procéder à des évaluations régulières afin de déterminer les besoins en formation pour les différents emplois.
• Aider à la conception et à l’élaboration de programmes de formation alignés sur les buts et objectifs des Institutions de la CEDEAO.

• Créer des supports de formation attrayants et interactifs, y compris des présentations, des manuels et des rôles de contenu multimédia.
• Aider à organiser des sessions de formation à l’intention des employés en utilisant une variété de techniques et de formats pédagogiques.
• Aider à la mise en œuvre de mécanismes d’évaluation de l’efficacité des programmes de formation.
• Recueillir les rétroactions des participants et des parties prenantes afin d’améliorer en permanence le contenu de la formation et les méthodes d’enseignement.
• Explorer et intégrer des technologies innovantes pour améliorer la diffusion et l’accessibilité des supports de formation.
• Recourir aux Systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS) afin d’assurer le suivi des progrès des employés et de gérer la documentation relative à la formation. Veiller à ce que les programmes de formation soient conformes aux réglementations et aux normes en vigueur.
• Tenir des registres de formation précis et à jour, notamment les présences, les évaluations et les certifications.
• Analyser les besoins de formation afin d’élaborer de nouveaux programmes de formation ou de modifier et d’améliorer les programmes existants.
• Gérer le système d’information et d’archivage des formations et répondre aux questions du personnel et des prestataires de formation.
• Veiller à ce que les rapports, les documents de correspondance et les informations soient enregistrés, traités et conservés conformément aux procédures administratives.
• Soutenir la présentation des rapports pertinents, des plans de compétences sur le lieu de travail et des rapports annuels de formation.
• Contacter les participants et les représentants du Département au sujet des programmes de formation.
• Tenir une base de données de toutes les formations et de tous les facilitateurs.
• Réserver la salle appropriée et préparer l’installation physique, y compris tout équipement audiovisuel pour la formation, etc.
• Préparer et distribuer des supports de formation tels que du matériel pédagogique, des imprimés, des formulaires d’évaluation et des aides visuelles.
• Se tenir informé des tendances du secteur, des meilleures pratiques et des progrès des méthodologies de formation.
• Participer à l’organisation de l’orientation des nouveaux employés et, le cas échéant, à des présentations supplémentaires.
• Effectuer toute autre tâche pouvant lui être confiée par le supérieur hiérarchique.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

·       Être titulaire d’un diplôme de licence ou d’un diplôme équivalent en gestion des ressources humaines, formation et développement, administration des affaires ou dans un domaine similaire, délivré par une université reconnue.

·       Justifier de trois (3) années d’expérience professionnelle en gestion des ressources humaines et en formation dans le secteur privé/public ou dans des organisations internationales.

·       Avoir une connaissance technique de la gestion des ressources humaines dans le secteur privé/public ou dans une organisation internationale.

·       Avoir une bonne maîtrise de l’élaboration et de la conception de résultats basés sur le matériel pédagogique.

·       Avoir une bonne maîtrise des meilleures pratiques de gestion des ressources humaines.

·       Avoir une expérience et une maîtrise de l’apprentissage en ligne.

·       Avoir une expérience dans l’élaboration et la conception de programmes de formation.

·       Avoir une bonne maîtrise du Système de gestion de l’apprentissage.

·       Avoir une solide connaissance des principes de conception pédagogique et des théories de l’apprentissage des adultes.

·       Avoir une bonne connaissance du Statut du personnel, des directives et des politiques en rapport avec l’exécution des tâches liées au poste.

·        Avoir une bonne maîtrise des ressources humaines de routine, des processus opérationnels, notamment la saisie et la vérification des données, la rédaction, la production de rapports et les procédures d’archivage.

·       Une connaissance pratique des ERP tels que SAP sera un atout.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

·       Être apte à diriger l’exécution des tâches, à contacter les collègues et les collaborateurs si nécessaire et à prendre des décisions pour s’assurer que les tâches sont effectuées comme prévu.

·       Être capable d’orienter son propre travail en fixant des objectifs et en les contrôlant, avec une forte initiative personnelle et un engagement envers la CEDEAO.

·       Être en mesure de de donner l’exemple et de prôner le respect des règles, une bonne éthique de travail, la flexibilité et la persévérance pour mener à bien le travail, ainsi qu’être apte à influencer positivement le travail d’équipe et la coopération.

·       Être capable de diriger de petites équipes en vue d’effectuer des travaux semi-routiniers, notamment l’attribution, la formation et le contrôle du travail.

·       Disposer d’un excellent sens des relations interpersonnelles pour discuter avec les clients dans le cadre d’échanges positifs qui permettent de créer des attentes et une compréhension mutuelle et réduisent les incertitudes et les conflits.

·       Être capable de tenir un client informé des questions pertinentes liées à ses attentes, de mettre en place des systèmes de « rappel » et d’introduire d’autres procédures/techniques afin de garantir le maintien des normes prestation de service.

·       Être apte à prendre des décisions sur la base de lignes directrices, de procédures et de précédents, ainsi qu’à maintenir la confidentialité et la discrétion avec les clients et les parties prenantes.

·       Avoir un bon sens bon jugement et d’une aptitude avérée à l’assurance – plutôt que d’être passif ou agressif lors des interactions avec les clients.

·       Disposer de solides compétences en matière de résolution de problèmes, de pensée critique et de résolution de conflits.

·       Être capable de percevoir les humeurs et sentiments des autres et de comprendre leur attitude, ainsi que leurs intérêts, besoins et perspectives.

·       Être vraiment capable de nouer de bonnes relations avec des personnes d’origines diverses, ouvert à la compréhension des différences culturelles, en particulier en Afrique de l’Ouest.

·       Être capable de prêter une oreille attentive aux idées, demandes et préoccupations des individus et d’expliquer aux autres la nécessité de gérer la diversité dans les pratiques quotidiennes sur le lieu de travail.

·       Être en mesure de prendre en compte la diversité lors de la prestation de services, de la réponse aux demandes, de l’expression de la reconnaissance et de la suppression des idées préconçues et des stéréotypes concernant certains groupes et individus.

·       Avoir une compréhension de base du mandat de l’organisation de la CEDEAO et de ses fonctions.

·       Être capable d’expliquer le domaine fonctionnel auquel il/elle est affecté(e) et ses contributions à l’organisation et à son mandat.

·       Avoir une bonne maîtrise des procédures, processus et pratiques semi-routiniers de la CEDEAO en rapport avec les responsabilités assignées et les systèmes d’information.

·       Être capable d’appliquer les normes de la CEDEAO en matière d’envoi de courriels, d’établissement de rapports, de correspondances, etc. et de contribuer à la mise en œuvre des changements connexes, selon les instructions.

·       Être capable d’examiner et de vérifier attentivement l’exactitude des informations contenues dans les rapports de travail fournis par la Direction, les systèmes de gestion des informations ou d’autres personnes.

·       Avoir une bonne maîtrise des indicateurs de suivi du bureau relatifs à son propre travail (par exemple : voyages, achats, comptes, réunions, etc.) et la capacité de fournir des rapports ou des points d’information succincts.

• Être capable de corriger des documents préparés par d’autres, de les vérifier, d’en assurer le suivi et de les réviser ainsi que de réorganiser des données ou informations selon des instructions en utilisant les technologies les plus récentes.

·       Être en mesure de récupérer, de saisir, de corriger, de formater, de transmettre et de relier efficacement les données des fichiers électroniques utilisés pour l’analyse et comprendre les opérations de gestion des données.

·       Être capable de condenser des informations et/ou de produire des notes de synthèse concises afin d’aider les autres à prendre des décisions, à résoudre des problèmes et/ou à effectuer un travail d’évaluation.

·       Avoir une bonne maîtrise de la communication orale et écrite en anglais et en français.

·       Avoir des compétences avérées en informatique pour communiquer à l’aide d’outils, tels que le courrier électronique, Skype, le traitement de texte, Excel, les médias sociaux, etc. et pour rédiger et mettre en forme des documents de manière appropriée pour des présentations, le web, les propositions, les rapports et autres documents.

·       Être capable de relire, de corriger et de réviser des documents pour s’assurer qu’ils sont corrects du point de vue grammatical, qu’ils respectent les conventions standard en matière de ponctuation et de construction et qu’ils sont formatés conformément aux normes de communication de la CEDEAO.

·       Être capable de rediriger/réorienter des messages complets et précis vers les personnes/services approprié(e)s.

·       S’exprimer couramment dans l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais).

• Être capable d’organiser des informations ou des supports pour d’autres personnes, de résoudre des problèmes mineurs et de vérifier l’exhaustivité et la conformité aux normes ou aux instructions.
• Avoir une bonne connaissance des techniques permettant de hiérarchiser les tâches dans un environnement de travail évoluant à un rythme rapide, marqué par des interruptions fréquentes, des délais changeants, et une adaptabilité/flexibilité pour répondre aux attentes professionnelles.
• Comprendre et respecter les politiques, procédures et lignes directrices nécessaires pour soutenir le cycle de planification de la CEDEAO au niveau individuel et organisationnel.

·       Avoir l’esprit d’initiative et être capable d’identifier les actions à poser et d’agir avant qu’on ne le lui demande ou exige.