APERÇU DES TÂCHES :

Placé sous l’autorité du Chargé de programme principal, Protocole, le/la titulaire du poste fournit des services quotidiens d’appui en matière de protocole, pour aider à résoudre les problèmes liés à la délivrance de visas et de permis de séjour, ainsi qu’à assurer des services de qualité. En outre, il/elle apporte le soutien nécessaire au Chargé de programme principal, Protocole dans l’exécution de ses tâches.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS :

·         Faciliter les contacts entre la Commission et les représentants du gouvernement hôte ainsi que du corps diplomatique ;

·         exécuter les activités de protocole au sein de la Commission et fournir des services et conseils en matière de protocole aussi bien à la Commission qu’aux membres de son personnel et à ses invités ;

·         entreprendre, pour le compte du personnel de la Commission, des démarches auprès des services consulaires et des services de passeport, tout en se tenant à disposition pour répondre aux demandes de renseignements et de formulaires des clients ;

·         traiter les demandes de passeport et avoir des entretiens avec les postulants ;

·         effectuer des contrôles de sécurité et suivre les procédures opérationnelles centralisées de traitement des demandes de passeports ;

·         assurer la gestion dess bases de données des passeports du personnel de la Commission ;

·         mettre à jour le barème des frais et les instructions imprimées, selon les besoins ;

·         veiller à la conservation des stocks de matériels liés aux passeports, y compris les formulaires de demande, les documents de voyage et les feuilles plastifiées ;

·         gérer les affaires consulaires, mettre et tenir à jour les dossiers consulaires, notamment pour ce qui concerne les prestations, les lieux de séjour, les rapatriements et les refus de visa ;

·         communiquer et assurer la coordination avec les hôpitaux, la police, les avocats, les services sociaux, les compagnies aériennes, les autorités gouvernementales et non gouvernementales ainsi qu’avec d’autres contacts, selon les besoins ;

·         exécuter les actes notariés en suivant les directives de la CEDEAO en la matière ;

·         organiser et exécuter l’accréditation des diplomates, des chefs de mission et des organisations multilatérales partenaires de la Commission ;

·         effectuer un travail de coordination et fournir des services de protocole lors des réunions statutaires et techniques de la CEDEAO ainsi que pendant des événements importants organisés par la Commission ou ceux qui se tiennent sous ses auspices ;

·         exécuter toute autre tâche pouvant lui être confiée.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

·         Être titulaire d’une licence en Sciences humaines, notamment en Sciences sociales, obtenue auprès d’une université reconnue.

·         Justifier de cinq (5) années d’expérience avec une prise de responsabilité progressive dans le secteur du protocole, des voyages, du tourisme, de l’hôtellerie ou tout autre domaine connexe ;

·         avoir une bonne connaissance des normes, des règles et usages de la diplomatie internationale, ainsi que des pratiques développées au sein du système de la CEDEAO ou d’organisations internationales similaires ;

·         posséder une bonne connaissance du fonctionnement des services diplomatiques et de voyage dans une organisation gouvernementale ou internationale, ainsi qu’une expérience en matière de développement de relations de travail constructives avec les gouvernements hôtes ;

·         avoir une expérience dans l’organisation de conférences/événements internationaux ;

·         avoir une bonne connaissance des normes, règles et procédures acceptées en matière de logistique des voyages internationaux, y compris les pratiques mises au point au sein des organisations internationales ;

·         avoir une bonne connaissance de l’industrie aérienne, de la planification des voyages au sein d’une organisation gouvernementale ou internationale et jouir d’une réelle expérience dans le développement de relations de travail constructives.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes

PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO

·         Être apte à persuader/influencer les collaborateurs, pour faire passer des points, faire adopter de nouvelles idées ou utiliser de nouvelles méthodes et pratiques ;

·         pouvoir diriger une équipe de stagiaires/collaborateurs débutants et instaurer un esprit d’équipe afin d’impliquer les employés et de réaliser un ensemble d’activités bien définies ;

·         veiller au respect scrupuleux de la hiérarchie ;

·         être en mesure de résoudre les problèmes qui se présentent, avec un minimum de directives et/ou de recommander et expliquer des solutions ou d’autres possibilités en vue de leur approbation ;

·         être capable d’adopter une posture s’alignant sur le Code d’éthique de la CEDEAO en matière d’autogestion, de gestion des autres et de gestion des informations et des ressources ;

·         jouir d’une capacité à encadrer les autres et à créer un système de retour d’informations avec les supérieurs hiérarchiques, les collègues et les subordonnés afin d’établir de solides relations de travail et d’améliorer les performances ;

·         contribuer au maintien des objectifs et des normes de performance de l’unité organisationnelle.

·         Avoir de très bonnes aptitudes en matière de relations interpersonnelles et savoir tenir le client informé des progrès ou des revers survenant dans l’évolution des projets et ayant un rapport avec le calendrier, la qualité ou la quantité de travail ;

·         être apte à interagir de manière proactive avec les clients et à établir de solides relations de confiance fondées sur le respect mutuel et des échanges réguliers ;

·         être apte à établir et à maintenir une crédibilité professionnelle auprès des clients/acteurs, de sorte à anticiper leurs besoins, atténuer les problèmes et trouver le bon équilibre entre les obligations professionnelles et le besoin d’être sensible et réceptif à leurs besoins ;

·         être en mesure de prodiguer des conseils, de consulter et de fournir des orientations aux autres sur des questions relatives aux responsabilités du service à la clientèle et aux normes établies en la matière.

·         Faire preuve de respect et d’équité à l’égard des différences culturelles et savoir bien communiquer avec les personnes de diverses origines, nationalités, genres, appartenances ethniques, races et religions ;

·         avoir une bonne compréhension de la diversité des points de vue culturels, notamment en Afrique de l’Ouest et savoir tenir compte des différences entre les groupes ; être apte à lutter contre les préjugés et à faire preuve de tolérance et d’empathie ;

·         faire preuve d’écoute active, d’une capacité à prendre en compte les préoccupations des autres et à user de bon jugement, de tact et de diplomatie ;

·         avoir la capacité de travailler dans un environnement interactif, diversifié et inclusif, tirant profit d’une diversité de forces actives ;

·         avoir la capacité et assumer la responsabilité d’intégrer une perspective sensible au genre et assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail ;

·         être en mesure d’encourager, de renforcer et de défendre avec impartialité et transparence les droits des personnes.

·         Avoir une bonne connaissance des institutions, secteurs, programmes et politiques de la CEDEAO ;

·         avoir des connaissances solides sur les exigences opérationnelles internes de la CEDEAO en matière de programmes, de projets, de services et de systèmes nécessaires à la réalisation des tâches et des objectifs de performance ;

·         avoir une bonne connaissance des règles et procédures de la CEDEAO, ainsi que des responsabilités assignées à l’institution et pouvoir les expliquer clairement à d’autres acteurs ;

·         avoir de bonnes connaissances de la culture, des structures, des problèmes de performance de la CEDEAO ainsi que des priorités ayant un impact sur les responsabilités dévolues à l’institution ;

·         avoir une bonne connaissance des tendances de développement des États membres, des indicateurs, des défis et des opportunités concernant les projets/programmes couverts par le poste visé.

·         Être en mesure d’analyser les données/informations provenant d’une variété de sources, d’identifier les anomalies, les tendances et les problèmes, de présenter les conclusions et de faire des recommandations ;

·         faire preuve de capacité à décomposer les problèmes ou les processus en éléments clés afin d’identifier et de résoudre les lacunes en matière de service, d’assurance qualité, de conformité et d’objectifs de performance ;

·         avoir une bonne connaissance et pouvoir appliquer des techniques pour générer des idées créatives et de nouvelles approches en vue d’atteindre les objectifs ;

·         avoir la capacité d’utiliser des données et des recherches pour éclairer les politiques et programmes et savoir identifier les sources d’information pertinentes et appropriées telles que les parties prenantes, les institutions régionales et/ou les comités internes.

·         Avoir des compétences avérées en informatique et être en mesure d’utiliser des outils appropriés ;

·         savoir utiliser correctement les graphiques et les tableaux pour présenter efficacement des données numériques afin de rédiger des rapports/propositions techniques semi-complexes et amender/vérifier des modèles de documents, des lettres, etc. ;

·         être à même de transmettre des informations de façon claire, concise et organisée aussi bien à l’écrit qu’à l’oral ;

·         savoir entretenir de bonnes relations interpersonnelles, faire des présentations, exprimer des opinions et débattre des idées avec d’autres acteurs, de manière constructive ;

·         avoir une bonne maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC) ;

·         avoir une bonne maîtrise de l’expression écrite et orale dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français ou portugais). La connaissance pratique d’une des deux autres langues constituerait un atout.

·         Avoir les aptitudes nécessaires pour élaborer et mettre en œuvre un plan d’action individuel pour atteindre des objectifs de travail spécifiques ;

·         pouvoir identifier, organiser et suivre des tâches de bout en bout pour en faciliter l’exécution ;

·         être en mesure de contribuer et/ou de diriger des projets selon les normes et techniques de gestion reconnues en la matière, de coordonner les contributions des autres intervenants, de fixer et de faire respecter les délais ;

·         être apte à organiser le travail, à établir des priorités et à respecter les délais, en accordant une attention particulière aux détails, aux parties prenantes, aux indicateurs et aux risques ;

·         avoir la capacité d’identifier, de recueillir et d’évaluer des indicateurs pour suivre les performances et prendre des mesures correctives, au besoin.