| Aperçu du Poste
Sous la direction et la supervision directe du Directeur de la PPDU, l’Assistant de bureau assiste le Secrétariat dans la distribution et la production de documents, l’archivage et l’organisation de réunions.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
- Établir, maintenir et mettre à jour un système d’archivage pour le service.
- Recevoir et enregistrer le courrier entrant et sortant/les services de circulation et d’expédition.
- Récupérer les informations nécessaires dans les fichiers.
- Rechercher l’orientation, la clarté et l’exactitude du document final.
- Aider à la gestion du bureau.
- Assister le responsable des services de reprographie.
- Gérer les stocks de fournitures de bureau.
- Répondre aux appels téléphoniques
- Relayer les messages
- Accueil des invités/visiteurs
- Répondre aux demandes de renseignements
- Effectuer toute autre tâche confiée par les supérieurs.
QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE
· Être titulaire d’au moins un Certificat d’études secondaires de l’Afrique de l’Ouest ou d’un diplôme équivalent.
- Justifier de deux (2) ans d’expérience avérée dans un bureau en tant que stagiaire, employé de bureau débutant ou réceptionniste.
- Avoir une expérience pratique dans l’exécution de tâches simples et très routinières de secrétariat et de bureau nécessitant un minimum de jugement et une connaissance limitée des procédures de bureau.
- Comprendre des processus et procédures en rapport avec les responsabilités attribuées.
- Être capable d’assimiler et d’appliquer sans délai les routines et les tâches de bureau standard afin d’accomplir les tâches assignées conformément aux attentes en matière de performances.
LIMITE D’AGE
Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.
COMPÉTENCES CLÉS RELATIVES À LA CEDEAO
- Comprendre son propre rôle au sein de l’équipe et s’efforce d’apporter une contribution significative.
- S’adapter spontanément (par exemple, adopte sans délai) à de nouvelles méthodes de travail.
- Être capable de suivre des instructions simples et d’achever systématiquement le travail dans les délais impartis.
- Être capable d’apprendre des autres, sur le tas et de manière autonome en lisant des instructions, des lignes directrices et des manuels de travail.
- Être capable d’interagir avec les autres de manière franche, polie, opportune et directe.
- Être capable de communiquer des informations générales de manière précise et conviviale.
· Être capable de faire face à des clients ou à des situations difficiles de manière efficace, en comprenant ses propres limites et en sachant quand demander de l’aide.
· Avoir une bonne maîtrise de la gestion de la diversité et du multiculturalisme de la CEDEAO
· Être capable d’interagir avec les autres de manière adaptée et dans le respect des politiques/attentes en matière de multiculturalisme et de diversité.
· Être capable de poser des questions afin de clarifier les attentes en matière de multiculturalisme et de diversité dans l’exécution quotidienne des tâches assignées et de tirer des enseignements de l’expérience.
- Comprendre clairement les objectifs et les cibles du travail qui lui est confié.
- Avoir une bonne maîtrise du mandat de l’Organisation.
- Être capable de comprendre, d’appliquer et d’expliquer les procédures et instructions de travail de la CEDEAO.
- Être capable d’afficher, dans l’exécution des tâches assignées, des valeurs qui reflètent les attentes de la CEDEAO, telles que l’honnêteté, la confiance et l’intégrité.
- Être capable de tenir des dossiers de haute qualité, faciles à comprendre pour les autres.
- Avoir une bonne maîtrise des personnes à contacter au sein de la CEDEAO pour obtenir des informations importantes pour l’exécution des tâches assignées.
· Être capable de rédiger avec une grammaire et une orthographe correctes et de tirer des conclusions raisonnables à partir d’instructions écrites.
- S’exprimer couramment dans l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais).
- Avoir de bonnes aptitudes à la communication écrite afin de comprendre la correspondance et les courriers électroniques et d’y répondre en conséquence.
- Savoir se servir de la technologie en fonction des responsabilités qui lui sont confiées et des normes internes.
· Être capable d’aborder et d’exécuter toutes les tâches de manière rigoureuse et organisée.
· Être capable d’identifier et d’apprécier l’urgence et l’importance de différentes tâches.
· Avoir une bonne maîtrise de la nécessité de tenir des registres de qualité dans le cadre de la planification et de la mise en œuvre des tâches assignées.
· Être capable d’exécuter des tâches conformément aux instructions données étape par étape.
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