–          Chargé de programme, Archivage/Archiviste

APERÇU DES TÂCHES

Placé sous l’autorité du Directeur de la Communication, le/la titulaire du poste a pour tâches essentielles de veiller à l’organisation, à la sécurité et à la disponibilité des données. Cela implique non seulement une bonne gestion des documents sur support papier et électronique, mais également une bonne administration des bases de données (saisie, organisation et récupération des informations).

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

·         Donner des avis professionnels concernant le renforcement des services de bibliothèque et de documentation et apporter un appui à ce sujet ;

·         planifier, mettre au point, superviser et coordonner les activités de prestation de services de bibliothèque, d’archivage et de documentation ;

·         superviser et coordonner la fourniture en temps utile de réponses précises aux demandes d’information concernant la CEDEAO et ses institutions ;

·         superviser l’acquisition, le traitement, l’organisation et la présentation des documents officiels, livres, revues et magazines relatifs au mandat de base de la Commission de la CEDEAO, sous formes de textes, audio et photographique ;

·         gérer les données concernant la Commission de la CEDEAO et ses institutions, et les nouvelles acquisitions telles que les rapports, les publications et les recherches à des fins de classement ; élaborer des guides en ligne et en faciliter l’accès ;

·         superviser le stockage et l’archivage, élaborer des guides en ligne pour la recherche des documents de la Commission ;

·         superviser les activités de contrôle des documents en les examinant et en les éditant avant qu’ils ne soient envoyés à la Commission de la CEDEAO et aux autres institutions et départements de la CEDEAO, ou classés dans les archives.

·         QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

·         Être titulaire d’une Maitrise (ou équivalent) en Bibliothéconomie, en archivage, en documentation ou dans tout domaine connexe, obtenue d’une université reconnue.

·         Justifier de dix (10) années d’expérience dans un poste à responsabilité dans les services de bibliothèque, d’archivage et de documentation, dont au moins deux (2) dans un contexte international pertinent et deux (2) à un poste de supervision ;

·         avoir des compétences avérées pour l’élaboration de contenus et la mise en œuvre de stratégies de communication complexes en vue de mieux faire connaître les programmes et priorités ;

·         jouir de bonnes connaissances en élaboration de stratégies et de plans de communication afin d’assurer une visibilité auprès des publics cibles, y compris les médias.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes

PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO

·         Faire preuve d’une capacité à diriger les activités liées aux programmes et projets assignés, en faisant montre de l’expertise managériale et opérationnelle requise, afin d’assurer l’accomplissement du mandat de l’organisation ;

·         avoir la capacité à diriger par l’exemple et organiser le travail d’équipe de sorte à encourager la coopération pour favoriser la réalisation des résultats recherchés, impulser un élan en faveur du changement pour assurer l’adhésion des employés, développer et mettre en œuvre des contrôles internes pour un programme pilote de gestion des obstacles potentielles à la mise en œuvre ;

·         veiller au respect scrupuleux de la hiérarchie;

·         Justifier d’excellentes compétences en matière d’autogestion, faire preuve d’éthique, d’intégrité et de respect dans le contrôle interne des règles, des délégations et de la transparence ;

·         être en mesure de réunir des compétences et des expertises complémentaires, évaluer les contributions individuelles, reconnaître le travail bien fait et corriger les lacunes afin d’assurer le succès permanent de l’organisation ;

•        attester de réelles connaissances en gestion de programmes reflétant le niveau d’une personne certifiée en la matière.

·         Avoir la capacité de faire des recherches sur les repères et les tendances afin de formuler de bonnes recommandations pour l’élaboration et l’amélioration des programmes / projets qui serviront le mieux la communauté / l’organisation ;

·         posséder de très bonnes aptitudes en matière de réseautage et de relations interpersonnelles, pour faciliter les retours d’informations et de données en provenance de professionnels opérant dans plusieurs pays/ secteurs /organisations et identifier et établir la liste des besoins prioritaires de la Communauté ;

·         avoir la capacité de gérer et coordonner les activités relatives à la gestion de la clientèle, en vue de formuler des recommandations ;

·         faire preuve d’une capacité à élaborer et mettre en œuvre les bonnes pratiques en matière de services à la clientèle ;

·         être en mesure d’élaborer et de mettre en œuvre des plans, programmes et initiatives de gestion des parties prenantes afin d’obtenir leur adhésion à de nouvelles initiatives, de mieux comprendre les opinions divergentes, d’obtenir des ressources et d’accroître la perception des facteurs de succès.

·         Faire preuve de diplomatie, de tact et veiller au respect de personnes d’origines diverses, comprendre les divers points de vue culturels, notamment en Afrique de l’Ouest, et avoir la capacité de transformer la diversité en opportunités d’améliorer les résultats opérationnels / des programmes ;

·         Avoir la capacité d’instaurer un environnement interactif, inclusif, tirant profit de la diversifié de forces et réunissant les pratiques novatrices;

·         être capable de rester objectif dans la gestion des conflits, indépendamment des différences de culture, de position, de genre, et encourager les autres membres du personnel à surmonter les préjugés liés à la culture et au genre ;

·         avoir la capacité et assumer la responsabilité d’intégrer une perspective sensible au genre et assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail ;

·         être capable de servir les intérêts des équipes, organisations et/ou communautés reflétant une grande diversité culturelle, ainsi que ceux des personnes vivant avec un handicap, sans préjudices et ni préjugés.

•        Bien comprendre la structure organisationnelle de la CEDEAO, la dynamique et les attentes qui s’y rattachent, pour être en mesure de collaborer, de participer, de contribuer et de diriger avec efficacité ;

·         avoir une bonne connaissance du mandat de la CEDEAO, de ses plans et priorités stratégiques, ainsi que de la situation économique, politique et sociale des États membres, telle qu’elle se rapporte au domaine d’activité du poste ;

•        être au fait des bonnes pratiques en vigueur à la CEDEAO, des approches de gestion de programme et des techniques de recherche, afin de diriger et/ou de contribuer à l’élaboration ou l’évaluation de programmes, de projets ou d’initiatives ;

·         bien connaitre les règles et procédures de la CEDEAO, afin de pouvoir interpréter de manière appropriée et appliquer les directives, donner des avis techniques, assurer l’encadrement d’autres agents et évaluer les performances.

·         Avoir la capacité d’analyser une situation en utilisant des indicateurs pour évaluer les coûts, les avantages, les risques et les chances de réussite, en vue de la prise de décision ;

·         faire preuve d’une capacité à rassembler des informations provenant de différentes sources afin d’identifier la cause d’un problème, les conséquences pouvant résulter de la mise en œuvre de mesures alternatives, les obstacles potentiels associés et les moyens d’éviter ce problème à l’avenir ;

·         être en mesure de décomposer des situations et/ou informations très complexes en termes simples afin d’expliquer les recommandations et les conclusions destinées à résoudre les problèmes ou à améliorer les opérations, programmes ou projets ;

·         Être en mesure d’examiner des situations sous différents angles, d’appliquer des solutions novatrices aux problèmes et de concevoir de nouvelles méthodes de règlement des conflits lorsque les méthodes et procédures établies paraissent inapplicables ou obsolètes.

·         Avoir la capacité de communiquer et de créer un impact, de façon claire et concise, succincte et organisée, afin de susciter la crédibilité et la confiance lors des présentations, de la définition des attentes et de l’explication de questions complexes;

·         être capable d’écouter attentivement, d’interpréter correctement les messages des autres et d’y répondre de manière appropriée ;

·         attester de compétences probantes en rédaction technique et en édition de documents ;

·         faire preuve d’écoute active pour encourager une meilleure communication entre les membres de l’équipe, se montrer capable de leur accorder de l’attention, de les valoriser et de susciter leur engagement dans toutes les institutions et agences ;

·         faire preuve d’un esprit constructif dans ses évaluations, reconnaitre le travail bien fait, corriger les lacunes et savoir motiver les subordonnés pour obtenir un rendement optimal ;

·         avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC) ;

·         avoir une bonne maîtrise de l’expression écrite et orale dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance pratique d’une des deux autres langues constituerait un atout.

·         Attester de compétences organisationnelles et de gestion de projets/programmes avec une expérience significative en matière de fixation de délais, d’objectifs, de coûts et de ressources nécessaires à l’obtention des résultats opérationnels des programmes et/ou projets, conformément à l’approche de gestion axée sur les résultats ;

·         être capable de fixer des objectifs et des cibles efficaces pour soi-même, pour les autres et pour le service, ainsi que d’ajuster les priorités de travail ou de projet en fonction de l’évolution des circonstances ;

·         être en mesure d’utiliser une approche participative dans la planification des projets, d’identifier les lacunes qui affectent la réalisation des résultats des programmes / projets, de concevoir et de mettre en œuvre les plans d’intervention nécessaires à la réalisation des tâches identifiées ;

·         pouvoir mettre en œuvre des pratiques rigoureuses de suivi et évaluation et définir des calendriers de présentation de rapports réguliers sur les principales réalisations;

·         avoir la capacité de planifier, d’organiser, de contrôler les ressources et de veiller au respect des politiques, procédures et protocoles afin d’atteindre des objectifs spécifiques.