SALAIRE ANNUEL

UC25,527.53, USD40,277.34

UC30,178.98, USD47,616.39

JD_Fr_PROTOCOL ASSISTANT (GENERIC)

APERÇU DES TÂCHES :

Placé sous l’autorité du Chargé de Logistique et Réception, le titulaire aura à fournir des services quotidiens d’appui administratif et protocolaire, en veillant à la bonne prestation des services tout en fournissant l’appui nécessaire au Chef de la Division du Protocole.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS :

·         Assumer les fonctions protocolaires relatives à la logistique des réunions et des événements, aux immunités et privilèges, aux services consulaires et aux autres domaines connexes qui lui sont assignés, pour la Commission, son personnel et ses invités ;

·         Recevoir, examiner et filtrer toute la correspondance et tous les documents entrants relatifs au protocole et effectuer des vérifications préliminaires en vue de s’assurer qu’ils sont exacts et complets ;

·         Apporter son soutien pour toutes les accréditations diplomatiques auprès de la Commission et de la Communauté ;

·         Fournir tout le soutien physique et administratif nécessaire à la mise en œuvre de l’Accord de siège ;

·         Fournir le soutien nécessaire pour tous les services d’aéroport et de voyage, y compris l’accueil, la répartition, la récupération des bagages, les services consulaires, etc. ;

·         Recueillir et traiter les documents justificatifs nécessaires pour les demandes de remboursement de frais de voyage selon les directives ;

·         Fournir un appui à l’administration générale, si nécessaire, pour les dispositions de sécurité des locaux de la Commission et du lieu des manifestations et des réunions ;

·         Coordonner et assurer l’interface avec les prestataires de services logistiques et les utilisateurs de services ;

·         Mettre à jour périodiquement le répertoire diplomatique de la Commission et celui des partenaires et en contrôler l’exactitude ;

·         S’acquitter de toute autre tâche pouvant lui être assignée.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

·         Être titulaire d’un Brevet de Technicien Superior/ Diplôme National Ordinaire (DNO), d’une Licence en Sciences sociales et humaines, en Sciences sociales, en Diplomatie et Étiquette, Gestion logistique, en Expédition, en Dédouanement et Transport, en Gestion de projets, en Administration publique et dans tous autres domaines connexes.

·         Avoir une excellente maîtrise de la suite MS Office,

·       Justifier de cinq (5) années d’expérience dans le domaine spécifique du protocole lié à la fonction, de préférence au sein d’une organisation internationale ou dans un cadre multilatéral, et/ou d’une expérience dans l’organisation, les procédures et les processus de voyages internationaux ;

·      Avoir une parfaite connaissance des exigences et de la logistique liées au traitement et au processus de demande de visas, à la billetterie et aux réservations ;

·      Avoir une bonne connaissance des politiques, procédures et pratiques de la CEDEAO en matière de conférences, des normes, règles et coutumes acceptées du protocole diplomatique international, y compris les pratiques développées au sein du système CEDEAO ;

·      Bien connaitre la planification et la mise en œuvre des dispositions administratives et logistiques pour les réunions, conférences et ateliers à l’intérieur et à l’extérieur du lieu d’affectation ;

·      Avoir la capacité de faire des recherches, de sélectionner, d’organiser et de résumer les informations nécessaires à la préparation des réunions et de cerner les enjeux, de formuler des opinions, des conclusions et des recommandations ;

·      Avoir une bonne connaissance des règles régissant l’ordre de préséance ;

·      Maîtriser la comptabilité de base et la conception graphique.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes

PRINCIPALES CONNAISSANCES CONCERNANT LA CEDEAO

·         Etre en mesure d’asseoir sa crédibilité lorsqu’il s’agit d’expliquer les règles, les normes et les attentes (p. ex., les échéances) afin de veiller à ce que les attentes en matière de conformité et de travail soient comblées ;

·         Pouvoir se motiver ou motiver les autres à participer à des discussions pouvant déboucher sur des recommandations visant à améliorer les processus, les modèles ou d’autres outils de travail ;

• Être apte à adopter des approches positives de travail d’équipe, à participer activement aux discussions et à l’atteinte des objectifs de l’équipe ;

·         Avoir la capacité d’assumer la responsabilité de sa propre carrière et de son rendement avec l’aide occasionnelle de son superviseur/mentor ;

·         Être en mesure de renforcer ses propres capacités et celles des autres en partageant ses connaissances, ses outils, son expertise et son expérience avec les autres afin de demeurer compétent et bien informé dans l’exécution des tâches assignées.

·         Faire montre d’aptitude interpersonnelles, avoir une capacité d’écoute et être en mesure d’accomplir plusieurs tâches simultanément; avoir une bonne compréhension des responsabilités du service à la clientèle et de son rôle dans la représentation des valeurs de la CEDEAO dans toutes les interactions ;

·         Avoir la capacité de prendre l’initiative de résoudre les problèmes courants associés aux tâches assignées en faisant preuve d’un bon jugement et en faisant participer ses collègues ou ses supérieurs, au besoin ;

·         Être en mesure de travailler en équipe et d’expliquer les interactions avec les clients afin de répondre à leurs préoccupations, de résoudre leurs problèmes et d’améliorer les services ;

·         Avoir la capacité de gérer efficacement son temps et d’organiser son propre espace de travail de manière à répondre aux attentes en matière de rendement liées aux services à la clientèle ;

• Être en mesure de diriger les gens vers la source appropriée pour obtenir de plus amples informations et de demander de l’aide lorsqu’ils sont débordés par les demandes des clients.

·         Être en mesure d’appliquer des approches culturellement pertinentes et appropriées avec des personnes d’origines culturelles diverses ;

·         Justifier de compétences avérées en gestion de la diversité afin d’entretenir avec les individus des relations fondées sur le respect de leurs culturelles et en accord avec les règles/politiques de la CEDEAO ;

·         Pouvoir reconnaître les idées préconçues et les stéréotypes de certains groupes et individus et adopter des comportements inclusifs et appropriés au plan culturel;

·         Avoir la capacité et la responsabilité d’intégrer une perspective liée au genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail ;

·         Avoir une bonne connaissance de la gestion de la diversité, répondre aux attentes professionnelles quotidiennes et s’acquitter des tâches assignées.

·         Avoir une bonne connaissance du mandat de la CEDEAO et des objectifs opérationnels en rapport avec les responsabilités assignées ;

·         Être en mesure de se tenir au courant des activités, des calendriers et des objectifs du Département pour le bien de sa propre équipe et de son secteur de travail ;

·         Connaitre les procédures de la CEDEAO en rapport avec le travail assigné et être en mesure de faire preuve d’un bon jugement dans leur application ;

·         Manifester un vif intérêt et un engagement envers les valeurs et les activités de la CEDEAO dans l’exercice quotidien de ses fonctions.

·         Posséder une excellente capacité à maintenir, à traiter et à fournir des informations précises liées aux tâches assignées ;

·         Pouvoir organiser les documents et les informations afin d’en faciliter la récupération et la tenue de dossiers ;

·         Avoir la capacité de repérer les erreurs, d’agir sans délai pour les corriger et tirer des enseignements des expériences ;

·         Avoir une bonne connaissance et la capacité de remettre en question les hypothèses fondamentales concernant les façons courantes d’agir dans un esprit d’amélioration.

·      Avoir la capacité d’utiliser la technologie actuelle pour communiquer efficacement, p. ex. les logiciels de bureautique, y compris les feuilles de calcul, logiciels de traitement de texte et de présentation graphique ; avoir la capacité de saisir et de formater des présentations, des rapports, des manuels, des bulletins d’information, le contenu de sites Web et posséder une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC) ;

·       Jouir de compétences bien développées en matière de partage de l’information à l’aide de la technologie et conformément aux processus et aux pratiques établis ;

·       Posséder des compétences avérées en expression orale et en communication et une capacité démontrée en matière de reconnaissance et de compréhension de la validité des points de vue des autres et d’y répondre de façon constructive ;

·       Avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC) ;

·       Avoir une parfaite maîtrise de l’expression écrite et orale de l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance pratique d’une autre langue constituerait un atout supplémentaire.

• Avoir la capacité d’allouer du temps pour des tâches spécifiques de manière à respecter les délais et les attentes en matière de qualité et de quantité ;
• Avoir un sens aigu de l’organisation et une excellente capacité à décomposer le travail et à se concentrer avant tout sur les étapes les plus importantes ;
• Pouvoir contribuer au maintien des normes de performance de l’organisation tout au long de la mise en œuvre des nouveaux processus, pratiques et plans adoptés par le Département et pertinents aux tâches assignées ;
• Avoir la capacité de suivre les progrès et d’envisager de nouveaux objectifs dans le contexte des responsabilités attribuées ;
• Être en mesure de donner suite aux engagements pris envers les autres.