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Sous la supervision du Chef de la Division l’Administration et des Finances, le chargé des approvisionnements Organise et conduit l’ensemble de passation de manière efficace et efficiente conformément aux exigences des procédures de la CEDEAO et des Partenaires Techniques et Financiers des structures la Commission de la CEDEAO basée à Lomé au Togo.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

·       S’occupe de l’approvisionnement et de la satisfaction des besoins opérationnels en fonction des exigences exposées dans les plans d’activité et les budgets des structures de la Commission à Lomé.

·       Prépare les appels d’offres, les termes de référence, des bons de commande, des contrats proposés, les factures des fournisseurs et d’autres documents d’approvisionnement.

·       Contribue les appels à proposition des projets, contribue à la définition des lignes directrices des appels à proposition et organise le processus de sélections des projets.

·       S’assure que les besoins de demandeurs sont proactivement identifiés et satisfaits, prenant des actions appropriées en traitant des commandes, valorise la gestion, gère le processus de livraison, la gestion des fournisseurs et la communication avec ceux-ci.

·       Élabore et met à jour le plan de passation des marchés au moins une fois l’an et chaque fois que de besoin.

·       Garde les traces du statut de chaque approvisionnement – de la commande à la livraison ou la réception par le demandeur – s’assurant que les priorités soient respectées, en liaison avec les finances et comptabilité, assure le paiement dans les délais et/ou la résolution de toutes les demandes de paiements liées aux activités d’approvisionnement.

·       Développe un niveau détaillé de connaissances matérielles pour des gammes de produits désignées dans les groupes répartis de produits/matériels.

·       Maintient la consistance des conditions du marché, y compris les listes de fournisseurs, valorise la disponibilité et la compétitivité et s’assure que les coûts sont justes et raisonnables avant d’approuver tout achat.

·       Vérifie le cahier de charges (les spécifications) pour des fournitures et des services en assurant la conformité avec les politiques et les procédures de la CEDEAO et des partenaires techniques et financiers, sur l’acquisition des fournitures, travaux et services intellectuels.

·       Maintient à jour les informations exactes sur les fournisseurs, les cahiers de charges (les spécifications), les sources d’approvisionnement, les coûts, la livraison, la compétitivité et les exigences de qualité.

·       Elabore les avis de non-objection sollicités auprès de partenaires s’il y a lieu et assure le suivi.

·       Veille à ce que les résultats des appels d’offres et les appels à proposition soient publiés dans les délais prescrits après les attributions des marchés, et que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires.

·       Analyse toutes les demandes matérielles appropriées, budgétise les autorisations et les centres de coûts auxquels les achats sont facturés.

·       Produit et met à jour périodiquement les rapports de gestion sur les commandes, leur traitement, les bons de commande et les contrats en cours, la planification des livraisons.

·       Tient un registre central de contrats principaux pour suivre précisément l’état des contrats avec des fournisseurs, entrepreneurs et consultants et assurer la gestion et le suivi des contrats.

FORMATION ACADÉMIQUE ET EXPÉRIENCES

·       Avoir un diplôme universitaire de niveau Licence (BAC+3) en Gestion, Economie, Droit, Ingénierie, Passation des Marchés ou tout autre domaine connexe obtenu dans une université ou une grande école reconnue.

·       Avoir au moins cinq (05) ans d’expérience dans le domaine de la passation des marchés en qualité d’expert en passation des marchés.

·       Avoir une expérience en matière de réglementations, de procédures, standards internationaux en matière de la passation des marchés.

·       Avoir de solides connaissances en passation des marchés en générale, et des règles de procédures de passation des marchés des institutions internationales, publique et des Partenaires Techniques et Financiers.

·       Avoir une très bonne capacité de résolution des problèmes liés à la passation de marchés.

·       Avoir une bonne aptitude pour la communication.

·       Avoir la maîtrise des logiciels de passation des marchés notamment le module MM de SAP (gestion des réquisitions, bon de commandes, etc.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHÉES PAR LA CEDEAO

• Avoir la capacité à exécuter des tâches, à interagir avec des collègues et à contribuer, le cas échéant, à la prise de décision afin de s’assurer de l’exécution des tâches dans les délais ;
• Être capable de respecter la hiérarchie.
• Avoir la capacité à orienter son propre travail en se fixant des objectifs et d’en assurer le suivi, faire montre d’initiatives dans l’exécution de ses tâches, et de dévouement vis-à-vis de l’Institution.
• Avoir la capacité à établir et à faire respecter une bonne éthique de travail ; faire montre de flexibilité et de persévérance nécessaires à l’exécution du travail ; ainsi qu’avoir la capacité à impacter de manière positive, le travail d’équipe et la collaboration.
• Pouvoir travailler en équipes pour effectuer des travaux assez courants, y compris l’assignation des tâches, la formation et la vérification du travail.
• Être capable de persuader ou d’inciter les autres à prendre en compte un certain point de vue, à adopter une nouvelle idée ou à mettre en œuvre de nouvelles méthodes et pratiques.
• Être capable de diriger une équipe de stagiaires et de leur inculquer l’esprit d’équipe afin de mobiliser le personnel au profit de la réalisation d’un ensemble d’activités bien définies.

• Disposer de compétences interpersonnelles afin de mener des échanges fructueux avec les collaborateurs, de sorte à établir des attentes réciproques et une compréhension mutuelle et de réduire les situations d’incertitudes et de conflits.
• Avoir la capacité à tenir les usagers informés des questions pertinentes par rapport à leurs attentes, à mettre en place des systèmes de rappel et à introduire d’autres procédures ou techniques pour s’assurer que les normes de service sont respectées.
• Être en mesure de prendre des décisions dans le respect des directives, des procédures et de la jurisprudence et savoir préserver la confidentialité et la discrétion à l’égard des usagers.
• Faire preuve de bon jugement et être capable de s’affirmer plutôt que de se montrer passif ou agressif lors ses interactions avec les usagers.
• Avoir des aptitudes avérées en matière de résolution de problèmes, et de règlement de conflits, et faire montre d’esprit critique.

• Être en mesure de percevoir les humeurs et les sentiments d’autrui, ainsi que de comprendre l’attitude, les intérêts, les besoins et les perspectives des autres.
• Avoir la capacité à établir de bonnes relations avec des personnes d’horizons divers, faire montre de compréhension vis-à-vis de la diversité des opinions du point de vue culturel, en particulier au sein de l’Afrique de l’Ouest.
• Savoir écouter attentivement les idées, les demandes et les préoccupations des autres et expliquer aux autres la nécessité de gérer la diversité dans les pratiques quotidiennes sur le lieu de travail.
• Être capable de prendre en compte la question du genre et de s’assurer d’une participation équitable aussi bien des hommes que des femmes à tous les domaines de la vie professionnelle.
• Avoir la capacité de tenir compte de la diversité dans la réalisation des tâches et la réponse aux demandes ; savoir reconnaitre les idées préconçues et les points de vue stéréotypés de certains groupes et individus.
• Être capable d’encourager, de responsabiliser et de faire du plaidoyer en faveur d’autres personnes de manière impartiale et transparente.

• Avoir une bonne compréhension des mandats et des fonctions des organisations de la CEDEAO.
• Pouvoir définir clairement les activités ou le fonctionnement de l’unité ou de la division dont relève le poste concerné ainsi que mettre en évidence les contributions clés ou l’importance de cette unité ou division vis-à-vis de l’Institution et par rapport l’exécution de son mandat.
• Être capable d’appliquer les normes de la CEDEAO en matière de courrier électronique, d’établissement de rapports, de correspondances, etc. ainsi que de contribuer à la mise en œuvre des changements connexes, conformément aux instructions.
• Avoir une parfaite connaissance des institutions, des secteurs d’activité, des programmes et politiques de la CEDEAO.
• Avoir une bonne connaissance des exigences opérationnelles internes de la CEDEAO en matière de programmes, projets, services et systèmes nécessaires à la réalisation des tâches assignées et à l’atteinte des objectifs de performance.
• Avoir une bonne connaissance des règles et procédures de la CEDEAO en lien avec les responsabilités assignées et être capable de les expliquer de façon claire à d’autres personnes.
• Avoir une connaissance des questions culturelles et structurelles ainsi que sur les questions de performance et autres priorités de la CEDEAO, qui ont un impact sur les responsabilités assignées.
• Avoir une parfaite connaissance des tendances, indicateurs, défis et opportunités de développement des États membres en ce qui concerne les projets ou programmes en rapport avec le présent poste.

• Avoir la capacité à examiner et à vérifier avec minutie, l’exactitude des informations contenues dans les rapports d’activité provenant de la direction, les systèmes d’information de la direction ou d’autres personnes.
• Avoir une bonne connaissance des indicateurs de suivi ayant une incidence sur son propre travail et être en mesure de produire des rapports ou des points d’information succincts.
• Être en mesure d’éditer, de faire la vérification orthographique et grammaticale, le suivi des modifications et la révision des documents préparés par d’autres ainsi que de réorganiser des données ou des informations conformément aux instructions en ayant recours aux outils les plus récentes en matière de TIC disponibles.
• Pouvoir effectuer des recherches données, y faire des ajouts, éditer, faire la mise en forme, transférer et joindre les fichiers électroniques des données utilisées pour l’analyse à l’effet de comprendre les opérations de gestion des données.
• Avoir la capacité de faire la synthèse de l’information, et/ou de produire des notes de synthèse concises pour aider les autres à la prise de décisions, à la résolution de problème et/ou à l’évaluation du travail.
• Être capable d’analyser les données ou les informations provenant de sources diverses, d’y déceler des anomalies, ou des problèmes, d’en observer l’évolution, et d’en tirer des conclusions et de faire des recommandations.
• Être capable de distinguer les différentes parties clés d’un problème ou d’un processus afin d’en identifier les insuffisances en vue d’y remédier au profit du service, de l’assurance qualité, de la conformité et des objectifs de performance.
• Avoir des connaissances et des aptitudes permettant d’appliquer les techniques requises pour générer des idées créatives et de nouvelles approches pour l’atteinte d’objectifs.
• Être en mesure d’utiliser les données probantes et la recherche pour éclairer les politiques et programmes et d’identifier des sources d’informations pertinentes et appropriées, notamment les parties prenantes, les institutions régionales et/ou autres comités internes.

• Avoir des compétences avérées en informatique pour communiquer à l’aide d’outils, rédiger des documents et effectuer leur mise en forme de manière appropriée pour des présentations, site web, des propositions, des rapports, et d’autres types de documents.
• Pouvoir relire, éditer et réviser des documents pour s’assurer qu’ils sont conformes aux règles de ponctuation, de syntaxe, et de mise en forme selon les normes la CEDEAO en matière communication.
• Être capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles, de faire des communications, d’exprimer ses opinions et de mener des débats d’idées avec les autres, de manière constructive.
• Avoir la capacité à relayer ou à rediriger ou à transférer des messages complets et précis aux personnes ou aux départements appropriés.
• Avoir une maitrise parfaite des technologies de l’information et de la communication (TIC).
• Avoir une bonne maitrise (orale et écrite) de l’une quelconque des langues officielles de la CEDEAO qui sont l’anglais, le français et le portugais.  La connaissance pratique de l’une quelconque des deux autres langues serait un avantage.

• Avoir la capacité à organiser des éléments d’information et des matériels destinés aux autres, à résoudre des problèmes mineurs et de veiller au respect des normes et des instructions.
• Être capable d’élaborer et de mettre en œuvre un plan d’action individuel pour l’atteinte d’objectifs spécifiques de travail.
• Avoir une bonne connaissance des techniques permettant de classer les tâches par ordre de priorité dans un environnement de travail dynamique, caractérisé par des interruptions fréquentes, et des délais variables, ainsi que pouvoir s’adapter ou faire montre de flexibilité à l’effet de satisfaire les attentes en matière de travail.
• Être capable de contribuer à la mise en œuvre ou d’assurer le leadership des projets conformément aux normes et techniques reconnues en matière de gestion de projets, ainsi que de coordonner les contributions des tiers de sorte à définir et respecter des délais.
• Avoir une bonne compréhension et pouvoir respecter les politiques, les procédures et les directives requises pour soutenir le cycle de planification de la CEDEAO aux niveaux individuel et organisationnel.
• Avoir l’esprit d’initiative et être capable d’identifier ce qui doit être fait et de prendre les mesures de manière proactive.