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APERÇU DES TÂCHES
Placé sous l’autorité du Commissaire chargé de l’Administration générale et des Conférences, le/la titulaire du poste supervise la gestion quotidienne des services administratifs généraux, notamment la gestion des passations de marchés et des contrats, les chaînes d’approvisionnement et les stocks (planification des ressources matérielles), la logistique et la gestion du parc automobile, la gestion des bâtiments et des installations, la gestion des actifs, la gestion des registres et des documents, la sécurité, le soutien administratif, la gestion des projets ainsi que la gestion budgétaire et la supervision du personnel de la direction.
RÔLE ET RESPONSABILITÉS
- Fournir des directives et orientations quotidiennes de manière active à toutes les divisions rattachées à la direction de l’Administration et des Services généraux, ceci dans le cadre de la gestion de toutes les étapes du cycle de travail, conformément aux textes juridiques et aux procédures de la CEDEAO ;
- diriger l’amélioration des systèmes et processus et assurer un haut niveau d’automatisation des processus manuels au sein de la direction ;
- formuler des stratégies et concevoir des solutions innovantes si nécessaire pour résoudre les problèmes/conflits dans le processus de travail administratif ;
- orienter l’élaboration de plans de travail et de passation des marchés et veiller à ce qu’ils soient conformes aux directives de la CEDEAO ;
- superviser la gestion de la division des Passations de marchés et de toutes les activités connexes et veiller au strict respect du Code des marchés de la CEDEAO ;
- superviser l’élaboration et la mise en œuvre des plans de travail des divisions relevant de lui, et assurer la gestion de la performance du personnel y relatif;
- diriger et orienter le renforcement des capacités et assurer la formation du personnel de la direction ;
- diriger et superviser les aspects administratifs de tous les projets liés à la gestion des actifs ou des installations, y compris la construction du siège de la Commission de la CEDEAO et celle d’autres bâtiments destinés aux institutions communautaires de la CEDEAO ;
- diriger l’élaboration et la gestion du budget annuel de la direction et fournir des rapports périodiques sur son utilisation au Commissaire chargé de Administration générale et des Conférences ;
- contribuer à l’élaboration et à la défense du budget du département de l’Administration générale et des Conférences ;
- superviser les contrats, élaborer et mettre en œuvre des systèmes de gestion des contrats à l’usage de la direction, en collaboration avec le service juridique et les membres du comité de passation des marchés;
- valider les demandes de paiement pour l’exécution des contrats et veiller à ce que tous les résultats escomptés soient atteints ;
- établir des rapports trimestriels et annuels portant sur les activités de la direction ;
- veiller à l’application des lignes directrices pertinentes des bailleurs de fonds dans le cadre des projets pour lesquels ils sont partie prenante ;
- gérer et évaluer le rendement des membres du personnel placés sous son autorité ;
- produire le rapport annuel de la direction.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
- Être titulaire d’une maîtrise (ou équivalent) en gestion, gestion d’entreprise ou administration publique, finances, économie ou toute autre domaine étroitement lié, obtenue auprès d’une université reconnue.
- Justifier de douze (12) années d’expérience à responsabilité progressive dans l’administration, notamment dans des secteurs clés couvrant (au minimum) la gestion d’entreprise, la passation des marchés, la gestion de projet, la gestion des actifs et la gestion des installations, avec un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle internationale pertinente et un minimum de six (6) années à un niveau managérial ;
- jouir d’une connaissance approfondie des directives des bailleurs de fonds relatives aux projets et avoir une expérience significative en matière de gestion de la communication dans les institutions internationales, régionales ou nationales ;
- avoir de l’expérience dans les domaines du renforcement des capacités, du suivi et de l’évaluation et avoir la capacité à produire des rapports de haut niveau ;
- avoir une capacité technique suffisante pour fournir des conseils d’expert sur un large éventail de questions concernant les services généraux, notamment la passation de marchés, les registres, les stocks, les transports ; être capable de superviser de grands projets et de grandes initiatives complexes ;
- avoir des capacités professionnelles avérées et jouir d’une bonne maîtrise des principes, techniques et pratiques liés à un ou plusieurs services spécialisés, dans un large éventail de domaines tels que les ressources humaines, la gestion financière, les technologies de l’information, la passation de marchés, la gestion de projets, la communication, la gestion d’actifs, la gestion des services de construction, la gestion des archives et des documents, entre autres domaines de services au sein des institutions internationales et/ou publiques ;
- le fait de jouir d’une expérience et de compétences diverses en matière d’administration générale et de gestion de projets constitue un avantage supplémentaire ;
- avoir de l’expérience en gestion de projets et/ou en technologies de l’information.
LIMITE D’AGE
Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes
PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO
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- Justifier d’une expérience en leadership dans l’établissement de partenariats stratégiques, la collaboration et l’harmonisation de points de vues impliquant de multiples intervenants internes et/ou externes sur des questions complexes, au sein d’une organisation gouvernementale ou internationale pluridisciplinaire ;
- avoir une bonne connaissance du mandat, des plans et priorités stratégiques de la CEDEAO, ainsi que de la situation économique, politique et sociale des États membres, se rapportant au domaine d’activité du poste ;
- faire preuve de cohérence dans les actions et de respect des valeurs, des méthodes, de la confidentialité, de l’éthique, des mesures, des principes, des attentes et des résultats, ce qui implique un engagement profond à faire ce qui s’impose pour les bonnes raisons, quelles que soient les circonstances ;
- être apte à établir et à entretenir des relations de travail efficaces avec les chefs d’institutions, les représentants élus et les fonctionnaires statutaires afin de faciliter le respect des normes, renforcer l’engagement des acteurs, résoudre les conflits et obtenir le soutien des collaborateurs pour réaliser le changement ;
- veiller au respect scrupuleux de la hiérarchie ;
- être en mesure de promouvoir une culture dans laquelle les acteurs se tiennent personnellement responsables des résultats ;
- être habile en matière de leadership, de gestion et de supervision technique pour l’ensemble des activités de projet et des produits livrables de programme, conformément aux pratiques et normes juridiques et administratives de la CEDEAO ;
- être apte à effectuer des évaluations périodiques de la performance du personnel, conformément au système de gestion des performances de la CEDEAO, et à encadrer les membres de son équipe afin de garantir des niveaux élevés de motivation, d’engagement, de capacités et de travail au sein de l’équipe ;
- être apte à superviser la gestion des projets, les contrôles internes, la gestion des ressources financières et aussi savoir résoudre les problèmes avec confiance et clairvoyance, tout en prenant des décisions objectives.
- Faire preuve d’un esprit d’initiative et d’ingéniosité suffisant pour simultanément répondre à divers besoins des parties prenantes, mener à bien de multiples tâches et atteindre des résultats positifs ;
- avoir la capacité à créer des synergies avec les groupes de clients et d’autres acteurs afin d’atteindre les objectifs en matière d’établissement et de suivi des normes et des indicateurs de service ;
- avoir la capacité de motiver et d’impliquer les collaborateurs dans la promotion ou l’adoption de bonnes pratiques en matière de services à la clientèle ;
- avoir la capacité d’identifier et d’améliorer les services ainsi que les interactions avec la clientèle par le biais de réseaux appropriés et de créer des moyens novateurs de les couvrir de manière responsable et transparente.
- Avoir une connaissance du cadre réglementaire des droits de l’homme et de la lutte contre la discrimination et être apte à élaborer des stratégies visant à promouvoir un environnement de travail inclusif et une organisation saine, respectueuse de la diversité culturelle et de l’égalité des sexes, exempte de harcèlement et de discrimination ;
- avoir une compréhension des divers points de vue culturels, en particulier en l’Afrique de l’Ouest, savoir se montrer positivement sensible aux différences entre les groupes ainsi qu’aux questions de genre et être en mesure de contribuer, défendre et/ou élaborer des politiques relatives au genre et à la diversité culturelle ;
- être en mesure de promouvoir un environnement de travail interactif, divers et inclusif, à même de rassembler de manière efficace un large éventail d’idées et d’expériences en vue de la résolution des problèmes, du développement de projets/programmes et de l’amélioration des résultats ;
- avoir la capacité et assumer la responsabilité d’intégrer une perspective sensible au genre et assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail ;
- être capable de rester objectif dans la gestion des conflits, indépendamment des différences de culture, de position, de genre, et d’encourager les autres membres du personnel à éliminer les préjugés liés à la culture et au genre ainsi qu’à toutes sortes de différences.
- Avoir une bonne compréhension de la structure organisationnelle, de la culture et de la dynamique du cadre de travail de la CEDEAO ;
- faire preuve d’aptitude à appliquer les connaissances du cadre juridique, des priorités stratégiques et des normes opérationnelles de la CEDEAO pour élaborer/moderniser les politiques et les programmes et/ou les mettre en œuvre de manière durable et efficace ;
- faire preuve de perspicacité aussi bien sur les questions politiques et sociales qu’en affaires, en démontrant un fort engagement envers la vision et le mandat de la CEDEAO, ainsi qu’une connaissance approfondie de la situation et des tendances économiques, politiques et sociales dans les États membres ;
- faire preuve de tact et de compétence décisionnelle sur les questions relatives à l’élaboration de politiques et de stratégies importantes pour la réalisation du mandat de la CEDEAO et l’amélioration des résultats pour les États membres.
- Être en mesure d’analyser les rapports ainsi que les dynamiques socioéconomiques et institutionnelles afin d’y déceler les zones d’obstacles probables ou celles présentant des défis potentiels et trouver des solutions innovantes pour les surmonter en vue d’atteindre les objectifs de priorités stratégiques et opérationnelles ;
- être capable d’anticiper et d’interpréter non seulement les effets des changements dans l’environnement social, économique et politique, mais aussi leurs conséquences, et de formuler des recommandations ;
- se montrer apte à identifier et à gérer les forces et les faiblesses, à stimuler la créativité, à réduire la résistance au changement ainsi qu’à améliorer la réalisation des objectifs stratégiques ;
- avoir la capacité de prendre des décisions prudentes en matière de gestion des ressources humaines, financières et matérielles.
- Posséder la capacité d’écouter attentivement, d’interpréter correctement les points de vue des autres afin d’émettre des assertions, décisions ou recommandations éclairées ;
- pouvoir établir plusieurs partenariats externes pour soutenir la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels; savoir identifier les problèmes clés et susciter l’adhésion des principaux acteurs à l’aide de plans bien conçus en matière de communication et de gestion des parties prenantes ;
- être en mesure de communiquer avec clarté et conviction, de faire des présentations convaincantes mettant en avant de nouvelles idées pertinentes et favorisant une meilleure compréhension des problèmes et des défis de l’organisation ;
- faire preuve d’écoute active pour encourager une collaboration plus étroite entre les membres de l’équipe, faire preuve d’attention, leur faire sentir qu’ils sont valorisés et susciter leur engagement dans toutes les institutions et agences;
- disposer d’excellentes compétences en matière de négociation et de gestion des conflits, notamment en ce qui concerne l’établissement et le développement de relations de collaboration efficaces ;
- avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC) ;
- avoir une bonne maîtrise de l’expression écrite et orale dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance pratique d’une des deux autres langues constituerait un atout.
- Être en mesure de préparer des plans, de fixer des objectifs clairs et cohérents, et de suivre efficacement les pratiques de gestion des performances afin de s’assurer que les objectifs soient atteints et les normes respectées ;
- avoir la capacité de fixer des objectifs et des résultats clairs et de gérer le changement, de sorte à faire preuve de résilience, de sang-froid et de perspectives positives dans un environnement incertain et ambigu ;
- savoir promouvoir le développement de talents organisationnels et individuels tout au long de la mise en œuvre de plans stratégiques, opérationnels, de programmes, de projets et individuels ;
- pouvoir mettre en œuvre des plans, mobiliser les acteurs, identifier les principaux facteurs de succès, atténuer les risques, suivre les indicateurs et formuler des observations, initier des mesures correctives et renforcer les capacités en matière de durabilité ;
- être capable d’instituer des pratiques rigoureuses de suivi et d’évaluation et de tirer des leçons des revers et des erreurs afin d’assurer une amélioration continue.
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