Administrateur Principal Chargé de l’administration et des Ressources humaines

Les candidatures devront être envoyées à l’adresse: b47ppoadminhrwaho@ecowas.int

Date limite de soumission des candidatures (date/mm/aa) – Deadline For Application  (date/mm/yy) – Prazo para apresentação de candidaturas (date/mm/ano) : 6/11/2024

RÉSUMÉ DU POSTE

Sous la supervision du directeur du département de l’Administration et des Finances, le Professionnel principal chargé de l’Administration et des Ressources Humaines est responsable de la planification, de la coordination et de la gestion des services administratifs, de la passation des marchés, du système informatique et de la documentation ainsi que de la gestion des ressources humaines.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

• Superviser le personnel de l’administration, des ressources humaines, de passation des marchés et des TICs /documentation.
• Assurer la planification, la coordination et le contrôle des activités de la division.
• Assurer le bon fonctionnement des affaires administratives courantes, y compris la gestion de l’environnement et de l’espace de travail, des équipements, ainsi que des systèmes de stockage et d’extraction de l’information.
• Fournir des orientations sur les questions relatives au personnel (le recrutement, l’induction, l’évaluation, le développement des capacités, la motivation, les promotions, les congés, les redéploiements, la discipline, les séparations et le bien-être).
• S’assurer de l’expédition des colis ou frets, l’adhérence aux procédures de dédouanement et la préparation de tous les documents afférents à ces opérations.
• Coordonner la planification, la préparation, le contrôle et le suivi de l’exécution du budget des activités de la division.
• Contribuer à l’identification des besoins opérationnels, élaborer et soutenir la mise en œuvre du plan annuel de passation de marchés de l’institution.
• S’assurer de l’élaboration des contrats et le suivi des paiements aux fournisseurs et prestataires de services.
• S’assurer de la fiabilité des informations fournies au personnel concernant les activités de la division.
• Mettre en place des mécanismes pour s’assurer de la gestion rationnelle des fournitures, matériels et ressources de l’Institution.
• Assurer la préparation de rapports précis, cohérents et objectifs, conformément aux statuts et
• règlements de la CEDEAO.
• Assurer la cohérence des actions et activités mises en œuvre avec les objectifs stratégiques de l’institution.
• Assurer la liaison et la coordination avec la famille des RH de la Communauté afin de garantir l’uniformité des pratiques en matière de RH, le partage des expériences et le soutien mutuel.
• Assurer la visibilité interne et externe des actions et des résultats de la division.
• S’acquitter de toutes autres tâches officielles qui pourraient lui être assignées par le supérieur hiérarchique.

QUALIFICATIONS, EXPÉRIENCES ET COMPÉTENCES REQUISES

Être titulaire d’un Master 2 en Administration des Affaires, ou en Gestion des Ressources Humaines ou en Sciences Sociales, ou qualification pertinente dans un domaine connexe, délivrée par une université reconnue.

• Justifier d’au moins dix (10) années d’expérience professionnelle, dont 5 ans à un poste de supervision dans le domaine de l’administration ou de la gestion des ressources humaines.
• Avoir une bonne connaissance des politiques, processus et procédures de la CEDEAO liés à l’administration, aux ressources humaines et aux TIC.
• Avoir une expérience avérée des politiques et pratiques en matière de budgétisation et de passation des marchés.
• Avoir la capacité de fournir des avis techniques sur un large éventail de questions administratives, de ressources humaines et des TICs.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLES RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

• Être capable de jouer un rôle de leadership dans des programmes et projets qui lui sont assignés en mettant à contribution, l’expertise managériale et opérationnelle nécessaire à l’exécution du mandat de l’Organisation.
• Être capable de diriger par l’exemple et d’organiser le travail en équipe pour encourager la collaboration en vue de l’atteinte des résultats visés ; de se faire le champion du changement et de susciter l’engagement des employés.
• Être capable de mettre en place et de déployer des mécanismes de contrôle interne lors de la phase pilote de programmes afin de pouvoir gérer avec efficacité les obstacles éventuels qui pourraient survenir lors de la mise en œuvre.
• Être capable de bien respecter la hiérarchie.
• Avoir d’excellentes aptitudes en matière d’autogestion, et pouvoir faire preuve d’éthique et d’intégrité, de confidentialité, du respect des règles de contrôle interne, ainsi que de transparence ;
• Pouvoir fédérer les compétences ou les expertises complémentaires, évaluer les contributions individuelles et reconnaître et saluer les acquis et pallier les insuffisances, de sorte à assurer une réussite durable pour l’Organisation.
• Avoir une bonne connaissance de la gestion des programmes à un niveau généralement acquis à travers une certification en gestion des programmes.

• Être capable de rechercher les points de référence et les tendances en cours afin de formuler les

meilleures recommandations pour l’élaboration et l’amélioration des programmes ou projets pouvant servir au mieux, la Communauté ou l’Organisation.

• Avoir de bonnes aptitudes de réseautage et de relations interpersonnelles permettant de rechercher les informations et des données auprès d’un réseau de professionnels de plusieurs pays, secteurs, ou organisations et d’identifier puis d’établir une hiérarchie des besoins qui sont d’une plus grande importance pour la Communauté.
• Avoir la capacité de gérer et de coordonner les initiatives de gestion des clients ainsi que la capacité de formuler des recommandations.
• Être capable de mettre en place et de mettre en œuvre de bonnes pratiques en matière de service client.
• Pouvoir élaborer et mettre en œuvre des plans, programmes et initiatives de gestion des parties prenantes, afin d’obtenir leur adhésion par rapport à des initiatives nouvelles, de mieux comprendre les opinions dissidentes, d’obtenir des ressources et d’accroître la perception de succès.
  • Être capable de faire preuve de diplomatie, de tact et de respect à l’égard des personnes d’origines diverses, de comprendre la diversité des opinions du point de vue culturel, en particulier au sein de l’Afrique de l’Ouest, et pouvoir transformer la diversité en opportunité pour permettre d’améliorer les résultats des programmes ou opérations.
  • Être en mesure de travailler dans un environnement interactif diversifié et inclusif qui s’enrichit des forces des uns et des autres, en fédérant les pratiques innovantes.
  • Être capable de faire preuve d’objectivité dans la gestion des conflits, indépendamment des différences culturelles ou de points de vue, indépendamment des différences liées au genre, et pouvoir inciter les autres membres du personnel à surmonter les préjugés liés à la culture et au genre.
  • Être capable de prendre en compte la question du genre et de s’assurer d’une participation équitable aussi bien des hommes que des femmes à tous les domaines de vie professionnelle.
  • Être capable de servir les intérêts d’équipes, d’organisations, de communautés et de personnes souffrant d’handicaps de cultures différentes, sans préjugés ni discriminations.
• Avoir une bonne compréhension de la structure organisationnelle de la CEDEAO, et de la dynamique de son environnement de travail ainsi que de ses attentes afin de mieux collaborer, participer, contribuer et assurer le leadership avec efficacité.
• Avoir une bonne connaissance du mandat, du plan stratégique ou des priorités de la CEDEAO, ainsi que de la situation et des tendances économiques, politiques et sociales qui existent dans les États membres, en particulier en rapport avec son domaine d’activité.
• Avoir une bonne connaissance des bonnes pratiques, des approches ou techniques de gestion des programmes au sein de la CEDEAO afin de diriger ou de contribuer à l’élaboration ou à l’évaluation de programmes, projets ou autres initiatives.
• Avoir une bonne connaissance des règles et procédures de la CEDEAO pour interpréter et appliquer de façon appropriée les directives ou les textes, donner des avis techniques, encadrer les autres et évaluer leurs performances.
• Être à même d’analyser une situation en utilisant des indicateurs pour évaluer les coûts, les avantages, les risques et les chances de succès dans la prise de décisions.
• Être capable de recueillir des informations de différentes sources afin d’identifier les causes d’un problème, les conséquences d’autres actions, les obstacles pouvant potentiellement exister et lesmoyens d’éviter ce genre de problèmes à l’avenir.
• Être capable de décomposer des situations ou des informations très complexes en termes simples pour les expliquer et formuler des recommandations et des conclusions visant à résoudre les problèmes ou à améliorer les opérations, les programmes ou projets.
• Pouvoir tirer de nouvelles connaissances des situations, appliquer des solutions novatrices aux problèmes et concevoir de nouvelles méthodes pour régler les problèmes ou s’en départir là où les méthodes et procédures établies se révèlent inapplicables ou ne sont plus efficaces.
• Être capable de communiquer de façon percutante, claire et concise, de manière succincte et organisée, être capable d’inspirer crédibilité et confiance lors de présentations, être capable de définir des attentes, et d’expliquer des questions complexes.
• Avoir le sens de l’écoute afin de comprendre et d’interpréter les messages des tiers en vue de leur répondre de façon appropriée.
• Avoir d’excellentes aptitudes en rédaction et en édition de matériels techniques ;
• Faire preuve d’une écoute attentive afin d’encourager les membres de son équipe à mieux communiquer entre eux, et afin de susciter l’engagement des travailleurs dans l’ensemble des institutions et agences ;
• Être capable de faire des observations ou des commentaires constructifs, de reconnaître les mérites d’un collaborateur, de remédier aux lacunes et de motiver ses collaborateurs directs à travailler à un rendement optimal.
• Avoir une maitrise parfaite des technologies de l’information et de la communication (TIC) y compris le logiciel SAP.
• Avoir une maitrise parfaite (orale et écrite) de l’une quelconque des langues officielles de la CEDEAO qui sont l’anglais, le français et le portugais. La connaissance pratique de l’une quelconque des deux autres langues serait un avantage.
• Avoir des compétences en matière d’organisation et de gestion des projets ou programmes, avec une expérience significative en matière d’identification des délais, des objectifs, des coûts et des ressources nécessaires à la réalisation de résultats en ce qui concerne les opérations, programmes ou projets, conformément à l’approche de gestion axée sur les résultats.
• Être capable de fixer pour soi-même et pour les autres, ainsi que pour la division dont on a la charge, des objectifs et de déterminer des cibles efficaces et pouvoir ajuster les priorités de travail ou de projets à exécuter en fonction de l’évolution des circonstances.
• Être capable d’utiliser une approche participative dans la planification des projets et d’identifier les failles qui affectent la réalisation des attentes des programmes ou projets et de concevoir et mettre en œuvre les plans d’intervention nécessaires à l’exécution d’une tâche donnée.
• Être capable de déployer un mécanisme rigoureux de suivi-évaluation et d’élaborer un calendrier de transmission de rapports périodiques concernant les principaux résultats.
• Être capable de planifier, d’organiser, de contrôler les ressources et de se conformer aux politiques, procédures et protocoles en vigueur pour l’atteinte d’objectifs précis.

L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice écrit et un entretien basé sur les compétence.